Digitales Kassensystem

Kassieren, Buchhaltung und Planung in einem Gerät

Ein Kassensystem muss zu den Bedürfnissen des eigenen Geschäfts passen. Eine Bäckerei oder ein Blumenladen haben andere Anforderungen an Hardware und Software einer Kasse als Friseure oder Unternehmer aus dem Bereich Dienstleistung. Neben branchenspezifischen Funktionen muss ein modernes Kassensystem folgendes können:

• Die Kassenlösung sollte unbedingt intuitiv und unkompliziert zu bedienen sein. Das vermeidet unnötige Verzögerungen beim Kassiervorgang und ermöglicht eine einfache Installation und Inbetriebnahme ohne langwierige Schulungen der Nutzer.

• Funktionen zur Verwaltung von Beständen und Inventar sowie von Informationen zu Mitarbeitern und Kunden spielen die Vorteile eines smarten und voll integrierten Kassensystems voll aus.

• Selbstverständlich muss das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu zählen vor allem die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Bonausgabe und generell alle Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

• Integrierte Kassierfunktionen ermöglichen die Akzeptanz von bargeldlosen Zahlungsarten ohne technischen Zusatzaufwand. Besteht schon eine Infrastruktur zur Kartenzahlung, sollten sich vorhandene Kartenterminals einfach an das Kassensystem anbinden lassen.

• Bargeldloses Kassieren mit allen gängigen Zahlungsarten (Kreditkarte, Debitkarte, Girocard bzw. EC-Karte und mobilen Varianten wie Apple Pay und Google Pay) sollte mit einem entsprechenden Akzeptanzvertrag von PAYONE problemlos möglich sein.

• Weitere entscheidende Fähigkeiten sind eine finanzamtkonforme Buchhaltung, Schnittstellen zu DATEV oder anderen Steuerprogrammen sowie idealerweise eine einfache Kommunikation mit dem eigenen Steuerberater.

Ein weiterer entscheidender Vorteil eines Kassensystems - etwa von Tillhub oder helloTESS! - ist die Möglichkeit, wertvolle Analysen und Statistiken zu erstellen. Unternehmer können genau nachvollziehen, welche Produkte oder Dienstleistungen sich am besten verkaufen, welche Zeiten besonders umsatzstark sind und wie sich die Verkaufszahlen über einen bestimmten Zeitraum entwickeln. Diese Daten aus den Kassen sind eine wertvolle Grundlage für strategische Entscheidungen, um das Sortiment anzupassen oder die Preise zu optimieren. Durch diese Transparenz lassen sich betriebliche Abläufe gezielt verbessern. Das steigert den Umsatz und macht langfristig wettbewerbsfähig.

Ein Kassensystem ist ein unerlässliches Werkzeug, um die Vielzahl an regulatorischen und gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Dies ist ohne eine solche Lösung nahezu unmöglich. Das fängt schon bei der Belegausgabepflicht an. Bei jeder Transaktion an einer Kasse muss ein gesetzeskonformer Kassenbon ausgestellt werden. Ohne ein modernes Kassensystem lässt sich allein diese Anforderung kaum erfüllen. Die Risiken bei einer Steuerprüfung wären enorm hoch. Darüber hinaus schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor, dass elektronische Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen, um Manipulationen zu verhindern.

Ein Kassensystem ist für Unternehmen also unerlässlich, um den Verkaufsprozess effizient, rechtssicher und finanzamtkonform zu gestalten. Es ermöglicht eine schnelle und präzise Abwicklung von Transaktionen, reduziert Fehler und optimiert den Kassiervorgang. Besonders im Einzelhandel und in der Gastronomie spart ein modernes Kassensystem Zeit, da Preise automatisch erfasst werden und Zahlungen – ob bar, per Karte, mobil oder online – reibungslos verarbeitet werden. Dadurch profitieren sowohl die Kunden von einem schnellen Service als auch die Mitarbeiter von einer einfachen Bedienung.

Darüber hinaus gibt es Diskussionen darüber, in naher Zukunft eine allgemeine Kassenpflicht in Deutschland einzuführen. Österreich beispielsweise hat eine solche Pflicht bereits umgesetzt. Experten gehen davon aus, dass Deutschland diesem Beispiel folgen wird. Unternehmen, die frühzeitig auf ein gesetzeskonformes Kassensystem umstellen, sind also schon jetzt auf mögliche neue Regelungen vorbereitet.

• Klassische stationäre Kassensysteme kommen vor allem im Einzelhandel und in der Gastronomie zum Einsatz. Sie bestehen meist aus einem Touchscreen, einer Kassensoftware und angeschlossenen Geräten wie einem Bondrucker, Barcode-Scanner und natürlich einem Terminal für die Akzeptanz von Kartenzahlungen.

• Mobile Kassensysteme sind oft kompakte Versionen der stationären Kassen. Häufig sind sie bereits für den Einsatz in einer bestimmten Branche mit spezifischen Funktionen vorkonfiguriert.

• Kassensysteme, die auf Tablets oder Smartphones basieren, sind besonders flexibel, einfach zu bedienen und eignen sich für mobile Dienstleister, Marktbeschicker oder mobile Gastronomie-Betriebe. Die Bedienung ist sehr nutzerfreundlich, da sie meist mittels einer App funktioniert.

• Cloud-basierte Kassensysteme bieten den Vorteil, dass alle Transaktionen und Geschäftsdaten sicher online gespeichert werden und jederzeit von überall abrufbar sind.

• Self-Checkout-Kassen, bei denen Kunden ihre Waren selbst scannen und bezahlen, sind vor allem in Supermärkten oder großen Einzelhandelsketten zu finden.

• Zudem gibt es branchenspezifische Kassensysteme. In der Gastronomie ermöglichen sie beispielsweise eine effiziente Tischverwaltung und die digitale Bestellaufnahme. Im Einzelhandel unterstützen sie die Lagerverwaltung und Kundentreueprogramme, während Friseursalons oder Dienstleister von integrierten Terminverwaltungsfunktionen profitieren.

Ob als Offline-, Online- oder Hybrid-Lösung - moderne Kassensysteme wie die von Tillhub und helloTESS! lassen sich perfekt an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen und bieten durch innovative Technologien maximale Effizienz, Flexibilität und Sicherheit im Zahlungsverkehr.

Welches Kassensystem ist das richtige für mich? Die Antwort auf diese Frage ist sehr individuell und hängt stark vom beabsichtigten Einsatzgebiet ab. Ein Blick auf die Vorteile und Nachteile der einzelnen Kassensysteme hilft bei der Wahl des richtigen Systems aus dem umfangreichen Angebot.

Die Wahl des besten Kassensystems hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zunächst sollte geklärt werden, welche Funktionen für den eigenen Betrieb besonders wichtig sind. Moderne Kassensysteme sind in der Regel auf die Bedürfnisse verschiedenster Branchen konfigurierbar. Denn ein Einzelhandelsgeschäft hat andere Anforderungen als ein Restaurant oder zum Beispiel ein Frisörsalon. Auf alle Fälle ist es wichtig zu beachten, dass das Kassensystem der Wahl alle gesetzlichen Anforderungen wie die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erfüllt und eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzt.

Neben den Funktionen für den geplanten Einsatz spielen Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit eine entscheidende Rolle. Ein intuitives System spart Zeit bei der Einarbeitung der Mitarbeiter und minimiert Fehler im Kassiervorgang. Wer ein wachsendes Unternehmen führt, sollte darauf achten, dass das Kassensystem problemlos erweiterbar ist – beispielsweise durch zusätzliche Kassenplätze, Lagerverwaltung oder Online-Shop-Anbindungen für die Einbindung des E-Commerce-Angebots. Auch die Möglichkeit, das Kassensystem mit bestehender Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware zu verknüpfen, erleichtert administrative Prozesse und sorgt für eine bessere betriebliche Organisation. Auf jeden Fall sollte gewährleistet sein, dass der Anbieter des Kassensystems umfangreichen Support leistet. Denn schließlich müssen die Daten der Kasse immer verfügbar sein, besonders während der Öffnungszeiten.

Unterschiedliche Branchen stellen zudem unterschiedliche Anforderungen an die Hardware eines Kassensystems: Ein Schnellimbiss mit 500 Bestellungen am Tag in einer teilweise heißen und fettigen Umgebung benötigt eine recht robuste Kassensystem-Hardware, während eine Boutique mit 20 Einkäufen pro Tag mit einer einfacheren Ausführung auskommen dürfte.

Kassensysteme können entweder gekauft oder gemietet werden. In den meisten Fällen ist ein Miet-Modell, das Endgeräte und alle wichtigen Services abdeckt, die sinnvollste Lösung. In diesem Fall sind nämlich regelmäßige Software-Updates, Kundenbetreuung und Gerätetausch bei Defekt direkt mit abgedeckt. Ein modernes Minikassensystem inklusive Bondrucker und Kartenlesegerät ist bei PAYONE bereits ab 39 Euro monatlich zu haben. Das Kassensystem für Handel und Dienstleistung sowie die Version für die Gastronomie starten bei 99 Euro pro Monat - ebenfalls inklusive aller erforderlichen Ausstattungsmerkmale, die ein elektronisches Kassensystem mitbringen muss.

Ein Kassensystem ist in Deutschland dann verpflichtend, wenn ein Unternehmen eine elektronische Kasse nutzt oder ein System zur digitalen Erfassung von Geschäftsvorfällen einsetzt. Seit dem 1. Januar 2020 schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor, dass elektronische Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen, um Manipulationen zu verhindern. Unternehmen, die weiterhin eine offene Ladenkasse nutzen, sind von dieser Regelung nicht betroffen, müssen aber dennoch eine ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen.

Besonders Unternehmen mit einem hohen Bargeldanteil kommen um den Einsatz eines elektronischen Kassensystems nicht umhin. Denn auch sie müssen ihre Geschäftsvorfälle lückenlos aufzeichnen und alle Transaktionen finanzamtkonform dokumentieren. Bei der Vielzahl an Zahlungen beispielsweise in einer Bäckerei, einem Friseursalon oder einem Gastronomiebetrieb ist das ohne ein modernes Kassensystem nicht zu leisten. Allein das Erfüllen der Belegausgabepflicht wäre etwa auf manuellem Weg nicht möglich. Verstöße gegen diese Vorschriften können hohe Geldstrafen oder steuerliche Nachprüfungen zur Folge haben.

Auch wenn kleinere Unternehmen möglicherweise noch mit einer sogenannten offenen Ladenkasse arbeiten könnten und ihre Bücher mittels einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) führen kann, bietet ein Kassensystem auch für sie handfeste Vorteile. Denn es reduziert die manuelle Arbeit deutlich und reduziert die Fehlerquote.

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) soll die Sicherheit und Manipulationssicherheit von elektronischen Kassensystemen gewährleisten. Sie ist seit dem 1. Januar 2020 in Kraft und schreibt vor, dass alle elektronischen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen. Diese soll Manipulationen an den gespeicherten Daten verhindern. Ziel der Verordnung ist es, Steuerhinterziehung und Schwarzgeldgeschäfte einzudämmen, indem Kassendaten fälschungssicher gespeichert und bei Bedarf dem Finanzamt zur Prüfung bereitgestellt werden können.

Zusätzlich zur TSE-Pflicht umfasst die KassenSichV weitere Vorgaben, darunter die Belegausgabepflicht. Demnach muss einem Kunden bei jedem Geschäftsvorfall ein Kassenbon ausgehändigt werden. Außerdem ist jedes Kassensystem beim Finanzamt anzumelden und eine einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K) zur standardisierten Datenübertragung zu nutzen. In verschiedenen Ratgeber-Texten haben wir weiterführende Informationen zur KassenSichV und zu TSE zusammengestellt.

Ja, der Datenaustausch zum Steuerberater ist möglich. Die Daten können im DATEV-konformen Format exportiert und als csv-Datei per E-Mail versendet werden.

Ja, ein Internetanschluss ist zwingend notwendig.