Kassensysteme, die jeder Anforderung entsprechen
Unsere Kassensysteme verfügen über Funktionen für die meisten Branchen.
Die deutsche Abgabenordnung zwingt Kassenbetreiber nicht zum Einsatz einer elektronischen Registrierkasse oder eines elektronischen Kassensystems. Es gilt in Deutschland also keine Registrierkassenpflicht. Das scheint zunächst erleichternd, gelten doch Belegausgabepflicht (Bonpflicht) und die Verpflichtung zum Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nur, wenn eine digitale Kasse im Einsatz ist.
Die Steuerbehörden erlauben jedoch nur eine Alternative: die sogenannte offene Ladenkasse. Diese kommt mit einigen Auflagen, die für die allermeisten Händler, Gastronomen und andere Dienstleister den Geschäftsalltag eher komplizieren als vereinfachen.
Dieser Artikel gibt einen Überblick zur Registrierkassenpflicht und erläutert, warum Sie die "freiwillige" digitale Kasse und insbesondere ein Kassensystem in den meisten Fällen bevorzugen sollten.
Nur Unternehmen, die keine baren oder unbaren Zahlungen entgegennehmen, kommen ohne physische Kasse aus. Darunter fallen z. B. Online-Händler oder -Dienstleister und Unternehmen, die Dienstleistungen nur auf Rechnung erbringen.
Umgekehrt gilt: Betriebe, die vor Ort (am Point of Sale - POS) bare und unbare Zahlungen von Kunden oder Gästen entgegennehmen, benötigen grundsätzlich eine Kasse.
Eine Kasse führen heißt nicht, dass grundsätzlich eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem einzusetzen ist. Wie eingangs erwähnt, erlaubt die Abgabenordnung auch die offene Ladenkasse. Dabei kann es sich um eine Geldkassette, eine Zigarrenkiste oder bspw. eine ältere rein mechanische Registrierkasse handeln.
Vor Ort bzw. POS bedeutet übrigens nicht unbedingt, dass ein Ladenlokal vorhanden sein muss. Eine Kasse ist bspw. auch zu führen für:
Gastronomen gehen häufig davon aus, dass in der Gastronomie eine Registrierkassenpflicht greift. Richtig ist jedoch: Keine Branche, auch nicht die Gastronomie, muss nach heute geltenden Gesetzen eine digitale Kasse führen - zumindest in der Theorie.
Faktisch besteht dennoch eine Registrierkassenpflicht, zumindest für Restaurantbetriebe und die Hotellerie. Aus einfachem Grund: Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsbelegen ist nur bei maschinell erstellten Belegen möglich (laut Information des Bundesfinanzministerium im November 1994, BStBl 1994 I S.855).
Bewirtungsbelege von Diskotheken, Clubs oder bspw. Bars sind steuerlich ohnehin kaum anerkennungsfähig, trotzdem ist die offene Ladenkasse auch hier kaum sinnvoll einzusetzen. Derartige Betriebe leben von einer Vielzahl an Gästen, die im besten Fall zahlreiche Getränke konsumieren. Die daraus resultierende Buchführung war früher durchaus handhabbar - heute ist das kaum noch möglich, wie der nächste Abschnitt zeigt.
Ziel der Finanzbehörden ist, dass Händler, Gastronomen und andere Dienstleister möglichst alle Umsätze ohne Ausnahmen steuerlich erfassen. Die bei elektronischen Kassen geltende TSE- und Bon-Pflicht erfüllt aus Sicht der Behörden diese Anforderung nach "Transparenz" bei Zahlungstransaktionen. Anders ausgedrückt: Umsätze manipulieren, um Steuern zu sparen, ist mit elektronischen Kassen und Kassensystemen kaum noch möglich.
Um auch bei der nicht-elektronischen Kassenführung auf vollständige Informationen zugreifen zu können, gelten mehrere Auflagen, die für den Kassenführer einen erheblichen Aufwand und damit einen deutlichen Nachteil bedeuten.
Wird diesen Anforderungen nicht entsprochen bzw. finden die Finanzprüfer unschlüssige, widersprüchliche oder lückenhafte Aufzeichnungen vor, führt dies zur "Schätzungsbefugnis dem Grunde nach". D.h. das Finanzamt darf eine Umsatzschätzung vornehmen - was (nicht selten erhebliche) Steuernachzahlungen nach sich ziehen kann. Und bei Vorsatz und entsprechendem Schweregrad auch strafrechtlich verfolgt werden kann.
Händler, Gastronomen und Dienstleister aller Branchen sollten die vermeintliche Vereinfachung bei der Einnahmenermittlung, geringe bis nicht-existente Anschaffungskosten und die Stromunabhängigkeit sehr genau gegen den erheblichen manuellen Aufzeichnungs-Aufwand abwägen.
Zudem ist zu beachten:
Wer nur wenige Zahlungsvorgänge durchführt, meistens allein oder mit eng Vertrauten arbeitet und die Buchführung gerne handschriftlich erledigt, kann problemlos weiterhin mit der offenen Ladenkasse arbeiten. Für alle anderen empfiehlt sich jedoch eine moderne elektronische Kasse. Sollte das eine reine Registrierkasse sein oder doch besser ein Kassensystem? Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Auch ohne Registrierkassenpflicht ist - wie die vorigen Abschnitte zeigen - in den allermeisten Fällen eine elektronische Kassenführung die bessere Wahl. Doch was spricht für eine elektronische Registrierkasse und was für ein digitales Kassensystem?
Elektronische Registrierkassen dienen nur zur Aufzeichnung folgender Transaktionen:
Aus den aufgezeichneten Daten werden Berichte wie Journals, Kassenbericht, X- und Z-Bons etc. erstellt Damit ist der Funktionsumfang einer elektronischen Registrierkasse im wesentlichen erschöpft. Digitale Kassensysteme verfügen dagegen über eine erhebliche Anzahl zusätzlicher Funktionen. Das Aufführen all dieser Funktionen sprengt den Rahmen dieses Artikels. Hier einige wenige Beispiel-Funktionen für typische Branchen:
Übersicht des Warenbestands sowie Raum- und Tischplan
Übersicht aller offenen Bestellungen
Automatische Benachrichtigung aus der Küche
Trinkgeldfunktion
Kassensysteme sind in der Anschaffung natürlich teurer als Registrierkassen, der wesentlich größere Funktionsumfang des Kassensystems mit einer teilweisen Automatisierung von Prozessen spart aber Kosten an anderer Stelle:
Unsere Kassensysteme verfügen über Funktionen für die meisten Branchen.
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