Registrierkasse Kleingewerbe Business Boost für Kleinunternehmer

Die Herausforderungen für Kleinunternehmer oder Start-ups sind vielfältig und ähneln sich doch sehr. Mitarbeitende gibt es nur wenige und aus Kostengründen versuchen Kleinunternehmen häufig, viele administrative Aufgaben selbst zu erledigen. Gerade hier kann ein spezielles Kassensystem für mehr Effizienz, Umsatz und Gewinn sorgen. Denn es erfüllt nicht nur die grundlegenden Funktionen einer Registrierkasse. Zusätzlich bringt es vielfältige Funktionen mit, die die Steuerung eines Unternehmens schneller, einfacher und damit effektiver machen. Auch branchenspezifische Prozesse und Anforderungen lassen sich in den meisten modernen Systemen abbilden.

Das Angebot ist breit gefächert und Registrierkasse ist nicht gleich Registrierkasse. Deshalb erklären wir kurz und knapp, wer überhaupt eine Registrierkasse benötigt und worauf es gerade für Kleinunternehmer bei einem Vergleich und der Auswahl des richtigen Systems ankommt.

• Für Kleinunternehmer sind moderne Registrierkassen weit mehr als nur ein Werkzeug zum Kassieren: Sie kombinieren Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kundenverwaltung in einem System und erleichtern so den Geschäftsalltag erheblich. Während eine offene Ladenkasse nur manuelle Aufzeichnungen ermöglicht, sparen digitale Kassensysteme Zeit, vermeiden Fehler und erfüllen gesetzliche Vorgaben zuverlässig.

• Eine generelle Pflicht zur Nutzung elektronischer Kassen soll ab 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 100.000 Euro eingeführt werden. Aber auch für viele Kleingewerbe führt schon heute kaum ein Weg an einer digitalen Lösung vorbei. Die offene Ladenkasse hat zu viele Limitationen im Alltag – besonders in Branchen mit vielen Transaktionen wie Gastronomie, Handel oder Friseursalons.

• Die Vorteile moderner Registrierkassen reichen von automatisierter Buchführung und rechtssicherer Dokumentation über Umsatzanalysen bis hin zu Zusatzfunktionen wie Lager- oder Terminverwaltung. Schon ab rund 39 Euro monatlich sind verschiedene Systeme erhältlich – von stationären Kassen über mobile Lösungen bis hin zu Cloud-basierten Varianten.

In Deutschland gibt es derzeit noch keine generelle Pflicht, eine Registrierkasse einzusetzen. Allerdings soll sich das ab dem 1. Januar 2027 ändern: Wer dann mehr als 100.000 Euro im Jahr umsetzt, ist verpflichtet, eine Registrierkasse zu nutzen. Für alle, die darunterbleiben – also Kleinstunternehmen oder Solo-Selbstständige – soll nach derzeitigem Stand der Diskussion die offene Ladenkasse weiterhin erlaubt bleiben.

Allerdings gelten für alle Unternehmen bereits heute eine Reihe von Vorgaben. Um diese zu erfüllen, kommen die meisten auch ohne gesetzliche Verpflichtung nicht umhin, eine elektronische Registrierkasse oder am besten gleich ein digitales Kassensystem einzusetzen. So müssen alle Geschäftsvorfälle lückenlos, nachvollziehbar und vor allem finanzamtkonform aufgezeichnet werden. Hinzu kommt, dass Händler jedem Kunden beim Kassieren einen Beleg ausstellen müssen. Gerade bei Unternehmen mit vielen Transaktionen mit kleinen und mittleren Beträgen wie etwa Bäckereien, Cafés, Frisörsalons ist das manuell nicht zu leisten. Daher empfiehlt sich auch für Kleingewerbe, den Geschäftsalltag am Point of Sale mit modernen Kassensystemen so effizient wie möglich zu gestalten. Vertiefende Informationen zum Thema Kassenpflicht gibt es hier.

Grundsätzlich lässt sich eine Kasse entweder als offene Ladenkasse oder mittels einer Registrierkasse betreiben. Der Hauptunterschied zwischen beiden liegt in der Art, wie Kassenvorgänge aufgezeichnet und dokumentiert werden.

Eine offene Ladenkasse besteht aus einer einfachen, nicht-technischen Aufbewahrungsmöglichkeit für die Bareinnahmen und das Wechselgeld. Das kann eine Bargeldkassette sein, eine Schublade oder sogar ein Karton. Ein- und Auszahlungen sowie Tagesabschlüsse müssen handschriftlich im Kassenbuch dokumentiert werden, denn sie können bei einer offenen Ladenkasse nicht elektronisch erfasst werden. Die auch für Kleinbetriebe zwingend notwendige Ausgabe eines Kassenbons an die Kunden kann auch nur handschriftlich erfolgen. Dadurch entsteht ein hoher administrativer Aufwand. Außerdem ist dieses Verfahren deutlich anfälliger für Fehler.

Eine Registrierkasse dagegen ist ein elektronisches Gerät oder System, das sämtliche Geschäftsvorfälle und die damit verbundenen Informationen automatisch und lückenlos erfasst. Das Gerät speichert Verkäufe, Stornos sowie Ein- und Auszahlungen digital, so dass diese nachträglich nicht verändert werden können. Zusätzlich ist der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vorgeschrieben, die Manipulationen verhindern soll. Durch die digitale Erfassung sind die Daten jederzeit auswertbar, was die Buchführung vereinfacht und weniger fehleranfällig macht.

Während also die offene Ladenkasse rein manuell geführt wird, dokumentiert eine Registrierkasse alle Vorgänge automatisch und stellt die Daten digital zur Verfügung. Heutzutage bieten moderne Registrierkassen jedoch viel mehr als nur die reine Kassenführung oder das Drucken von Kassenbons. Vielmehr handelt es sich um Kassensysteme, die neben dem Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben zahlreiche nützliche Funktionen mitbringen. Gerade kleine Unternehmen mit dünner Personaldecke und begrenzten Ressourcen können davon profitieren.

Registrierkassen beziehungsweise Kassensysteme gibt es in verschiedenen Formen. Klassische stationäre Systeme bestehen in der Regel aus einem Touchscreen, einer Kassensoftware sowie Zusatzgeräten wie Bondrucker, Barcode-Scanner und Kartenterminal. Mobile Varianten sind kompakter und oft mit branchenspezifischen Funktionen vorkonfiguriert. Besonders flexibel sind Tablet- und Smartphone-basierte Kassen, die per App gesteuert werden und sich daher gut für mobile Dienstleister, Märkte, Foodtrucks, Coffebikes oder auch Restaurants mit Außenbereichen eignen. Cloud-basierte Systeme wiederum speichern alle Geschäftsdaten sicher online und ermöglichen den Zugriff von überall.

Darüber hinaus haben sich spezielle Formen wie Self-Checkout-Kassen etabliert, die vor allem in Supermärkten und großen Handelsketten den Kunden das eigenständige Scannen und Bezahlen ermöglichen. Branchenspezifische Lösungen bieten zusätzliche Funktionen. In der Gastronomie erleichtern sie Tischverwaltung und Bestellaufnahme, im Einzelhandel unterstützen sie bei Lagerverwaltung und Kundenbindungsprogrammen. Dienstleister wie Friseursalons profitieren von integrierten Terminplanungen, sodass Kassensysteme je nach Einsatzgebiet weit mehr als nur reine Bezahlstationen darstellen.

Eine detaillierte Übersicht über die spezifischen Stärken der einzelnen Systeme und weitere Infos zum Thema Kassensysteme findet sich in diesem Ratgeber.

Sobald vor Ort Bargeld eingenommen wird oder bargeldlose Zahlungsmittel akzeptiert werden, muss der Unternehmer zumindest eine offene Ladenkasse führen. Solange er damit seinen steuerlichen und organisatorischen Pflichten einhält, muss er keine elektronische Registrierkasse einsetzen. Ab 2027 müssen nach den Plänen der Bundesregierung alle Unternehmen ein solches System einsetzen, die mehr als 100.000 Euro pro Jahr umsetzen. Das dürfte dann aber nicht mehr in die Kategorie Kleingewerbe fallen.

Eine Registrierkasse bringt für Kleinunternehmer zahlreiche Vorteile, die über die reine Kassenführung hinausgehen und betriebliche Abläufe deutlich erleichtern.

• Automatisierte Buchführung: Die Registrierkasse zeichnet alle Einnahmen, Ausgaben und Vorgänge automatisch auf, was Fehler reduziert und viel Zeit bei der täglichen Abrechnung spart.

• Rechtssicherheit: Daten werden fortlaufend und manipulationssicher gespeichert, was die Anforderungen des Finanzamts erfüllt.

• Umsatzanalysen und Berichte: Auf Knopfdruck sind detaillierte Auswertungen über Umsätze, Verkaufszeiten oder beliebte Produkte verfügbar, was eine fundierte und zielgenaue Planung und Steuerung des Unternehmens ermöglicht.

• Einfache Datenexporte: Viele Systeme bieten den Export von Daten im richtigen Format für Steuerberater oder das Finanzamt, was die Buchhaltung erleichtert.

• Zusatzfunktionen: Lagerverwaltung, Kundenkartei, Gutscheinsysteme oder Mitarbeiterverwaltung sind bei einigen digitalen Registrierkassen schon an Bord oder lassen sich dank zahlreicher Schnittstellen einbinden.

• Vielfältige Zahlungsarten: Eine moderne Registrierkasse eröffnet dem Kleinunternehmer dank integrierter oder leicht ergänzbarer Kartenleser den Weg ins bargeldlose Kassieren mit gängigen Debitkarten und Kreditkarten. Auch kontaktloses Bezahlen mit Smartphone oder Smartwatch hält so Einzug an der Kasse.

• Skalierbarkeit: Digitale Registrierkassen lassen sich an wachsende Unternehmensgrößen oder neue gesetzliche Anforderungen flexibel anpassen.

Eine moderne Registrierkasse unterstützt also die effiziente, rechtssichere und übersichtliche Organisation des betrieblichen Alltags - auch und gerade für Kleinunternehmer und Kleingewerbe.

Mittlerweile sind viele Anbieter mit unterschiedlichen Konzepten am Markt. Die meisten digitalen Registrierkassen und Kassensysteme lassen sich dank flexibler Funktionen und Module in vielen Branchen einsetzen. PAYONE bietet unter anderem Kassensysteme des Herstellers Tillhub in Kombination mit seinen attraktiven Lösungen für bargeldloses Bezahlen an. Tillhub etwa hat alles im Angebot, was es braucht, damit gerade Kleinunternehmen erfolgreich und profitabel wirtschaften können. Von der TSE-konformen Kassensoftware über ein Warenwirtschaftssystem sowie die Kundenverwaltung und natürlich bis zum Kassieren erfüllen die Kassen von Tillhub alle Anforderungen an eine moderne Kasse und an das Management eines modernen Einzelhandelsgeschäfts oder Gastronomiebetriebes. Sie bringen viele Vorteile zu einem moderaten monatlichen Preis an den Point of Sale.

Diese Geräte setzen zudem einen hohen Standard in Sachen Sicherheit. Neben TSE sind die Kassensysteme von Tillhub mit modernsten Sicherheits-Mechanismen ausgestattet. Die Software in diesen Kassen schützt sowohl die Unternehmens-Daten als auch eventuell gespeicherte Informationen über Kunden. Gerade für kleine Unternehmen ist das ein großer Vorteil, da Sicherheit bei den PAYONE-Kassen schon inklusive ist.

Kassensysteme können entweder gekauft oder gemietet werden. In den meisten Fällen ist ein Miet-Modell, das Endgeräte und alle wichtigen Services abdeckt, die sinnvollste Lösung. In diesem Fall sind nämlich regelmäßige Software-Updates, Kundenbetreuung und Gerätetausch bei Defekt direkt mit abgedeckt. Ein modernes Minikassensystem inklusive Bondrucker und Kartenlesegerät ist bei PAYONE bereits ab 39 Euro monatlich zu haben. Das Kassensystem für Handel und Dienstleistung sowie die Version für die Gastronomie starten bei 99 Euro pro Monat - ebenfalls inklusive aller erforderlichen Ausstattungsmerkmale, die ein elektronisches Kassensystem mitbringen muss.

Moderne Registrierkassen sind meist mit einer Kassensoftware ausgestattet, die nahezu alle gängigen Abläufe eines Gastronomie-, Einzelhandels- oder Dienstleistungsbetriebes abbildet. Dank einfacher Bedienung können alle Mitarbeiter das System ohne lange Einarbeitung sofort produktiv nutzen. Da die Kassensysteme ein umfangreiches Softwarepaket mit Funktionen zur Warenwirtschaft, Terminbuchung, Kundenverwaltung oder Personalplanung bereits an Bord haben, entfällt der Einsatz von speziellen Software-Tools für diese Aufgaben. Schnittstellen zu Steuerberater- und Finanzsoftware runden die Ausstattung der Kassensysteme ab. Das spart Kosten für Lizenzen und IT und vor allem Zeit, in der sich Unternehmer um das Wichtigste in ihrem Geschäft kümmern können: die Kundschaft.