Kassensystem Gastronomie Erstklassiger Service am Tisch

Dasher, Comet und Donner erfüllen selbstverständlich alle seit Anfang 2023 zwingend zu erfüllenden Anforderungen gemäß KassenSichV, TSE und GoBD (weiterführende Info zu GoB, GoBD und der Kassensicherungsverordnung finden Sie hier:

Ja, Daten sind im DATEV-Format exportierbar und als csv-Datei per E-Mail versendbar.

Bislang besteht in Deutschland für keine Branche eine Kassenpflicht - also auch nicht für die Gastronomie. ABER: Wer mit einer elektronischen oder digitalen Kasse arbeitet, ist seit dem 1.Januar 2023 grundsätzlich verpflichtet, eine "Technische Sicherheitseinrichtung" (TSE) einzusetzen. Nur eine "offene Ladenkasse" (also z.B. eine Geldkassette oder eine alte mechanische Registrierkasse) entbindet von dieser Pflicht. Die offene Ladenkasse ist allerdings nur für die wenigstens Gastronomiebetriebe praktikabel (mehr dazu auf unserer Ratgeberseite zu KassenSichV & Co).

Welches sind die wichtigsten Gastro-spezifischen Funktionen?
Selbst erfahrene Gastro-Profis wissen nicht unbedingt, welche Funktionen eine Gastro-Kasse grundsätzlich "können" sollte und welche den Gastrobetrieb merklich erleichtern. Denn Zeit sich zu informieren ist bekanntlich fast immer knapp - gerade in der Gastronomie. Gleiches gilt auch für Gastro-Neueinsteiger sowie „alte Hasen“, die sich noch nicht intensiv mit neueren Kassensystemen auseinandersetzen wollten ("ging ja bisher auch so").

Weiter oben auf der Seite haben wir deshalb einige wichtige Funktionen für den Gastronomiebereich gelistet. Diese Funktionen unterscheiden für die Gastronomie geeignete Kassensysteme von solchen, die z.B. im Einzelhandel völlig ausreichen. Anzumerken ist jedoch, dass nicht alle verfügbaren Gastro-Funktionen auch für alle Gastro-Betriebe sinnvoll sind: Ein Restaurant benötigt andere Funktionen als eine Imbissbude. Ein Food-Truck benötigt keine Tischplanung und ein Tischpager ist nur in entsprechend konzipierten Betrieben sinnvoll einsetzbar. Sehr gerne beraten wir Sie zu Ihren Anforderungen und Wünschen persönlich.

Selbstverständlich ist in all unseren Kassensystemen die Möglichkeit gegeben, auch den reduzierten Mehrwertsteuersatz für den Außer-Haus-Verkauf zu hinterlegen. Sollten Sie Speisen sowohl für den Vor-Ort-Verzehr als auch den Außer-Haus-Verkauf anbieten, können Sie auch beide Preise gleichzeitig anlegen. Beim Erfassen bspw. einer Außer-Haus-Bestellung müssen Sie einfach "Außer-Haus" als Auftragsart auswählen; bei der Rechnungserstellung erfasst das Kassensystem dann automatisch den Außer-Haus-Preis. Für den Verzehr vor Ort gilt entsprechend die Auftragsart "In Haus" mit dem Standard-Mehrwertsteuersatz.

 Ja, Rabatte, Coupons und weitere Marketingaktionen können problemlos in unseren Kassensystemen hinterlegt werden. Über das Menü "Verkauf" gelangen Sie zur Funktion "Werbeaktionen", mit der Sie z. B. eine Happy Hour ganz individuell Tages- und Uhrzeit-abhängig festlegen können (d. h., dass Sie für einzelne Wochentage unterschiedliche Uhrzeiten für die Happy Hour festlegen können). Zudem können Sie Werbeaktionen auch auf bestimmte Produkte oder Warengruppen beschränken; die Happy-Hour-Vergünstigung gilt dann z. B. nur für bestimmte, von Ihnen festgelegte Cocktails oder Speisen. Bei allen anderen Produkten gelten dann die normalen Preise.

Alle Unternehmen profitieren von einer die GoB und GoBD erfüllenden Buchhaltung und einem Reporting, dass alle wichtigen Kennzahlen übersichtlich und leicht verständlich aufbereitet. Ebenso von einer vollständigen Warenwirtschaft: Eine Lagerbestandsverwaltung, und ein im günstigsten Fall automatisiertes Bestellsystem sind für Händler und Gastronomen gleichermaßen relevant. Dienstleister, die keinen oder nur wenig Wareneinsatz haben, könnten bei diesen Funktionen ggf. auf ein einfacheres Kassensystem zurückgreifen. Weiterhin relevant für mehrere Branchen: Kundendatenbank (Stammdaten und Kunden-Vorlieben, Marketing-Tools (Rabattaktionen, E-Mail-Aktionen, Coupons, Happy Hour etc.) und eine Personal-Verwaltung (Personal- und Urlaubsplanung und Mitarbeiterstammdatenverwaltung).

Unsere Kassensysteme sind modular so aufgebaut, dass sie sowohl spezifische Funktionen (wie z. B. die Tischverwaltung in der Gastronomie oder eine Terminverwaltung für einen Friseursalon) als auch branchenübergreifende Funktionen optimal abdecken.

PAYONE bietet die Auswahl zwischen Dasher, Donner & Comet. PAYONEs Gastronomie-Kassensysteme funktionieren über eine Touchscreen-Bedienung. Bon- und Belegdrucker sowie Kunden-Displays sind Kassensystem-abhängig vorhanden bzw. zusätzlich buchbar. Die Hardware ist für den üblicherweise "robusteren" Gebrauch in der Gastronomie ausgelegt. Die Bedien-Oberfläche unserer Gastro-Kassen-Komplettlösungen ist übersichtlich und erlaubt eine intuitive Bedienung. Für spezifische Fragen zur Hardware unserer Kassensysteme ist unser Service jederzeit für Sie verfügbar.

Pauschal können wir das natürlich nicht beantworten. Auch wenn unsere Kassensysteme sich prinzipiell für Gastronomien aller Größenordnungen eignen. Wir beraten Sie dazu sehr gerne auch persönlich.

Die Kassensysteme von PAYONE für die Gastronomie kann Sie dabei unterstützen, bestehende Prozesse besser zu organisieren. Denn unter Umständen regen die in unserem Kassensystem verfügbaren Funktionen Sie dazu an, bislang in Ihrem Betrieb etablierten Prozesse zu überdenken. Die in unserer Gastronomie-Kassensoftware bereitgestellten Prozesse basieren auf der Erfahrung sowie den Bedürfnissen und Anfordergen einer sehr großen Anzahl Gastro-Unternehmen. Entsprechend sind die Funktionen praxisnah durchdacht. Es ist also eine gute Idee, die eigene Unternehmensorganisation anhand der verfügbaren Funktionen zu überprüfen - und ggf. eigene Prozesse zu verbessern oder ganz neu einzuführen.

Unser Kassensysteme für die Gastronomie sind Cloud-basiert. Fällt die Online-Verbindung aus, werden die Daten lokal zwischengespeichert und später nachgetragen. Für alle Cloud-basierten Kassenlösungen gilt übrigens: Übersteigt die Internet-Auszeit 48 Stunden aus, muss dies dem Finanzamt gemeldet werden.

Prinzipiell eignen sich die Kassensysteme von PAYONE für alle gastronomischen Einrichtungen und die allermeisten Branchen. Fast jeder, der ein computergestütztes Kassensystem einsetzt, kann darüber hinaus von den zahlreichen Branchen-spezifischen Funktionen unserer Kassensysteme profitieren.

Mögliche Ausnahmen: Sehr kleine Händler (die z.B. mit offener Ladenkasse auf Wochenmärkten arbeiten) oder kleinerer Gastronomien (die bspw. nur saisonal Ihren Gastro-Service anbieten) mit geringeren Umsätze können unter Umständen weiter ohne ein Kassensystem oder eine elektronische Kasse auskommen. Entsprechende Klein(st)-Gastronomien und Klein(st)unternehmen anderer Branchen sollten dabei aber bedenken:

Wer mit der offenen Ladenkasse arbeitet, muss alle Umsätze handschriftlich und täglich dokumentieren. Elektronische Hilfsmittel wie z. B. eine Excel-Tabelle sind nicht erlaubt (!).

Wer sich das handschriftliche Dokumentieren ersparen möchte und deshalb eine elektronische Registrierkasse bevorzugt, unterliegt aber immer verpflichtend der KassenSichV und den GoBD. Das erfordert wiederum eine GoBD-konforme Aufzeichnungs-Lösung (eine Excel-Tabelle reicht nicht). Das Kassenkomplettsystem von PAYONE erfüllt diese Aufzeichnungspflicht.

Das Bundesfinanzministerium ist Herausgeber dieser für alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen verpflichtenden Regelwerke. Was sie im Einzelnen beinhalten und was das für Gastronomen, Händler und andere Dienstleister im Einzelnen bedeutet, erläutern wir auf unserer entsprechend Ratgeber-Seite.