Kassensystem für die Gastronomie vollständige Verwaltung
Die wichtigsten Informationen rund um GoBD, KassenSichV & TSE
Derzeit ist die Gastronomie gefordert - nicht nur durch die anhaltenden Auswirkungen der Corona-Pandemie.
Denn bis Ende 2022 ist die Gastronomie zwingend verpflichtet, die aktuellen Verordnungen des Bundesfinanzministerium umzusetzen. Diese Verordnungen betreffen die Kassentechnik und insbesondere die Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Die TSE muss allerspätestens bis Ende März 2021 in jeder Kasse vorhanden sein.
Betroffen ist allerdings nicht nur die Gastronomie: Jeder, der kein entsprechendes Kassensystem betreibt, muss zwingend aktiv werden. Wer ein nachrüstbares Kassensystem betreibt, muss entsprechend die TSE installieren. Wer nicht nachrüsten kann, muss ein neues Kassensystem anschaffen.
Das Gute daran: Mit der ggf. erforderlichen Einführung einer neuen Gastro-Kasse mit einer gastrospezifischen Kassensoftware ergibt sich die Chance, den gesamten Betrieb neu zu organisieren.
Weg von der „Zettelwirtschaft“, hin zu einem System, das neben der eigentlichen Kassen-Hardware die gesamte Warenwirtschaft, das Bestellwesen und das Reporting integriert - und idealerweise auch gleich die Kartenakzeptanz für bargeldloses Bezahlen.
Früher kosteten diese umfangreich aufgestellten Gastro-Kassensysteme oft ein kleines Vermögen, heutzutage ist das nicht mehr der Fall. Darüber hinaus sind komplette Kassenlösungen mit allen gastrospezifischen Funktionen für mobile Endgeräte verfügbar - ohne Notwendigkeit einer separaten stationären Hauptkasse.
Was ein speziell auf den Gastronomiebereich zugeschnittenes Kassensystem im Detail „können“ muss und was darüber hinaus zu beachten ist, beantworten wir in diesem Artikel:
1. Was beinhalten GoBD, KassenSichV & TSE?
Das Bundesfinanzministerium ist Herausgeber dieser für alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen verpflichtenden Regelwerke. Was sie im Einzelnen beinhalten, zeigt folgende Übersicht:
GoBD
Das Kürzel steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – so der offizielle Titel dieser Verwaltungsanweisung.
Grundsätzlich sind für die Aufzeichnung aller relevanten Geschäftsprozesse zuerst die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) einzuhalten. Die GoBD beziehen in diese Pflicht zusätzlich und verbindlich die eingesetzten EDV-Systeme ein.
Die GoBD verpflichten also Steuerpflichtige, alle relevanten Geschäftsvorfälle elektronisch aufzuzeichnen. Betroffen sind davon - anders als bisher - nicht nur zu einer Buchführung verpflichtete Unternehmen, sondern auch solche, die nur der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen. Das heißt, dass auch Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige die GoBD diese Auflagen für die Buchhaltung zwingend erfüllen müssen.
Entsprechend gilt dies auch für klein(st)e gastronomische Betriebe, einen Lieferservice, Wochenmarktstand-Betreiber, etc.
Die Mindestanforderungen dieser Aufzeichnungspflicht verlangen in angemessener Zeit nachvollziehbare und nachprüfbare Aufzeichnungen sowie die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Letzteres soll die nachträgliche Manipulation von Aufzeichnungen verhindern.
KassenSichV
Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr - kurz Kassensicherungsverordnung oder KassenSichV - präzisiert die steuerrechtliche Mitwirkungspflicht für steuerpflichtige Unternehmen. Die KassenSichV ist eine Erweiterung der GoBD und gilt für elektronische oder computergestützte Kassensystem sowie Registrierkassen. Ausgenommen sind weiterhin offene Ladekassen.
Im Wesentlichen verpflichtet die KassenSichV zu einer Belegausgabe (mit vorgeschriebenen Feldern wie Datum und Transaktionsnummer, gedruckt oder elektronisch versendet), zur Meldung des Kassensystems beim Finanzamt und zur Verwendung einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE, siehe nächster Abschnitt).
TSE
Der Begriff Technische Sicherheitseinrichtung stammt aus der KassenSichV. In der GoBD ist auch die Funktion der TSE geregelt. Die TSE ist die Komponente, die zum Austausch vieler älterer Kassensystem zwingt. Denn nicht alle älteren Kassensysteme sind damit nachrüstbar.
Die TSE ist nichts anderes als ein Speichermedium, das alle Kassentransaktionen aufzeichnet. Üblicherweise handelt es sich um einen USB-Stick oder eine SD-Karte, der regelmäßig getauscht werden muss, wenn die Speicherkapazität erschöpft ist. Alternativ existieren für die Speicherung auch Cloud-Lösungen.
Das Besondere: Das TSE-Speichermedium bzw. die TSE-Speicherlösung (in Form einer Software-Komponente) darf nicht nachträglich modifizierbar sein! Dass die Manipulations-Sicherheit gewährleistet ist, prüft das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), welches entsprechende Speichermedien bzw. -lösungen dann auch zertifiziert. Es kann also nicht einfach irgendwie aufgezeichnet werden, es muss eine offiziell zertifizierte TSE-Lösung sein.
Die TSE muss darüber hinaus über eine digitale Schnittstelle verfügen, über die Daten ans Finanzamt übertragen werden können. Die Transaktionsdaten sind nicht automatisch zu übermitteln, müssen aber auf Finanzamt-Anfrage jederzeit für den Datenexport bereitstehen.
Prüfen, ob das alte Kassensystem sinnvoll mit der TSE nachrüstbar ist
Unter Umständen ist die TSE im bisher eingesetzte Kassensystem nachrüstbar, es lohnt sich aber zu prüfen, ob dies wirtschaftlich sinnvoll ist. Wie eingangs erwähnt sind moderne gastrospezifische Kassenlösungen, die alle genannten Anforderungen erfüllen, heutzutage sehr viel günstiger als noch vor wenigen Jahren.
Darüber hinaus leisten moderne Kassenlösungen oft mehr - und integrieren die komplette Warenwirtschaft sowie ein Kartenterminal für bargeldlose Zahlungen. Außerdem sind sie meist zur Miete erhältlich; statt eines einmaligen Kaufpreises fallen dann nur geringe Monatsgebühren an. Weitere Informationen dazu finden sich im Abschnitt "Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?"
2. Welche Funktionen sind für die Gastronomie sinnvoll?
Selbst erfahrene Gastro-Profis wissen nicht unbedingt, welche Funktionen Gastrokassen aufweisen sollten. Zeit sich zu informieren ist bekanntlich fast immer knapp - gerade in der Gastronomie. Gleiches gilt auch für „alte Hasen“, die sich noch nicht intensiv mit neueren Kassensystemen auseinandersetzen wollten ("ging ja bisher auch so"), Gastro-Neueinsteiger oder diejenigen, die bisher noch ohne Kassensystem oder Kassensoftware arbeiten.
Deshalb nennen wir ganz allgemein die wichtigsten gastrospezifischen Funktionen - die auch speziell für die Gastronomie konzipierte Kassensysteme von solchen unterscheiden, die z. B. im Einzelhandel völlig ausreichen.
Darüber hinaus nennen wir Funktionen, die nicht nur für die Gastronomie nützlich sind. Eine solche Funktion ist z. B. die Warenwirtschaft. Wer sich noch nicht mit einer professionellen Warenwirtschaft befasst hat, kann sich durch diese Funktion Anregung holen, den eigenen Betrieb effizienter zu organisieren.
Nicht alle genannten Funktionen sind für alle Betriebe sinnvoll. Ein Restaurant benötigt andere Funktionen als eine Imbissbude oder die Hotellerie. Ein Food-Truck benötigt keine Tischplanung und ein Tischpager ist nur in entsprechend konzipierten Betrieben sinnvoll einsetzbar.
Funktionen für den Gastraum
- Reservierungsfunktion
- Tischverwaltung/Tischübersicht
- Rechnungs-Split
- Trinkgeld-Funktion
- Quittungsdruck mit allen steuerlich relevanten Daten
- Bondrucker (Funkbonierung/drahtlose Übermittlung des Bons an Bondrucker in Küche/Bar)
- Übertragung von Bons auf Küchenmonitor oder Bildschirm an der Bar
- Gangsteuerung
- Rückmeldung von Küche/Bar, dass Speisen/Getränke bereitstehen
- Kellnerschlösser für schnelle Anmeldung individueller Kellner
- Tischpager zur Benachrichtigung am Tisch (bei Tresenbestellungen)
- Rabattaktionen, Coupons, Gutscheine, Happy Hour verbuchen
Integrierte Schnittstelle zum Kartenterminal
Idealerweise stellt die Gastrokasse eine Schnittstelle zu einem Kartenterminal zur Verfügung. Ein Rechnungsbetrag muss dann nicht manuell am Kartenterminal eingegeben werden und bei mobilen Kassensystemen ist die Kartenakzeptanz bereits integriert.
Warenwirtschaft & Logistik
- Lagerbestandübersicht - idealerweise von mehreren Endgeräten
- Erfassung von Lagereingängen und -ausgängen
- Online-Bestellsystem
- Benachrichtigung bei geringem Lagerbestand und Warenbestellung
- Wareneingänge mit mobilem Endgerät scanbar
- Inventur-Funktion
Reporting
- Verfügbarkeit von Kennzahlen wie z. B. Umsatz/Mitarbeiter oder Kategorie, Top- oder Flop-Produkte, Umsätze/Tag, Umsätze Lokal vs. Mitnahme, etc.
- Aufbereitung der Geschäftszahlen für Steuerberater und Finanzamt
- Verbrauchsermittlung
Gelegenheit, bestehende Prozesse besser zu organisieren
Unter Umständen regen die in einem Kassensystem verfügbaren Funktionen dazu an, die bislang im eigenen Betrieb etablierten Prozesse zu überdenken. Die in einer Gastronomie-Kassensoftware bereitgestellten Prozesse basieren auf der Erfahrung sowie den Bedürfnissen und Anforderungen einer sehr großen Anzahl Unternehmen der Branche. Entsprechend lässt sich davon ausgehen, dass die Funktionen praxisnah durchdacht sind.
Es ist also eine gute Idee, die eigene Unternehmensorganisation anhand der verfügbaren Funktionen zu überprüfen - und eigene Prozesse zu verbessern oder ganz neu einzuführen.
3. Welche Technik bzw. Hardware ist mindestens erforderlich?
Moderne Kassensysteme für die Gastronomie sind überwiegend für den Tablet-Einsatz per Touchscreen-Bedienung ausgerichtet. Für eine „Minimallösung“ besteht durchaus die Möglichkeit - allerdings abhängig vom Kassensystem-Anbieter -, eine Kassensoftware auf „normalen“ Tablets zu installieren (als Kassensystem-Gastronomie-App wiederum anbieterabhängig für iOS oder Android).
Robuste Kassensystem-Hardware für den Gastronomie-Einsatz
Für den häufig robusteren Gebrauch in der Gastronomie empfiehlt sich jedoch, entsprechend robuste Gastro-Kassen-Komplettlösungen mit intuitiver Bedienbarkeit einzusetzen. Das hat den Vorteil, dass die darin enthaltene Hardware und Kassensoftware speziell auf den Kasseneinsatz ausgerichtet ist. Ein separates Kundendisplay, das dem Kunden den Zahlbetrag anzeigt, ist bei normalen Tablets nicht vorhanden. Gleiches gilt z. B. für integrierte Bon-Drucker. Dagegen verfügen spezielle Tablets für den Kassensystem-Einsatz oft über diese Funktionen.
Mobile Kassensystem-Lösungen
Vollwertige Kassensysteme, die eine Kassensoftware den weiter oben beschriebenen Funktionsumfang bieten, sind mittlerweile sogar als handliche und robuste Mobilgeräte verfügbar. Damit können Bestellungen aufgenommen und per Funk an Küche und Bar übermittelt werden.
Im Idealfall integrieren diese sogar das Kartenlesegerät (mit NFC-Schnittstelle und Chip-Lesegerät). Es erspart dem Kellner wertvolle Wege, wenn das Bezahlterminal zum Kassieren immer direkt am Tisch zur Hand ist.
Einsatz mehrerer Kassen an einem Standort
Mehrere mobile Komplett-Kassensysteme können innerhalb einer Gastronomie parallel betrieben werden. So verfügt jeder Kellner über sein eigenes Gerät, was in Stoßzeiten Wartezeiten sowohl für den Gast als auch den Kellner verhindert. Alternativ ist der Betrieb zusammen mit einer stationären Hauptkasse möglich. Welche Gesamt-Kassenlösung sinnvoll ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen der Gastronomie ab.
4. Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?
Eine konkrete Aussage zu den Kosten eines Gastronomie-Kassensystems können wir an dieser Stelle nicht tätigen, da die Anforderungen und Funktionen der Kassensysteme varieren können. Generell lässt sich feststellen, dass die Kosten mittlerweile auch für kleinere Gastronomien absolut tragbar sind - insbesondere bei Miete eines Kassensystems.
Die Monatsgebühr umfasst dabei Service & Support, (automatische) Software-Updates und einen ggf. notwendigen Gerätetausch. Das Kassensystem bleibt damit immer auf dem neuesten Stand. Das ist gerade in Hinsicht auf sich ändernde fiskalische Anforderungen vorteilhaft.
Umstieg auf ein neues Kassensystem ohne Extra-Kosten möglich
Ein Mietvertrag läuft meist über einen vorher festgelegten Zeitraum. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit besteht die Möglichkeit, ohne zusätzliche Kosten auf ein neueres Kassensystem mit anderer Hardware umzusteigen. Oder - falls sich der Betrieb in der Größe verändert - ein für die veränderten Gegebenheiten besser geeignetes Kassensystem umzusteigen. Als Unternehmer ist man also nicht für alle Zeit an ein bestehendes Kassensystem oder eine feste Konfiguration gebunden.
Ein Komplett-Kassensystem spart Kosten an anderer Stelle
Weiterer großer Vorteil eines Komplett-Kassensystems: Die monatliche Miete einer Kassensystem-Komplettlösung beinhaltet alles, was der Gastronom für die gesamte Unternehmens-Führung benötigt. Separate Kosten verursachende Hard- und Software z. B. für die Warenwirtschaft kann entfallen. Der Einsatz eines mobilen Kassensystems inklusive Kartenakzeptanz macht sogar ein separates Kartenlesegerät - überwiegend auch monatlich gemietet - entbehrlich.
Nicht zuletzt spart ein Kassensystem, bei dem alle Komponenten gezielt aufeinander abgestimmt sind Zeit - bekanntlich die kostenintensivste Ressource.
5. Woher beziehe ich ein Kassensystem?
Hersteller von Kassensystemen für die Gastronomie existieren zahlreich. Ein sinnvoller Weg zum Gastronomie-Kassensystem führt über Zahlungsdienstleister (Payment Service Provider) wie PAYONE. Zum einen haben Zahlungsdienstleister Erfahrung mit den Anforderungen der Gastronomen, zum anderen - ein nicht zu unterschätzender Vorteil - liefern sie das Kassensystem mit Funktionen für alle notwendigen Geschäftsprozesse sowie die bargeldlose Kartenakzeptanz aus einer Hand.
Das heißt: Gastronomen haben für alle Eventualitäten für Service und Support nur einen einzigen Ansprechpartner. Das spart neben Zeit und Kosten unter Umständen noch eine weitere, wertvolle Ressource: die Nerven!