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TSE Kasse 100 % sicherer Zahlungsverkehr
Kassensysteme sollen möglichst vor Manipulationen geschützt sein. Das will vor allem das Finanzamt. Deshalb müssen Unternehmen jetzt die so genannte TSE in ihr Kassensystem implementieren.
Man muss kein allzu großer Pessimist sein um zu behaupten, dass beim Umgang mit Bargeld manchmal nicht alles mit rechten Dingen zugeht. Leider ist das dann und wann auch im geschäftlichen Umfeld so. Deshalb muss jeder Gewerbetreibende, der Bargeld einnimmt und eine Kasse einsetzt, bestimmte gesetzliche Vorgaben einhalten. Das ist im wesentlichen in der Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, geregelt.
Ein zentraler Bestandteil dieser Verordnung ist, dass der Kassenbetreiber sein Kassensystem um die so genannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) erweitern muss. Wir klären zu diesem etwas sperrigen Thema auf und erklären, was es mit der TSE auf sich hat, welche TSE-Lösungen es gibt und und was das Finanzamt bei der nächsten Steuerprüfung glücklich macht.
- Wer braucht eine TSE-Kasse?
- Wie funktioniert TSE?
- Auf welchem Medium müssen die Transaktionen gespeichert werden?
- Neues Kassensystem oder die bestehende Kasse um TSE erweitern?
- Lässt sich die TSE-Kasse individuell anpassen?
- Bis wann müssen Unternehmen TSE "ready" sein?
- Fact Box: Alles, was man zu TSE wissen muss
Wer braucht eine TSE-Kasse?
Seit dem 1. April 2021 ist das Gesetz, welches TSE regelt, in einer neuen Fassung in Kraft. Es besagt, dass sämtliche Kassenvorgänge durch die TSE protokolliert werden müssen. Eine TSE-Kasse zeichnet also alle Ein- und Auszahlungsvorgänge so auf, dass diese im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Der Hauptgrund für diese Regelung der Kassenführung ist einfach: Der Staat will der Steuerhinterziehung einen Riegel vorschieben.
Das aktuelle gesetzliche Update erlegt allen Gewerbetreibenden die Pflicht zum Einsatz von Kassensystemen auf, die finanzamtkonform sind. Das heißt konkret: Jede einzelne Registrierkasse muss mit TSE ausgestattet sein. Die Regelung gilt grundsätzlich für alle Branchen. TSE muss also bei Unternehmen zum Einsatz kommen, die ihre Einnahmen mit Kassen erfassen. Die gängigsten Beispiele dürften hier der Einzelhandel Kassensysteme und Gastro Kassensysteme sein.
Wie funktioniert TSE?
Das TSE Kassensystem registriert alle Transaktionen an der Kasse und ermöglicht es, diese an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Das funktioniert so: Alle Transaktionen - also Zahlungen, Stornierungen oder Abbrüche der Zahlung - werden zuerst mit einem Zeitstempel versehen, dann elektronisch signiert und anschließend gespeichert. Sollte dennoch jemand versuchen, die verbuchten Grundaufzeichnungen zu verändern, erkennt und verhindert die Sicherheitseinrichtung TSE etwaige Manipulationen.
Damit eine eindeutige Zuordnung von Transaktionen zur richtigen Kasse möglich ist, müssen laut KassenSichV alle elektronischen Kassenmodelle sowie sämtliche computerbasierten Kassen - also solche mit einer Kassensoftware - mit einer Seriennummer versehen sein. Diese wiederum ist beim Finanzamt registriert. TSE-Kassen können also jeden Versuch des Steuerbetrugs schon im Keim ersticken.
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elektronisch signiert
Transaktion wird
elektronisch gespeichert
Auf welchem Medium müssen die Transaktionen gespeichert werden?
Hierfür findet sich in der KassenSichV keine ganz eindeutigen Antworten. Das wiederum bietet eine gewisse Flexibilität, so lange eben alles finanzamtkonform ist und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Das TSE Kassensystem kann zum Beispiel an moderne Cloud-Lösungen angebunden werden. Eine Aufzeichnung der Daten auf einer SD-Karte, einem USB-Stick oder auf Speichermedien, die in der Kasse selbst integriert sind, ist ebenso möglich wie das Sichern auf einem Netzwerk-Speicher. Sogar das Speichern auf einem Server, der nicht in Deutschland steht, kann beim Finanzamt beantragt werden.
Unabhängig vom gewählten Medium ist aber unbedingt der Einsatz einer einheitlichen digitalen Schnittstelle erforderlich, um direkt mit dem Finanzamt zu kommunizieren und die Daten dorthin zu übertragen. Zum Schutz vor Datenverlust etwa durch einen Defekt des physischen Datenträgers und zur einfachen Verfügbarkeit der Daten ist heutzutage sicherlich die Cloud TSE Lösung zu bevorzugen. Solche Lösungen bieten ein hohes Maß an Sicherheit. Die Einrichtung einer Cloud TSE dürfte auch um einiges schneller gehen als das aufwändige Erweitern der Kasse um eine weitere Hardwarekomponente.
Neues Kassensystem oder die bestehende Kasse um TSE erweitern?
Um den Einsatz einer TSE-Kasse kommen, wie eingangs schon gesagt, Unternehmen der allermeisten Branchen nicht herum. Für diejenigen, die jetzt noch keine TSE-kompatible Kasse in Betrieb haben, stellt sich jetzt die Frage: Update oder Neuinvestition?
Zunächst muss überlegt werden, auf welche bestehende Hardware TSE aufgesetzt werden soll. Ist die Integration von TSE in das bestehende Kassensystem durch Experten nicht oder nur mit erheblichem finanziellen und technischen Aufwand möglich, sollte die Anschaffung einer neuen Kasse in Betracht gezogen werden, bei der TSE bereits ein Bestandteil ist.
Kassenanbieter haben hier eine große Bandbreite an Modellen im Angebot, die die technische Sicherheitseinrichtung bereits serienmäßig an Bord haben. Spezifische Vorgaben der KassenSichV werden somit direkt erfüllt. Zu diesen Vorgaben zählt zum Beispiel die Belegausgabepflicht.
PAYONE zum Beispiel hat mit den Produkten Dasher, Comet und Donner gleich drei Endgeräte für eine digitale POS-Kasse im Angebot, die alle TSE-Anforderungen erfüllen.
Ihre Kasse für die Ladentheke
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Integrierter Bondrucker
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Lässt sich die TSE-Kasse individuell anpassen?
Egal ob Gastronomie oder Einzelhandel: Neben der Software für den täglichen Betrieb der Kasse liefern die Kassenanbieter außerdem eine Reihe von Hardware-TSE-Komponenten mit, die häufig je nach individuellem Bedarf der Kundschaft zusammengestellt werden. Das können Tablets sein, eine Kassenschublade oder der Drucker für den Kassenbon. In diesen ist dann die Hardware TSE integriert.
Durch diese Kombinationsmöglichkeiten erhalten Einzelhändler ebenso ein passgenaues System wie Gastronomen oder viele andere Branchen und genügen so den Anforderungen der KassenSichV. Der Digitale POS von PAYONE bietet folgende Konfigurationsmöglichkeiten für unterschiedliche Branchen:
Einzelhandel
- Einfaches Erfassen der Artikel per Barcode-Scanner
- Zentrale Artikelverwaltung mit Artikelinfos
- Warenbestandserfassung in Echtzeit
- Inventurfunktion
Gastronomie
- Übersicht des Warenbestands sowie Raum- und Tischplan
- Übersicht aller offenen Bestellungen
- Automatische Benachrichtigung aus der Küche
- Trinkgeldfunktion
Dienstleistungen
- Nützliche Features: Terminverwaltung pro Mitarbeiter
- Warenbestandsübersicht für verschiedene Standorte
- Rabattaktionen, Coupons und Gutscheine
- Intuitive Bedienbarkeit
Bis wann müssen Unternehmen TSE "ready" sein?
Nicht alle Kassensysteme konnten bis zum Stichtag 1. April 2021 um eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung oder TSE erweitert werden. Dem hat der Gesetzgeber Rechnung getragen und gewährt in bestimmten Fällen eine Fristverlängerung bis Ende 2022. Elektronische Registrierkassen, die zwischen dem 25. November 2010 und dem 31.12.2019 in Betrieb genommen wurden, mussten bis spätestens bis Ende 2022 mit TSE aufgerüstet werden.
Doch wie so oft steckt auch hier der Teufel im Detail. Denn die Fristverlängerung gilt nicht für alle Kassensysteme. Bei PC-gestützten Kassensystemen nämlich geht man davon aus, dass eine Ergänzung um TSE einfach durch einen USB-Stick oder ein Software-Update zu bewerkstelligen ist.
Diejenigen, die noch von der Übergangsfrist profitieren, sollten sich jetzt schnellstens um das Upgrade ihrer Kasse zu einer TSE Kasse kümmern. Denn nach Ablauf der Fristverlängerung im Dezember 2022 drohen empfindliche Geldstrafen und juristisches Ungemach. Auf jeden Fall sollten Unternehmer auf Fragen seitens der Finanzverwaltung vorbereitet sein und gut begründen bzw. nachweisen können, warum bislang noch keine TSE-fähige Kasse installiert wurde.
FACT BOX
ALLES, WAS MAN ZU TSE WISSEN MUSS
Was ist TSE?
TSE ist eine so genannte technische Sicherheitseinrichtung. Diese zeichnet jede einzelne Transaktion einer Registrierkasse manipulationssicher und finanzamtkonform auf. Eine manuelle Veränderung der gespeicherten Buchung ist im Nachhinein nicht möglich. TSE funktioniert wie ein Tresor, zu dem niemand einen Schlüssel hat.
Wo ist die TSE geregelt?Die TSE und deren Umsetzung sind in der so genannten Kassensicherungsverordnung geregelt. Dort kann man genau nachlesen, was der Gesetzgeber vom Unternehmern verlangen, die Kassensystem betreiben.
Warum brauchen Unternehmen eine TSE Kasse?Kassensysteme sollen manipulationssicher gemacht werden, um mögliche Steuertricks zu vermeiden. TSE dient außerdem dem Austausch mit dem Finanzamt. Dieser Austausch erfolgt über eine einheitliche digitale Schnittstelle.
Bis wann muss TSE umgesetzt sein?Im Grunde müssen alle Kassensysteme schon jetzt TSE-fähig sein. Da es vielen Nutzern eines Kassensystems aber nicht so schnell gelungen ist, ihre Kassen aufzurüsten, hat die Steuerbehörde für bestimmte Fälle eine Übergangsfrist bis Ende 2022 gewährt. Dann aber geht nichts mehr ohne TSE.