GoBD-konforme All-in-One-Kassensysteme

GoB
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Sie sind kein festes Regelwerk, sondern bestehen aus geschriebenen und ungeschriebenen Regeln zu Buchführung und Bilanzierung. Ziel einer GoB-konformen Buchführung ist, sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über die Geschäftsvorfälle zu vermitteln.

GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

KassenSichV
Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (kurz Kassensicherungsverordnung). Die KassenSichV erweitert die GoBD für digitale Kassensysteme.

TSE
Sicherheitsmodul für elektronische Registrierkassen und Kassensysteme zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassentransaktionen (kurz Technische Sicherheitseinrichtung)

Jeder Händler, Dienstleister oder Gastronom, der eine elektronische Kasse oder ein digitales Kassensystem einsetzt, muss die gesetzlichen Regelungen beachten. Das Bundesfinanzministerium lässt keine Ausnahme zu. In der Vergangenheit betrafen die GoBD nur zur Buchführung verpflichtete Unternehmen. Heute gelten sie auch für Unternehmen, die nur der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen - also jeden Händler, Gastronomen oder sonstigen Dienstleister.

Die GoBD (und damit die Erweiterung KassenSichV) verpflichten Steuerpflichtige, Geschäftsvorfälle elektronisch aufzuzeichnen. Gefordert werden in angemessener Zeit nachvollziehbare und nachprüfbare Aufzeichnungen sowie die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Excel-Tabellen erfüllen die Unveränderbarkeits-Anforderung nicht.

• Einzelaufzeichnung: Jeder Zahlungsvorgang ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.
• Manipulationssicherheit: Das Kassensystem darf nicht manipulierbar sein (das garantiert das TSE-Zertifikat gegenüber den Finanzbehörden).
• Registrierung des Kassensystems beim Finanzamt: Meldung des Kassensystems beim Finanzamt innerhalb eines Monats. Bei mehreren Kassensystemen muss dies für jedes geschehen.
• Unangemeldete Kassennachschau: Kassenprüfer dürfen jederzeit unangemeldet eine Kassen-Nachschau durchführen.
• Belegausgabepflicht: Vorgeschrieben ist die Herausgabe eines gedruckten oder digitalen Belegs mit fest definierten Feldern wie Datum, Transaktionsnummer, Seriennummer der TSE und eine digitale Signatur. Der Beleg ist „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs” zu erstellen. Stimmt der Kunde zu, kann der Beleg auch elektronisch übermittelt werden. Dies muss in einem standardisierten Datenformat (z. B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen oder aufzubewahren.

Laut §238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch HGB ist jeder Händler, Gastronom oder Dienstleister zu einer klaren und übersichtlichen Buchführung verpflichtet. Buchungen unleserlich machen oder Bleistifteinträge ist unzulässig. Buchungen müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet erfolgen. Jeder Buchung erfordert einen Beleg, alle Buchführungsunterlagen sind ordnungsmäßig aufzubewahren.

Die TSE ist seit dem 1.Januar 2023 für alle Unternehmen, die eine elektronische Kassenlösung einsetzen, vorgeschrieben. TSE-Daten können lokal vor Ort oder in der Cloud gespeichert werden und müssen per digitaler Schnittstelle nur auf Anfrage direkt ans Finanzamt übertragen werden können. Eine spezifische TSE-Technik ist nicht vorgeschrieben oder eingeschränkt. Grundsätzlich gilt: Die TSE und damit aufgezeichnete Daten dürfen nicht nachträglich manipulierbar sein. Eine entsprechende Prüfung und Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Zertifizierung ist Aufgabe der TSE-Hersteller.

Ja, selbstverständlich verfügen Donner, Comet und Dasher über eine offiziell zertifizierte TSE.

Unsere Kassensysteme speichern die Daten via Internetverbindung in der Cloud. Fällt Ihr Internetanschluss aus, werden die Daten zunächst lokal gespeichert und nach Wiederaufbau der Verbindung in der Cloud nachgetragen. Dafür wichtig zu wissen: Beträgt die Internet-Auszeit mehr als 48h, müssen Sie dies dem Finanzamt mitteilen.

Nein, hierzulande besteht keine grundsätzliche Registrierkassen- oder Kassensystem-Pflicht. Die einzig erlaubte Alternative "offene Ladenkasse" eignet sich in der Praxis jedoch nur in Ausnahmefällen. Warum dies so ist, erfahren Sie auf unserer Ratgeberseite zu KassenSichV & Co.

Eine DATEV-Schnittstelle ist vorhanden; Daten stehen im csv-Format zur Verfügung und können per E-Mail direkt aus dem Kassensystem heraus versendet werden.

Wichtige Basisfunktionen für verschiedene Branchen zeigt bereits die Übersicht am Seitenanfang. Nicht jede Branche braucht alle Funktionen: Die Tischreservierung ist bspw. in der Gastronomie essenziell, nicht aber in einer Boutique. Buchhaltung, Warenwirtschaft, Mitarbeiterverwaltung und z.B. Reporting-Funktionen benötigen jedoch die die meisten Unternehmen.

Dies sind branchenübergreifend relevante Funktionen (Beispiele):

• Kassenfunktion mit TSE (Kassenberichte, Kassenbuch etc.)
• Zahlungsfunktion mit Kartenterminal-für Kartenterminal
• Touchscreen-Bedienung
• Kundenverwaltung: Kunden mit individuellen Daten hinterlegen 
• Kundenkarten: Tool zur Kundenbindung
• Gutscheine/ Couponing: Gutscheine ausstellen (ggf. Versenden per E-Mail,
• SMS oder Messenger), GoBD-konforme Verwaltung der Gutscheine über Kassensystem
• Warenwirtschaft: Ein- und abgänge buchen, Benachrichtigung bei geringem Lagerbestand, Bestellungen aus dem System heraus,
• Inventurfunktion
• E-Commerce-Integration: Kasse und Lagerbestände für Online-Shop / Lieferservice vernetzen
• Mitarbeiterverwaltung: Zeiterfassung, Personalplanung
• Buchhaltung: finanzamtkonforme Aufbereitung für Steuerberater und Finanzamt, Bereitstellung der TSE-Transaktionsdaten ans Finanzamt
• Reporting: Kennzahlen und Auswertungen zum täglichen Geschäftsbetrieb (Umsatz, Umsatz/Mitarbeiter, Umsatz/Kategorie, Top- oder Flop-Produkte etc.)
  
  

Funktionen für individuelle Branchen (Beispiele):

• Terminverwaltung (Friseur, Kosmetik, Wellness etc.)
• Funkbon-Übermittlung an Küche und Bar getrennt (Gastronomie)
  Gang-Steuerung (Gastronomie)

PAYONE stellt über das Kartenterminal nützliche Zusatzfunktionen zur Verfügung. Diese Mehrwertfunktionen sind zusammen mit dem Kartenterminal bei PAYONE buchbar. Bspw. für die Gastronomie sehr relevant: Die Funktion TIP. Die Trinkgeldfunktion erlaubt Gästen, das Trinkgeld zusammen mit der Bewirtungsrechnung über das Kartenterminlal zu entrichten. Für Einzelhändler relevant: CashBack, PayHappy!, DCC (dynamische Währungsumrechnung), TaxFree (Mehrwertsteuerrückerstattung - zusammen mit DCC sinnvoll, wenn Sie viele Nicht-EU-Kunden bedienen). PAYONE bietet eine Reihe weiterer Mehrwertfunktionen, die sowohl im stationären als auch im Online-Shop Vorteile bringen.

Ohne Ihr Unternehmen zu kennen, können wir dies natürlich nicht uneingeschränkt bejahen. PAYONE Kassensysteme bewähren sich aber in Unternehmen aller Größenordnungen aus vielen verschiedenen Branchen. Die Wahrscheinlichkeit ist also hoch, dass sich unsere Kassenlösungen auch für Sie eignen. Um es abschließend zu beurteilen, bitten wir Sie, uns für eine individuelle Beratung zu kontaktieren.

• Kassensysteme Blumenhandel
• Kassensystem Einzelhandel
• Kassensystem Friseur
• Kassensystem Imbiss und Foodtruck
• Kassensystem Kiosk, Späti, Büdchen
• Kassensystem Kleinunternehmer
• Kassensystem Bäckereien und Konditoreien
• Kassensystem Kosmetik
• Kassenystem Café und Bistro
• Kassensystem Bar und Kneipen
• Kassensystem Gastronomie

Inhaber kleinerer Betriebe vermuten häufig, dass ein Kassensystem hohe Kosten verursacht und viel zu viele Funktionen integriert, die kleine Unternehmen nicht nutzen. Zu bedenken ist allerdings, dass GoB und GoBD für Unternehmen aller Größen gelten, also auch für kleine und kleinste. Das Erfüllen dieser rechtlichen Bestimmungen erfordert immer Hard- und Software - ein Kassensystem kann statt dieser eingesetzt werden. Wie weiter oben gezeigt, spart ein Kassensystem auf diese Weise Kosten. Unter Umständen sogar mehr als die monatliche Gebühr.

Unsere Erfahrung zeigt: PAYONE Kassensysteme bewähren sich in den unterschiedlichsten Branchen. Ist Ihre Branche auch dabei? Fragen Sie uns einfach! Wir beraten Sie sehr gerne persönlich zu Ihren individuellen Anforderungen.