Wissenswertes
Die KassenSichV bezieht sich ausdrücklich nicht auf die offene Ladekasse, die allerdings praktisch kaum noch sinnvoll einzusetzen ist (mehr dazu im Abschnitt zur Kassenpflicht).
Kassensysteme
Kassensicherungs-verordnung Kurz: KassenSichV
Seit dem 1. Januar 2023 müssen alle eine digitale Kasse einsetzenden Händler und Dienstleister über eine elektronische Registrierkasse oder ein computergestütztes Kassensystem mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) verfügen. Ausgenommen von KassenSichV und TSE-Pflicht sind nur Händler oder Dienstleister, die mit einer sogenannten offenen Ladenkasse (z. B. eine Geldkassette oder mechanische Registrierkasse) arbeiten.
KassenSichV und TSE sind aber nicht die einzigen relevanten Bestimmungen bzw. Verordnungen: Alle Händler und Dienstleister müssen zwingend die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten. Diese Bestimmungen gelten sowohl bei Einsatz einer digitalen als auch einer offenen Ladenkasse.
Während die Bedeutung der TSE-Pflicht mittlerweile den meisten bekannt ist, kennen nicht alle die genaueren Auswirkungen von GoBD und GoB. Dabei haben die beiden letztgenannten Bestimmungen große Auswirkungen in Hinsicht auf die zur Buchführung verwendete Technologie. Das ist insbesondere für diejenigen relevant, die mit einer offenen Ladenkasse arbeiten oder arbeiten wollen.
Dieser Beitrag erläutert die genannten, vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen Bestimmungen und Verordnungen etwas näher und beantwortet die wichtigsten Fragen rund um KassenSichV, TSE, GoB und GoBD.
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
Der Begriff "Kassensicherungsverordnung" (bzw. kurz KassenSichV) steht für Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr. Die KassenSichV erweitert die GoBD für elektronische bzw. computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen.
In der KassenSichV ist Folgendes geregelt:
- Die zwingende Herausgabe eines gedruckten oder digitalen Transaktionsbelegs (Kundenbeleg) mit vorgeschriebenen Feldern wie z.B. Datum und Transaktionsnummer.
- Verpflichtung zur Meldung des Kassensystems oder der Registrierkasse beim Finanzamt.
- Die Bestimmungen zur Technik und zum Einsatz der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
- Pflicht zur Daten-Überlassung für Außenprüfung oder Kassen-Nachschau. Die Daten-Bereitstellung erfolgt über die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K). Die Ausgestaltung der DSFinV-K ist vom Bundeszentralamt für Steuern exakt definiert.
Für wen gilt die Kassensicherungsverordnung?
Jeder, der eine elektronische Registrierkasse oder ein computergestütztes Kassensystem einsetzt, muss die KassenSichV zwingend beachten. Das Bundesfinanzministerium erlaubt dazu keinerlei Ausnahmen.
Was ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und wer benötigt sie?
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein Sicherheitsmodul für elektronische Registrierkassen und Kassensysteme zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassentransaktionen. Die TSE ist seit dem 1. Januar 2023 Pflichtausstattung für jeden Händler und Dienstleister, der im Geschäftsbetrieb eine elektronische Kassenlösung einsetzt. Daten, die mit der TSE aufgezeichnet werden, müssen per digitaler Schnittstelle direkt ans Finanzamt übertragen werden können. Die Datenübertragung muss dabei nicht regelmäßig, sondern nur auf Anfrage des Finanzamts erfolgen.
Die TSE-Technik
Die Technologie der TSE ist nicht vorgeschrieben oder eingeschränkt. Die TSE und damit die aufgezeichneten Daten dürfen nicht nachträglich manipulierbar sein. Dass dies tatsächlich unmöglich ist, prüft und zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Es reicht also nicht, irgendwie aufzeichnen: Die eingesetzte TSE-Lösung muss offiziell BSI-zertifiziert sein. Die Zertifizierung ist dabei Aufgabe der TSE-Hersteller und nicht der individuellen Händler oder Dienstleister. Letztere können also grundsätzlich davon ausgehen, dass eine zertifizierte TSE alle rechtlichen und technischen Auflagen zur Absicherung erfüllt und alle relevanten Daten vorschriftsmäßig aufzeichnet.
Die mit der TSE erzeugten Daten können lokal vor Ort oder in der Cloud gespeichert werden. Eine lokale TSE ist in der Praxis ein einfaches Speichermedium zur Aufzeichnung von Kassentransaktionen. Üblich ist meist ein USB-Stick oder eine SD-Karte, was beim Erschöpfen der Speicherkapazität einen regelmäßigen Austausch erfordert. Bei der alternativen Cloud-Lösung entfällt der Wechsel des Speichermediums. Zertifizierte Kassensysteme wie die von PAYONE speichern die Daten per sicherer Internetverbindung in der Cloud (d.h. auf abgesicherten Datenbanken der Kassensystem-Hersteller).
Wer benötigt die Technische Sicherheitseinrichtung?
Wie weiter oben erwähnt, ist die Verwendung einer TSE in der KassenSichV verbindlich vorgeschrieben. Da die KassenSichV von jedem Händler bzw. Dienstleister mit digitaler Kassenlösung zu befolgen ist, müssen eben diese Händler und Dienstleister eine TSE einsetzen.
Gibt es eine generelle Kassenpflicht?
Nein, eine generelle Kassenpflicht existiert in Deutschland nicht (anders als zum Beispiel in Österreich). Diese eindeutige Aussage könnte zur Annahme verführen, dass man als Händler oder Dienstleister problemlos auch ohne digitale Kasse und TSE auskommen könnte. Doch mit oder ohne digitale Kasse gilt es, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten (mehr zu den GoB im nächsten Hauptabschnitt).
Die GoB erfordern in jedem Fall die lückenlose Aufzeichnung aller geschäftlichen Transaktionen: Wer mit seiner Dienstleistung Einnahmen vor Ort erwirtschaftet (bar und unbar), muss diese täglich dokumentieren bzw. nachverfolgen. Dafür existieren im Prinzip nur zwei Alternativen: die offene Ladenkasse oder eben die digitale Kasse in Form einer elektronischen Registrierkasse oder eines computergestützten GOBD konformen Kassensystems.
Die offene Ladenkasse - eine echte Alternative zu Registrierkasse oder Kassensystem?
Grundsätzlich ließen sich KassenSichV und TSE mit der offenen Ladenkasse völlig legal umgehen. ABER: Die offene Ladenkasse entbindet nicht von den Pflichten der GoB. Diese erfordern immer, dass alle Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen (§146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung AO).
Alle Kassentransaktionen sind dabei täglich zu dokumentieren. Zu beachten ist: bei Führung einer offenen Ladenkasse dürfen laut GoB keine technischen Hilfsmittel genutzt werden, somit müssen alle Aufzeichnungen per Hand erfolgen. Manuelles Aufzeichnen aller geschäftlichen Transaktionen ist aber für kaum einen Händler oder Dienstleister sinnvoll, denn es ist sehr zeitraubend und nur bei wenigen Transaktionen noch übersichtlich.
Was bestimmen GoB und GoBD und wer muss sie beachten?
GoB und GoBD sind vom Bundesfinanzministerium herausgegebene Bestimmungen. Die GoB gelten immer, die GoBD erweitert die KassenSichV und sind entsprechend nur bei Verwendung einer digitalen Kassenlösung (elektronische Registrierkasse oder computergestützes Kassensystem) verpflichtend zu beachten.
GoBD
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Grundsätze verpflichten Steuerpflichtige, Geschäftsprozesse auch elektronisch aufzuzeichnen. Die elektronische Aufzeichnungspflicht verlangt in angemessener Zeit nachvollziehbare und nachprüfbare Aufzeichnungen sowie die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Nachträgliche Manipulation soll somit ausgeschlossen werden.
Die Berücksichtigung der GoBD ist nicht optional. Früher galten diese Grundsätze nur in zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Heute gilt diese Verpflichtung aber auch in Unternehmen, die nur der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen. Die GoBD betreffen also auch Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige. Und somit absolut jeden Händler, Gastronomen und sonstige Dienstleister.
GoB
GoB steht für Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Diese Grundsätze bestehen aus geschriebenen und ungeschriebenen Regeln zu Buchführung und Bilanzierung. Diese Regeln ergeben sich hauptsächlich aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung und Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden. Die Buchführung gemäß GoB vermittelt sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über die Geschäftsvorfälle.
Jeder Händler oder Dienstleister ist zur Buchführung verpflichtet (§238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch HGB). Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein: So verbieten die GoB, Buchungen unleserlich zu machen oder Bleistifteintragungen vorzunehmen. Alle geschäftlichen Transaktionen sind fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet zu buchen. Des Weiteren muss jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegen und alle Buchführungsunterlagen müssen ordnungsmäßig aufbewahrt werden.
Erfüllen Kassensysteme die rechtlichen Bestimmungen?
Dieser Beitrag kann den Inhalt von KassenSichV, TSE-Pflicht, GoB und GoBD natürlich nicht erschöpfend wiedergeben. Im Zusammenhang mit Kassenlösung lautet die praktische Frage: Erfüllen moderne Kassensysteme die entsprechenden Anforderungen vollständig?
Man kann davon ausgehen, dass aktuell angebotene computergestützte Kassensysteme alle gesetzlichen Auflagen und Anforderungen erfüllen. Um ganz sicherzugehen, sollte man als interessierter Händler oder Dienstleister dennoch auf die offizielle Zertifizierung achten.
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