POS-Systeme sind weit verbreitet, jeder ist ihnen im Alltag bereits begegnet: beim Einkauf im Supermarkt, beim Einzelhändler oder in der Apotheke, bei der Bestellung in der Gastronomie oder beim Bezahlen an der Tankstelle (POS steht für Point of Sale, englisch für Verkaufsstelle). Das „POS-System“, auch als POS-Kassensystem oder POS-Kassenlösung bezeichnet, ist grundsätzlich eine computergestützte Kassenlösung.
Umgangssprachlich bezeichnen sowohl Händler als auch Kunden ein POS-System einfach als „Kasse“. Mit der altbekannten mechanischen oder elektronischen Registrierkasse hat ein Kassensystem allerdings wenig gemein. POS-Systeme können weitaus mehr: Die Software eines Kassensystems umfasst eine Vielzahl nützlicher Funktionen bis hin zur kompletten Geschäfts- und Unternehmenssteuerung. So beinhalten moderne POS-Lösungen bspw. eine komplette Warenwirtschaft und Buchhaltung.
Was digitale POS-Systeme sonst noch können und warum nicht nur die „Großen“ wie bspw. Filialisten, sondern gerade auch kleinere Händler, Geschäfte, Gastronomen oder Dienstleister davon profitieren, zeigt dieser Artikel.
Eine normale Registrierkasse kann im Prinzip nur eines: Zahlungen registrieren. Sie kumuliert darüber hinaus die täglichen Umsätze inklusive der vereinnahmten Mehrwertsteuer. Zeitgemäße Registrierkassen erlauben den Anschluss eines Barcode-Scanners und stellen eine Schnittstelle zum Kartenlesegerät zur Verfügung. Weitere Funktionen bieten Registrierkassen nicht. Buchhaltung, Warenwirtschaft und Reporting erfolgen separat.
Digitale POS-Kassensysteme können dagegen wesentlich mehr. POS-Software mit großem Funktionsumfang dient der gesamten Unternehmensführung und -steuerung: Zusätzlich zur Zahlungsabwicklung stellt ein gutes POS-Kassensystem umfangreiche Funktionen zur Verwaltung und Steuerung aller Unternehmens-Prozesse bereit - auch zugeschnitten auf die Anforderungen einzelner Branchen.
Zum anderen existieren aber auch nicht spezialisierte Kassensysteme, die sich jedoch gezielt für eine bestimmte Branche einrichten lassen. Softwareseitig kann die Leistung dieser „branchenübergreifenden“ Systeme oft mit den branchenspezifischen Lösungen „mithalten“. Bspw. ein Gastronom sollte jedoch darauf achten, dass die Hardware für den robusteren Umgang in der Gastronomie geeignet ist.
Komplette POS-Kassenlösungen zur gesamtheitlichen Unternehmenssteuerung sind heutzutage auch für mobile Endgeräte erhältlich. Für mobile Geräte gilt im Prinzip nur eine Einschränkung: Das Display ist kleiner und weniger übersichtlich als der größere Bildschirm einer stationären Lösung. Funktional stehen mobile Lösungen den stationären meist in nichts nach.
Zusätzlich zu diesen branchenübergreifenden Funktionen sollten auch branchenspezifische vorhanden sein. Ein POS-System für eine Apotheke benötigt andere Funktionen als ein Kassensystem für die Gastronomie. Letzteres muss bspw. Kellner-Schlüssel anschließen und verwalten können. Weiterhin muss es Funktionen für Rechnungs-Split, Tischverwaltung und Reservierungsfunktion, eine Gangsteuerung und bspw. Funk-Bonierung anbieten. Eine Apotheke braucht das alles nicht, muss hingegen umfangreichere individuelle Kundendaten hinterlegen können.
Zeitgemäße Computerkassen sind überwiegend intuitiv bedienbare Touchscreen-Kassen. Als Touchscreen dient ein Tablet oder ein mobiles Handheld-Gerät. Ein Point of Sale System in Tablet-Größe eignet sich hauptsächlich für den stationären Betrieb, mobile „Handheld“-Kassen sind dagegen auf der gesamten Verkaufsfläche einsetzbar.
Möglich ist die Kombination von einer oder mehrerer mobiler Kassen mit einer Tablet-Hauptkasse. Hat jeder Verkaufsberater ein eigenes Gerät, erspart das in Stoßzeiten Wartezeiten an einer Hauptkasse. Alternativ ist der parallele Betrieb mehrerer mobiler Kassen ohne Hauptkasse möglich. Welche Gesamt-Kassenlösung praktikabel und sinnvoll ist, hängt von individuellen Gegebenheiten ab. Gute Kassenlösung sind diesbezüglich flexibel konfigurierbar.
Was stationäre und mobile Hardware können sollte - die Anforderungen:
Das stationäre Tablet sollte über mehrere Kassenzubehör-Anschlüsse verfügen: Barcode-Scanner, Kassenschublade und Bondrucker sind unverzichtbar. Gute Systeme integrieren den Bondrucker, was im für Spontankäufe wichtigen Bereich direkt an der Kasse Platz spart. Vorteilhaft ist darüber hinaus ein separates, integriertes Kundendisplay.
Es schafft Kundenvertrauen, wenn diese die Vorgänge an der Kasse nachvollziehen können. Dafür den ganzen Touchscreen zum Kunden hindrehen zu müssen, ist vergleichsweise unpraktisch. Für die Positionierung im Kassenbereich sollten Montage-Möglichkeiten wie ein Schwenkarm verfügbar sein. Das spart ebenfalls wertvollen Platz.
Mobile All-in-One-Kassen mit komplettem Funktionsumfang sollten den Barcode-Scanner integrieren (ggf. sind Barcodes über die Kamerafunktion lesbar). Nur dann ist es möglich, Warenein- und ausgänge mit dem Mobilgerät zu erfassen. Vorteil der mobilen Lösung: Der komplette Lagerbestand ist jederzeit an jedem Platz zur Hand. So ist ohne Umweg über eine Hauptkasse z. B. sofort die Information parat, ob ein Produkt am Lager ist, falls ein Kunde ein Produkt in einer anderen Größe wünscht. Ggf. ist eine sofortige Bestellung möglich. Im Verkauf wünschenswert ist außerdem ein integriertes kontaktloses Kartenterminal (POS-Terminal). Ein Kunde kann dann ohne Umweg zur stationären Kasse direkt auf der Fläche bezahlen. Ein Komfortgewinn, der dem Kunden Wartezeit an der Hauptkasse erspart.
Alternativ ist Kassensoftware auch als reine App für iOS- oder Android-Tablets verfügbar. Bei solchen „Minimal-Lösungen“ fehlt ein Kundendisplay. Darüber hinaus sind Bondrucker oder Kassenschublade schwieriger anzuschließen, da handelsübliche Tablets meist nur über eine eingeschränkte Anzahl Schnittstellen verfügen.
Die ggf. erforderliche Neueinführung einer kompletten Kassenlösung bietet Händlern und Dienstleistern die Chance, das eigene Unternehmen oder Geschäft mit ganz neu eingeführten oder angepassten Prozessen besser zu organisieren und effizienter zu gestalten. Denn moderne POS-Lösungen orientieren sich praxisnah an den Anforderungen und Erfahrungen einer großen Zahl Unternehmen.
Schon länger am Markt erhältliche Lösungen - wie z. B. Kassensysteme von PAYONE - wurden darüber hinaus im Laufe der Zeit verbessert und weiterentwickelt. Entsprechend lässt sich von durchdachten Funktionen ausgehen, die als Vorbild für eigene Geschäftsprozesse dienen können.
Ein großer zusätzlicher Vorteil von Point of Sale - Lösungen: Wie oben erläutert, integrieren sie alle für die Führung und Steuerung eines Unternehmens erforderlichen Funktionen. So ersetzt ein Kassensystem gerade bei kleineren Händlern und Dienstleistern alle weiteren Hard- und Software-Lösungen im Unternehmen komplett. Mobile Kassenlösungen mit integriertem Kartenleser können darüber hinaus ein separates Kartenterminal entbehrlich machen.
Nicht zuletzt funktioniert ein Kassensystem mit gezielt aufeinander abgestimmten Komponenten effizienter als mehrere separat zu bedienende Systeme. Und spart somit Zeit und - vielleicht noch wichtiger - schont die Nerven. Insofern lassen sich die durch das neue System verursachten Kosten relativieren. Unter Umständen ist die Einsparung sogar größer als die Kosten des Systems.
Trotzdem verzichten gerade die „Kleinen“ häufig auf ein POS-System. Genannte Gründe dafür sind oft:
Dass die Kosten in vielen Fällen jedoch überschätzt werden bzw. im Gesamtkontext der Unternehmensführung zu relativieren sind, zeigt der nächste Abschnitt.
Die Nennung konkreter Kosten für ein POS-Kassensystem ist an dieser Stelle nicht möglich. Allgemein lässt sich aber feststellen, dass heutzutage Systeme auch für das Budget kleinerer Einzelhändler verfügbar sind. Das gilt insbesondere für Miet-Kassensystemen mit einer handlichen monatlichen Rate.
Mietverträge für Kassensysteme laufen, vergleichbar mit den Mietverträgen für reine Kartenterminals, über mehrere Jahre. Die monatliche Rate beinhaltet Service & Support sowie regelmäßige Software- und Sicherheits-Updates. Das gewährleistet eine immer den neuesten technischen und fiskalischen Anforderungen entsprechende Software-Version. Nach Vertragsablauf ist der Umstieg auf neuere Hardware möglich - ohne erneute Kosten. Oder, falls sich bspw. die Unternehmensgröße ändert, der Umstieg auf ein für die neuen Anforderungen besser passendes System. Langfristig erhöhen Mietverträge die Flexibilität, da hohe einmalige Investitionen entfallen.
Am Markt existieren zahlreiche Kassensystem-Anbieter. Einen „besten“ Anbieter nennen, ist nicht möglich.
Ein guter Weg zum neuen Kassensystem führt über Payment Service Provider wie PAYONE. Zum einen kennen Zahlungsdienstleister die Anforderungen der verschiedenen Branchen. Zum anderen liefern sie komplette Kassenlösung und die bargeldlose Kartenakzeptanz aus einer Hand. Service und Support sowohl für Kassensystem als auch Kartenakzeptanz kommt so über einen einzigen Ansprechpartner.
Für jede Branche die passende Kassenlösung.
Seit Anfang 2023 sind Handel, Gastronomen und alle anderen eine Kasse einsetzenden Dienstleister verpflichtet, eine Kassenlösung einzusetzen, die alle Verordnungen des Bundesfinanzministerium berücksichtigt. Diese Verordnungen sind die GoB, GoBD sowie die KassenSichV und betreffen die elektronische Buchführung sowie die Kassentechnik und dabei insbesondere die Technische Sicherheitseinrichtung TSE.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichten alle Steuerpflichtigen, alle relevanten Geschäftsvorfälle auch elektronisch aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungspflicht verlangt in angemessener Zeit nachvollziehbare und nachprüfbare Aufzeichnungen sowie die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Die Anforderung der Unveränderbarkeit soll nachträgliche Manipulation der Aufzeichnungen unmöglich machen.
Anders als bisher gilt die elektronische Aufzeichnungspflicht nicht nur für zur Buchführung verpflichtete Unternehmen. Spätestens ab 2023 müssen auch nur der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegende Unternehmer all ihre Geschäftsvorfälle elektronisch aufzeichnen. Betroffen sind entsprechend auch alle Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige.
Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (kurz KassenSichV) erweitert die GoBD. Die KassenSichV präzisiert dabei die steuerrechtliche Mitwirkungspflicht hinsichtlich der Kassentechnik. Das betrifft alle elektronischen oder computergestützten Kassensystem sowie Registrierkassen. Nicht betroffen von der KassenSichV sind weiterhin offene Ladekassen.
Die KassenSichV verpflichtet im Wesentlichen zur Transaktionsbelegausgabe (gedruckt oder elektronisch versendet, vorgeschriebene Felder wie Datum und Transaktionsnummer beinhaltend), zur Verwendung der TSE und zur Meldung des Kassensystems beim Finanzamt.
Die technische Spezifikation der Technischen Sicherheitseinrichtung ist innerhalb der KassenSichV geregelt. Im Prinzip ist die TSE einfach ein Speichermedium zur Aufzeichnung aller Kassentransaktionen. Meist ist das ein USB-Stick oder eine SD-Karte, es existieren aber auch Cloud-Lösungen. Nachteil von USB-Stick und SD-Karte: Sie haben begrenzte Speicherkapazität und müssen regelmäßig getauscht werden. Die Spezifikation der TSE verlangt eine digitale Schnittstelle zur Übertragung der gespeicherten Daten ans Finanzamt. Der Datenexport muss aber nicht automatisch und regelmäßig, sondern nur auf Anfrage des Finanzamts erfolgen.
Zu beachten ist: TSE-Speichermedium und TSE-Speicherlösung als Software-Komponente dürfen ebenfalls nicht nachträglich modifizierbar sein! Dass Daten unverändert sind, kennzeichnet eine digitale Signatur, die beim Schreiben der Daten automatisch erzeugt wird. Die Manipulations-Sicherheit überprüft und zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Nur zertifizierte Speicherlösung sind gesetzeskonform.
Unsere Kassensysteme verfügen über Funktionen und Module für die meisten Branchen. Entdecken Sie weitere Branchenlösungen: