Kredit-kartenlesegerät Alles zu Kosten und Funktion
Kartenlesegeräte, die ausschließlich Kreditkarten lesen und abrechnen, sind heute sehr selten. Technisch können Kartenterminals heute in aller Regel alle gängigen und beliebten Zahlungsarten abwickeln - entsprechend auch Kreditkarten-Zahlungen. Welche Zahlungsarten Ihr persönliches Terminal allerdings tatsächlich abrechnen kann, bestimmt im Wesentlichen der sogenannte Zahlungsdienstleistungsvertrag.
Auf was Sie bei diesem Vertrag und der Wahl Ihres persönlichen Kartenlesegerätes achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wie funktioniert ein Kreditkartenlesegerät?
Rein technisch akzeptieren moderne Kartenterminals (auch Kartenlesegerät, POS-Terminal, Kartenterminal, EC-Terminal oder EC-Cash-Gerät genannt) grundsätzlich die allermeisten Arten von Kartenzahlungen.
Welche Zahlungsarten ein individuelles Kartenlesegerät akzeptiert, ist jedoch abhängig vom jeweiligen, individuellen Zahlungsdienstleistervertrag. Dieser unbedingt erforderliche Vertrag ist mit einem sogenannten Zahlungsdienstleister ( "Anbieter") wie PAYONE abzuschließen. Die Anbieter wickeln die Zahlungen ab und buchen dazu Zahlungen zwischen der Hausbank des Händlers oder Dienstleisters und den vielen verschiedenen Kundenbanken. Die Zahlungsabwicklung erfolgt immer über sichere Internetverbindungen (LAN, WLAN oder SIM-Datenkarte).
Die Zahlungsart Kreditkarte ist heutzutage essenziell
Als "Standard-Zahlungsart" gelten Debitkarten-Zahlungen (die deutsche girocard ist eine solche Debitkarte). Kreditkartenzahlung sollte heute allerdings ebenfalls immer in den Vertrag aufgenommen werden, da für das immer populärer werdende Mobile Payment mit dem Smartphone in den meisten Fällen eine Kreditkarte in der Zahlungs-App (z. B. Apple- oder Google-Pay) hinterlegt ist.
Nicht alle Zahlungsdienstleister sind berechtigt, Kreditkarten-Zahlungen abzuwickeln
PAYONE verfügt über die sogenannte "Acquiring-Lizenz", die dazu berechtigt, Kreditkarten-Zahlungen abzurechnen. Aber nicht alle Zahlungsdienstleister besitzen diese Lizenz. Sollten Sie bereits ein Kartenterminal von einem nicht lizensierten Anbieter betreiben, bietet PAYONE eine Lösung, damit Sie trotzdem auch Kreditkarten-Zahlungen akzeptieren können.
Welches EC-Kartenlesegerät ist das richtige für mich?
Die oben genannten Vertragsmodelle sind speziell auf die sehr unterschiedlichen Anforderungen unterschiedlicher Geschäftsmodelle und Umsatzhöhen ausgelegt. Damit decken sie die meisten in der Praxis vorkommenden Ausgangssituationen ab.
Die Ausgangssituation wird hauptsächlich durch folgende Einflussgrößen bestimmt:
- Erwarteter bargeldloser Umsatz
Wer bislang ausschließlich auf Bargeld setzte, kann an dieser Stelle nur schätzen, wie viele Kunden zukünftig die Kartenzahlung bevorzugen. PAYONE kann auf Vergleichswerte tausender Kunden zurückgreifen und Sie dazu persönlich beraten. - Individuelle Bon-Höhe
Die Höhe individueller Kundenumsätze. - Anzahl bargeldloser Zahlungen
Wie oft zahlen Kunden mit Karte? - Branchenübliche Gewinnspanne
Anhand dieser Faktoren erfolgt die Bestimmung des individuell richtigen Zahlungsdienstleistungsvertrags.
Hier einige Beispiele:
Supermarkt mit hohen bargeldlose Umsätze, kleine Gewinnspanne und ggf. niedriger individueller Bon, ggf. viele monatliche Kartenzahlungen
- Vertrag "Classic": Die hohen Umsätze tragen die höheren monatlichen Fixkosten (Grundgebühr). Die niedrigen Transaktionskosten schmälern die kleinere Gewinnspanne nur unwesentlich
Boutique, Physio-Therapeut oder Arztpraxis mit wenigen Kartenzahlungen und dafür höheren Gesamtumsätze, größerer Gewinnspanne und höheren individuelle Bons
- Vertrag "Flex": Auch wenn nur wenige Kunden mit Karte zahlen, lohnt sich dank der niedrigen monatlichen Grundgebühr das Kartenzahlungsangebot. Zumal Kunden bei höheren individuellen Umsätzen seit vielen Jahren die Kartenzahlung bevorzugen
Kiosk oder Bäckerei mit vielen Einzeltransaktionen, niedriger Bon-Höhe und ggf. niedriger Gewinnspanne; der Gesamtumsatz spielt eine kleinere Rolle.
- Vertrag "Flat": Bei vielen Transaktionen mit jeweils kleiner Gewinnspanne sollten keinerlei Transaktionskosten anfallen.
Die Beispiele geben eine Orientierung bei der Einordung Ihrer persönlichen Ausgangssituation. Sehr gerne beraten wir von PAYONE Sie auch persönlich, wenn Sie sich noch nicht ganz sicher sind, wie Sie sich entscheiden sollten.
Was kostet ein Kartenlesegerät?
Die Kosten eines Kartenterminals bestimmt im Wesentlichen der Zahlungsdienstleistungsvertrag. Dieser ist nach persönlichen Anforderungen bzw. passend zur individuellen Ausgangssituation zu bestimmen. PAYONE bietet folgende Vertragsmodelle (bei anderen Anbieter ggf. unter anderem Namen):
Für alle, die gelegentlich
bargeldlos kassieren
0,00 € mtl. Fixpreis
Gebührenmodell
Gebühren für Zahlungen mit girocard
Gebühren für Zahlungen mit internationalen Debit- und Kreditkarten
Einrichtungsgebühr
0,00 € mtl. Fixpreis
Für alle, die regelmäßig
bargeldlos kassieren
ab 29,90 € mtl. Fixpreis
Gebührenmodell
Gebühren für Zahlungen mit girocard
Gebühren für Zahlungen mit internationalen Debit- und Kreditkarten
Einrichtungsgebühr
ab 29,90 € mtl. Fixpreis
Für alle, die individuell
bargeldlos kassieren
ab 8,90 € mtl. Fixpreis
Gebührenmodell
Gebühren für Zahlungen mit girocard
Gebühren für Zahlungen mit internationalen Debit- und Kreditkarten
Einrichtungsgebühr
ab 8,90 € mtl. Fixpreis
Flex
Keine oder im Vergleich zu classic geringere monatliche Fixkosten, dafür etwas höhere Transaktionskosten.
Flat ("Volumenvertrag")
Für alle Transaktionen bis zum Erreichen eines vorab festgelegten monatlichen Kartenzahlungs-Umsatzes fallen keinerlei Transaktionsgebühren an. D.h., es entsteht nur eine monatliche Grundgebühr abhängig von gewählten bargeldlosen Umsatzvolumens. Erst ab Überschreiten des gewählten Umsatzvolumens fallen für jede weitere Zahlung individuelle Transaktionskosten an. Der Unterschied zum Flex-Modell ohne Grundgebühr besteht darin, dass die Höhe individueller Zahlungen und die Zahlungsart keine Rolle spielen. Ob 10 oder 1000 einzelne Zahlungen (innerhalb des gewählten Umsatzvolumens) abgewickelt werden, hat beim Vertrag "Flat" keinen Einfluss auf die monatlichen Kosten - beim Vertrag "Flex" dagegen schon.
Classic
Vergleichsweise hohe monatliche Grundgebühr (inkl. Terminalmiete, abhängig vom gewählten Terminal, dafür sehr niedrige Kosten je einzelner Zahlung (Transaktionskosten). Bei den einzelnen Zahlungsarten entstehen unterschiedliche Transaktionskosten.
Welche Arten von Kartenlesegeräten gibt es?
Auf den ersten Blick scheint das Angebot von physischen Kartenterminals recht unübersichtlich. Welches Terminal für Ihre persönlichen Anforderungen „passt“, ist aber recht einfach zu bestimmen. Wer nämlich vorab genau definiert, was er von einem Terminal erwartet, kann die Auswahl schnell sehr vereinfachen. Hauptsächlich relevant ist, wie gezeigt, der individuell richtige Zahlungsdienstleistungsvertrag. Aber auch weitere Faktoren wie die Art Ihres Internetanschlusses und die technische Ausstattung der EC-Cash-Geräte spielen eine Rolle.
Der Internetanschluss
Ein sehr wichtiger Faktor bei der Bestimmung des "richtigen" Kartenterminals ist der zur Verfügung stehende Internetanschluss. Für jede Anschlussmöglichkeit existieren passende Geräte:
Kabelgebunden per LAN
Für den stationären Einsatz an einem festen Platz wie der (Haupt-) Kasse oder einem Kassensystem.
Kabellos per WLAN und/oder Bluetooth
Für den flexiblen Einsatz an einem Standort, z. B. Zahlungen direkt auf der Verkaufsfläche/am Tisch.
Mobil per SIM-Karte
Für den Einsatz an wechselnden Standorten, z. B. für Wochenmarkthändler, Schlüsseldienste.
Oft verfügt ein Kartenterminal über mehrere der genannten Anschlussmöglichkeiten, sodass es ggf. auch flexibel einsetzbar ist.
Ausstattungsdetails
Weiterhin unterscheiden sich EC Kartenlesegeräte bei der technischen Ausstattung:
Display-Art und -Größe
Auflösung, mit Farbdarstellung oder monochrom, PIN-Eingabe per Tastatur oder Touch-Screen, ggf. mit separatem Stift zur Eingabe einer digitalen Unterschrift (“Stylus”). Ein größeres Display ist komfortabler zu bedienen und ermöglicht (geräte-abhängig) die Darstellung von Werbebotschaften oder sogar Videos. Ein aufwändigeres Display kann ggf. das Kundenerlebnis und damit die Kundenzufriedenheit verbessern.
Anbindung an ein Kassensystem
Einige Terminals eigen sich zur Anbindung an ein Kassensystem. PAYONE bietet allerdings auch vollfunktionale Kassensysteme, die das Kartenterminal gleich integrieren.
Drucker
Kartenterminals zur Anbindung an ein Kassensystem benötigen keinen integrierten Drucker, separat zu betreibenden sogenannte „Stand-Alone-Geräte“ allerdings schon.
Mehrwertdienste
PAYONE bietet eine Reihe Mehrwert-Services wie z. B. Trinkgelderfassung, Mehrwertsteuer-Rückerstattung (für nicht-EU-Kunden), „CashBack“, Flottenkartenakzeptanz, eDocs (elektronische Buchhaltung ohne papierhafte Belege) und einige mehr. Diese für Ihre Kunden und/oder für Sie zusätzlichen Komfort bietenden Services sind terminalabhängig verfügbar.
Zahlungsarten
Moderne Kartenterminals akzeptieren alle gängigen sowie beliebten Zahlungsarten. Außer Kreditkarten (z. B. Mastercard) sind das z.B. Debitkarten wie die girocard ("EC-Karte"), Mobile Payment per Smartphone, Apple- oder V Pay und viele weitere. Debit- und Kreditkartenzahlungen "können" alle Kartenterminals abwickeln. Etwas "exotischeres" wie Alipay ist aber ggf. nicht für alle Terminals verfügbar. Wer also eine etwas speziellere Zahlungsart anbieten möchte, benötigt ein entsprechendes Terminal.
Kontaktlos-Fähigkeit
Sogenannte NFC-Zahlungen sind des Mobile Payments wegen heutzutage eigentlich Standard. Moderne Kartenlesegeräte akzeptieren deshalb in den allermeisten Fällen kontaktlose Zahlungen.
Kartenleser
Die technische Einrichtung zum Auslesen der Kartendaten. NFC-Leser für kontaktlose Zahlungen (Karte oder Smartphone) sind mittlerweile eigentlich immer vorhanden. Ebenso wie Kartenleser zum Auslesen des Karten-Chips bzw. des Magnetstreifens (letzteres ist in der Praxis allerdings obsolet).
Meist können Sie ein Terminal, das Ihren persönlichen Wünschen entspricht, mit dem für Sie idealen Vertragsmodell kombinieren. Umfangreicher ausgestattete Terminals erhöhen ggf. die monatliche Grundgebühr für Kartenzahlung ein wenig.
Woher beziehe ich ein Kreditkartenlesegerät?
Selbstverständlich stellen Zahlungsdienstleister wie PAYONE ein Ihren Wünschen entsprechendes Kartenterminal zur Verfügung. aber es existieren auch weitere Optionen
Kreditinstitute als Anbieter
In den meisten Fällen bieten auch Sparkassen und Banken ein Kartenterminal inklusive eines Zahlungsdienstleistungsvertrages an.
Die Kreditinstitute sind in der Regel jedoch nur Vermittler zwischen Anbieter und Händler. Bisweilen unterscheiden sich die Konditionen, es lohnt sich als an dieser Stelle genau zu vergleichen.
Vergleich Miete vs. Kauf
Allgemein üblich und verbreitet ist der Abschluss eine Zahlungsdienstleistungsvertrags, der ein Miet-Terminal beinhaltet. Gelegentlich stellt sich die Frage, ob sich die monatliche Geräte-Miete durch Kauf eines Kartenterminals einsparen ließe. Einige Anbieter bieten Kaufgeräte, verpflichten dann aber zum Abschluss eines Zahlungsdienstleistungsvertrags mit in der Regel festen Konditionen. Sollten die dabei anfallen Transaktionskosten mit den individuellen Anforderungen zusammenpassen, kann das Kauf-Terminal eine Option sein. Zu beachten gilt jedoch, dass bei Änderungen gesetzlicher oder technischer Anforderungen ein neues Gerät angeschafft werden muss. Bei der EC Terminal-Miete kann dagegen ein unkompliziertes Modell-Upgrade erfolgen. Gleiches gilt beim Geräte-Defekt: PAYONE repariert schnell oder stellt sofort ein kostenloses Ersatzgerät zur Verfügung. Beim gekauften EC Gerät bleibt der Händler bei Defekten außerhalb der Garantiezeit auf seinen Kosten sitzen.
Kauf eines gebrauchten Terminals
Denkbar ist zudem der Gebraucht-Terminal-Kauf. Hier ist unbedingt zu prüfen, ob dies die aktuellen Sicherheitsstandards erfüllt. Auch ist sicherzustellen, dass ggf. ein technischer Service verfügbar ist. Der dazu benötigte "reine" Zahlungsdienstleistungsvertrag (ohne Miet-Gerät) ist am Markt zudem kaum präsent.