Registrierkassenpflicht

Registrierkassenpflicht Alles, was Sie wissen müssen

Von gesetzlichen Anforderungen bis zur praktischen Umsetzung. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen betroffen ist, und welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten.

Die deutsche Abgabenordnung zwingt Kassenbetreiber nicht zum Einsatz einer elektronischen Registrierkasse oder eines elektronischen Kassensystems. Es gilt in Deutschland also keine Registrierkassenpflicht. Das scheint zunächst erleichternd, gelten doch Belegausgabepflicht ("Bonpflicht") und die Verpflichtung zum Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nur, wenn eine digitale Kasse im Einsatz ist.

Die Steuerbehörden erlauben jedoch nur eine Alternative: die sogenannte "offene Ladenkasse". Diese kommt mit einigen Auflagen, die für die allermeisten Händler, Gastronomen und andere Dienstleister den Geschäftsalltag eher komplizieren als vereinfachen.

Dieser Artikel gibt einen Überblick zur Registrierkassenpflicht und erläutert, warum Sie die "freiwillige" digitale Kasse und insbesondere ein Kassensystem in den meisten Fällen bevorzugen sollten.

Wann brauche ich eine Kasse?

Nur Unternehmen, die keine baren oder unbaren Zahlungen entgegennehmen, kommen ohne physische Kasse aus. Darunter fallen z.B. Online-Händler oder -Dienstleister und Unternehmen, die Dienstleistungen nur auf Rechnung erbringen.

Umgekehrt gilt: Betriebe, die vor Ort (am "Point of Sale" - POS) bare und unbare Zahlungen von Kunden oder Gästen entgegennehmen, benötigen grundsätzlich eine Kasse.

Eine "Kasse" führen heißt nicht, dass grundsätzlich eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem einzusetzen ist. Wie eingangs erwähnt erlaubt die Abgabenordnung auch die offene Ladenkasse. Dabei kann es sich um eine Geldkassette, eine Zigarrenkiste oder bspw. eine ältere rein mechanische Registrierkasse handeln.

"Vor Ort" bzw. POS bedeutet übrigens nicht unbedingt, dass ein Ladenlokal vorhanden sein muss. Eine Kasse ist bspw. auch zu führen für:

  • Speisen, die der Gast bei Lieferung an der Haustür bezahlt.
  • Mobile Dienstleistungen (Friseur, Schlüsseldienst, Personal Trainer, Handwerker etc.), die direkt beim Kunden bar oder unbar abgerechnet werden.
  • Individuelle Veranstaltungen wie Vereinsfeste und Events.
  • Verkaufsstände auf Wochenmärkten, gewerbliche Flohmarkthändler etc.

Gilt in der Gastronomie eine Registrierkassenpflicht?

Gastronomen gehen häufig davon aus, dass in der Gastronomie eine Registrierkassenpflicht greift. Richtig ist jedoch: Keine Branche - auch nicht die Gastronomie - muss nach heute geltenden Gesetzen eine digitale Kasse führen - zumindest in der Theorie.

Faktisch besteht dennoch eine Registrierkassenpflicht zumindest für Restaurantbetriebe und die Hotellerie. Aus einfachem Grund: Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsbelegen ist nur bei maschinell erstellten Belegen möglich (laut Information des Bundesfinanzministerium im November 1994, BStBl 1994 I S.855).

Bewirtungsbelege von Diskotheken, Clubs oder bspw. Bars sind steuerlich ohnehin kaum anerkennungsfähig, trotzdem ist die offene Ladenkasse auch hier kaum sinnvoll einzusetzen. Derartige Betriebe leben i.d.R. von einer Vielzahl an Gästen, die im besten Fall zahlreiche Getränke konsumieren. Die daraus resultierende Buchführung war früher durchaus handhabbar - heute ist das kaum noch möglich, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Was sind die Vor- und Nachteile der offenen Ladenkasse?

Ziel der Finanzbehörden ist, dass Händler, Gastronomen und andere Dienstleister möglichst alle Umsätze ohne Ausnahmen steuerlich erfassen. Die bei elektronischen Kassen geltende TSE- und Bon-Pflicht erfüllt aus Sicht der Behörden diese Anforderung nach "Transparenz" bei Zahlungstransaktionen. Anders ausgedrückt: Umsätze manipulieren, um Steuern zu sparen, ist mit elektronischen Kassen und Kassensystemen kaum noch möglich.

Um auch bei der nicht-elektronischen Kassenführung auf vollständige Informationen zugreifen zu können, gelten mehrere Auflagen, die für den Kassenführer einen erheblichen Aufwand - und damit einen deutlichen Nachteil - bedeuten.

Die Nachteile der offenen Ladenkasse sind:

  • Alle Aufzeichnungen müssen manuell erfolgen 
    Das gilt für ALLE Aufzeichnungen - technische Hilfsmittel wie Computer sind dabei grundsätzlich nicht zulässig. D.h., dass auch das Führen bspw. von Excel-Listen nicht erlaubt ist!
  • Alle Buchungen und Kassen-Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen
    § 146 Abs. 1 Satz 1 AO gilt auch für nicht-elektronische Kassen. Dieser Paragraph erlaubt allerdings auch Ausnahmen: Die Einzelaufzeichnungspflicht kann bspw. entfallen, wenn der Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen stattfindet und Barzahlung erfolgt (z.B. Einzelhändler auf dem Wochenmarkt ohne Einsatz eines Kartenterminals).
  • Sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden
    Das Sammeln und spätere Aufzeichnen ist unzulässig (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Nur in Ausnahmefällen sind Kassenbericht-Eintragungen noch am folgenden Geschäftstag erlaubt. Dafür müssen zwingende geschäftliche Gründe vorgetragen werden.
  • Kassenaufzeichnungen dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats erstellt werden
    z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten.
  • Prüfung der Kassensturzfähigkeit/Kassen-Nachschau
    Sachverständige Dritte, z.B. Prüfer der Finanzverwaltung, müssen jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand laut Kassenaufzeichnungen (Kassenbuch oder Kassenberichte) mit dem Istbestand der Geschäftskasse abzugleichen.
  • Bei Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung (nach §4 Abs.3 EStG) sind bare und unbare Einnahmen und Ausgaben durch geordnete und vollständige Belege nachzuweisen
    Das bedeutet besonders viel Aufwand, wenn die Einzelaufzeichnungspflicht nicht entfällt.

Diesen teils gravierenden Nachteilen stehen allerdings auch einige Vorteile gegenüber:

  • Sie kostet wenig bis nichts
    Eine Geldkassette ist günstig, ein Schuhkarton oder eine Zigarrenkiste sogar kostenlos.
  • Keine Belegausgabepflicht
    Anders als für elektronische Kassen gilt die Bonpflicht gemäß §146a AO nicht. Auf Anforderung ist dem Kunden jedoch ein handschriftlicher Beleg (Quittung oder Rechnung) auszustellen.
  • Keine TSE-Pflicht
    Die ebenfalls in §146a (AO) geforderte technische Sicherheitseinrichtung entfällt bei der offenen Ladenkasse.
  • Einzelaufzeichnungs-Pflicht aller Transaktionen entfällt
    Dies gilt allerdings nur bei Bar-Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen. Das dies tatsächlich so ist, muss allerdings gegenüber dem Finanzamt bewiesen werden. Stimmt das FA nicht zu, ist entsprechend jede einzelne Transaktion aufzuzeichnen.
  • Keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs
    Das gilt nur bei Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.

Wird diesen Anforderungen nicht entsprochen bzw. finden die Finanzprüfer unschlüssige, widersprüchliche oder lückenhafte Aufzeichnungen vor, führt dies zur "Schätzungsbefugnis dem Grunde nach". D.h. das Finanzamt darf eine Umsatzschätzung vornehmen - was (nicht selten erhebliche) Steuernachzahlungen nach sich ziehen kann. Und bei Vorsatz und entsprechendem Schweregrad auch strafrechtlich verfolgt werden kann.

Wann reicht die offene Ladenkasse?

Händler, Gastronomen und Dienstleister aller Branchen sollten die vermeintliche Vereinfachung bei der Einnahmenermittlung, geringe bis nicht-existente Anschaffungskosten und die Stromunabhängigkeit sehr genau gegen den erheblichen manuellen Aufzeichnungs-Aufwand abwägen.

Zudem ist zu beachten:

  • Das Kontrollieren von Mitarbeitenden ist nicht ohne weiteres möglich - was vielen Unternehmen immer dann, wenn Bargeld im Spiel ist, wichtig ist.
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind komplexer, da Kennzahlen manuell zu ermitteln sind. Ein Kassensystem liefert hier umfangreiche Reports auf Knopfdruck (eine elektrische Registrierkasse i.d.R. auch, aber nicht so detailliert und vor allem nicht so übersichtlich).

Wer nur wenige Zahlungsvorgänge durchführt, meistens allein oder mit eng Vertrauten arbeitet und die Buchführung gerne handschriftlich erledigt, kann problemlos weiterhin mit der offenen Ladenkasse arbeiten. Für alle anderen empfiehlt sich jedoch eine moderne elektronische Kasse. Sollte das eine reine Registrierkasse sein oder doch besser ein Kassensystem? Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Elektronische Registrierkasse vs. digitales Kassensystem?

Auch ohne Registrierkassenpflicht ist - wie die vorigen Abschnitte zeigen - in den allermeisten Fällen eine elektronische Kassenführung die bessere Wahl. Doch was spricht für eine elektronische Registrierkasse und was für ein digitales Kassensystem?

Elektronische Registrierkassen dienen nur zur Aufzeichnung folgender Transaktionen:

  • Verkäufen getrennt nach Steuersätzen sowie bar und unbar
  • Ausgaben
  • Entnahmen
  • Einlagen
  • Stornos

Aus den aufgezeichneten Daten werden Berichte wie Journals, Kassenbericht, X- und Z-Bons etc. erstellt Damit ist der Funktionsumfang einer elektronischen Registrierkasse im wesentlichen erschöpft. Digitale Kassensysteme verfügen dagegen über eine erhebliche Anzahl zusätzlicher Funktionen. Das Aufführen all dieser Funktionen sprengt den Rahmen dieses Artikels. Hier einige wenige Beispiel-Funktionen für typische Branchen:

Dienstleistung
  • Intuitive Bedienbarkeit

  • Terminverwaltung pro Mitarbeiter

  • Warenbestandsübersicht für verschiedene Standorte

  • Rabattaktionen, Coupons, Gutscheine

Einzelhandel
  • Einfaches Erfassen der Artikel per Barcode-Scanner

  • Zentrale Artikelverwaltung mit Artikelinfos

  • Warenbestandserfassung in Echtzeit

  • Inventurfunktion

Gastronomie
  • Übersicht des Warenbestands sowie Raum- und Tischplan

  • Übersicht aller offenen Bestellungen

  • Automatische Benachrichtigung aus der Küche

  • Trinkgeldfunktion

Warum für ein digitales Kassensystem entscheiden?

Kassensysteme sind in der Anschaffung natürlich teurer als Registrierkassen, der wesentlich größere Funktionsumfang des Kassensystems mit einer teilweisen Automatisierung von Prozessen spart aber Kosten an anderer Stelle:

  • Es erübrigt sich bspw. die Anschaffung separater Soft- und Hardware für Warenwirtschaft, Personalverwaltung, Tisch- und Terminverwaltung, Buchführungsaufgaben etc..
  • Die Erfassung von Warenein- und ausgängen erfolgt per Barcodescanner wesentlich schneller als bei manueller Eingabe - und gesparte Zeit senkt die Kosten in der Gesamtbetrachtung.
  • Die Buchhaltung gelingt effizienter: Dasher, Comet und Donner von PAYONE (zur monatlichen Miete erhältlich) können bspw. die komplette Buchhaltung direkt aus dem System heraus versenden - DATEV-konform, sodass der Steuerberater ohne weitere Dateneingabe oder Datenaufbereitung mit den Zahlen weiterarbeiten kann. D.h., auch der Steuerberater spart Zeit - und kann ggf. günstiger abrechnen.

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