Der Kassensystem-Vergleich: Welche Lösung passt für wen?

Es ist Montagmorgen, 9 Uhr. In einem kleinen Modegeschäft in der Innenstadt beginnt der Tag: Die Inhaberin schaltet die Lichter ein, startet das Kassensystem und überprüft die Lagerbestände. Wenige Minuten später treffen die ersten Kundinnen ein. Kleidungsstücke werden anprobiert, bezahlt, umgetauscht. Im Hintergrund laufen Bestandsabgleiche, werden Umsätze erfasst, Tagesberichte vorbereitet. All das geschieht automatisch, digital und übersichtlich. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist ein intelligentes Kassensystem heute mehr als nur eine klassische Registrierkasse – es ist die Schaltzentrale des täglichen Betriebs.

PAYONE bietet seinen Kunden gemeinsam mit Kooperationspartnern deshalb smarte POS-Systeme, die weit über das reine Kassieren und das Führen einer Kasse hinausgehen. Die modernen All in One-Kassensysteme von Tillhub und helloTESS! erfüllen die Bedürfnisse unterschiedlicher Branchen wie zum Beispiel Einzelhandel, Dienstleistung und Gastronomie. Wir erklären in diesem Vergleich, was eine leistungsfähige Kassensoftware heute können muss, welche Anbieter im Markt führend sind und worauf es bei der Entscheidung für eines der inzwischen zahlreichen verfügbaren Kassensysteme ankommt.

Ein Kassensystem ist eine Kombination aus Hard- und Software, die zunächst einmal alle Anforderungen an das ordnungsgemäße Führen einer elektronischen Kasse erfüllt und den Kassiervorgang sowohl für das Personal als auch für die Kundschaft so einfach wie möglich gestaltet. In Kombination mit einem leistungsstarken PAYONE Kartenlesegerät erlaubt es das Kassieren mittels einer breiten Palette an Zahlungsarten – von der Girocard über Kreditkarten bis hin zu mobilen Varianten wie Apple Pay oder Google Pay.

Moderne POS-Systeme sind aber weit mehr als nur eine Kasse. Sie dienen als Allrounder für Verkauf, Analyse und Verwaltung und sind mittlerweile das Herz vieler Unternehmen. Denn sie erlauben die Integration von zahlreichen Funktionen wie Warenwirtschaft, Buchhaltung, die Verwaltung von Kundendaten und viele andere.

POS-Kassensysteme sind speziell auf den stationären Einsatz zugeschnitten. Tablet-basierte Kassen eignen sich dagegen auch für mobile Dienstleister, Marktbeschicker oder kleinere Geschäfte. Cloudbasierte Systeme wiederum erlauben Zugriff und Verwaltung von überall – eine ideale Lösung für Unternehmen mit mehreren Filialen.

Ein modernes All in One-Kassensystem - unabhängig ob stationär an der Ladentheke, mobil als App auf einem Tablet oder gehostet in der Cloud - bietet eine breite Palette an Funktionen. Es erleichtert Händlern, Dienstleistern oder Gastronomen das Unternehmer-Leben dadurch sehr. Neben der klassischen Kasse sind Warenwirtschaft, die Verwaltung von Kunden- und Mitarbeiterdaten, Terminbuchungs-Tools oder Marketing-Funktionen oft bereits integriert oder lassen sich einfach einbinden.

Das System liefert detaillierte Auswertungen und Berichte, die eine wertvolle Basis für unternehmerische Entscheidungen bilden. Die Kassensoftware bietet zudem Schnittstellen zu E-Mail-Systemen und kann Online-Shops ohne großen technischen Aufwand einbinden. Wenn ein Kartenlesegerät für das bargeldlose Bezahlen nicht bereits fester Bestandteil des Kassensystems ist, lässt es sich extern verbinden. Das ist für Händler ein optimaler Einstieg in den Omnichannel-Vertrieb und erschließt damit neue Wachstumsfelder.

Cloudbasierte Kassensysteme punkten mit Flexibilität, da sie ortsunabhängig nutzbar sind und automatische Backups bieten. Lokale Systeme hingegen bieten mehr Kontrolle, arbeiten auch unabhängig vom Internet und eignen sich für Unternehmen mit sehr hohem Datenschutzbedarf. Beide Varianten haben jeweils spezifische Vorteile und sollten passend zum Geschäft gewählt werden.

Cloudlösungen bieten eine einfache Bedienung, Updates ohne Aufwand und niedrige Einstiegskosten. Bei Netzausfall sind sie allerdings abhängig vom Offline-Modus. Lokale Systeme wie klassische PC-Kassen arbeiten autark, benötigen jedoch Wartung und kostenintensive IT-Infrastruktur.

Je nach Branche sind unterschiedliche Funktionen gefordert. Ein Einzelhändler benötigt ein POS-System mit schneller Zahlungsabwicklung, Bestandsmanagement und Marketing-Funktionen. Kassensysteme für die Gastronomie hingegen müssen digitale Bestellungen, Online-Reservierung, Tischverwaltung oder Schichtmanagement für Küche und Service mitbringen oder zumindest über Schnittstellen anbinden können. In jedem Fall sollte die Kasse intuitiv bedienbar sein, ob mit Touchscreen-Terminals oder über mobile Geräte.

Dienstleister wie Handwerker oder Friseure wiederum benötigen mobile Kassensysteme mit Offline-Funktion, um auch ohne Internetverbindung Transaktionen abwickeln und Zahlungen entgegennehmen zu können. Besonders praktisch sind All in One-Geräte, die Kartenzahlung, Quittungsdruck und Kassensoftware kombinieren. Die Verbindung zur Kundenverwaltung und ein automatischer Versand von Rechnungen per E-Mail bieten Unternehmen und Kunden gleichermaßen einen zusätzlichen Mehrwert.

PAYONE hat für seine Kunden neben der Akzeptanz von bargeldlosen Zahlungen die Kassensysteme der beiden Top-Anbieter Tillhub und helloTESS! im Portfolio. Diese sind gezielt auf die Anforderungen verschiedener Branchen zugeschnitten. Jedes System bietet branchenspezifische Funktionen und Besonderheiten, um den jeweiligen Geschäftsalltag effizient und produktiv zu gestalten.

Das mobile Minikassensystem richtet sich an Händler und Dienstleister, die häufig unterwegs tätig sind – etwa mobile Verkäufer, Marktbeschicker, Eventveranstalter oder Foodtrucks. Es überzeugt durch seine kompakte Bauweise, einfache Bedienung und eignet sich besonders für den flexiblen Einsatz an wechselnden Standorten. Dank eines integrierten Kartenlesegeräts können Nutzer mit dem Gerät sowohl bargeldlos kassieren als auch die Einnahmen verwalten. Dabei steht ihnen wie immer bei PAYONE eine große Auswahl an Zahlungsarten zur Verfügung.

Für stationäre Einzelhändler und Dienstleistungsbetriebe wie Friseursalons, Kosmetikstudios oder Handwerksbetriebe bietet das Tillhub-Kassensystem „Handel & Dienstleistung“ eine umfangreiche Funktionalität. Dazu gehören eine zentrale Artikel- und Lagerverwaltung oder Tools für das Kunden- und Mitarbeitermanagement. Besonders für Dienstleister ist die optional verfügbare Online-Terminbuchung ein großer Vorteil. Das System unterstützt die digitale Buchhaltung inklusive DATEV-kompatiblem Export, erleichtert Rabatt- und Gutscheinaktionen und fördert die Kundenbindung durch gezielte Marketingfunktionen. Kartenlesegeräte für die Akzeptanz von bargeldlosen Zahlungsarten oder ein Bondrucker lassen sich dank entsprechender Anschlüsse einfach per Plug & Play installieren.

Das speziell für Gastronomiebetriebe wie Cafés, Bistros oder kleine Restaurants entwickelte Kassensystem aus dem Hause Tillhub bietet eine Vielzahl praxisnaher Funktionen. Hierzu zählen Tisch- und Raumpläne, automatische Nachrichten an die Küche, eine integrierte Trinkgeldfunktion sowie die Möglichkeit zur Annahme von Bestellungen und Reservierungen. Die Benutzeroberfläche ist auf die Anforderungen des gastronomischen Alltags abgestimmt und ermöglicht eine schnelle, intuitive Abwicklung von Kundenbestellungen inklusive Trinkgeldverwaltung und effizienter Kommunikation mit dem Küchenbereich. Auch diese Gastrokasse lässt sich ohne technischen Zusatzaufwand um Bondrucker, Kartenlesegerät für das bargeldlose Bezahlen oder ein Kundendisplay erweitern.

Wie schon erwähnt haben Gastronomen spezielle Erwartungen an ein Kassensystem. Und selbst bei einem Kassensystem für die Gastronomie gibt es je nach Betriebsart und -größe verschiedene Anforderungen an die Kasse. PAYONE bietet mit Tillhub und helloTESS! die Wahl zwischen zwei Kassensystemen, die jeweils andere Schwerpunkte setzen.

Während sich Tillhub primär an klassische Gastronomiebetriebe wie Restaurants, Cafés, Bars, Foodtrucks und Imbisse richtet, konzentriert sich die cloud-basierte Lösung helloTESS! auf spezialisierte Einsatzbereiche wie Betriebsgastronomie, Gemeinschaftsverpflegung, Systemgastronomie und Diskotheken. Das System, das auf einem iPad läuft, bietet umfangreiche Möglichkeiten für geschlossene Zahlungssysteme wie Mitarbeiterkarten, Apps und RFID-Chip-Karten, was es besonders attraktiv für größere Betriebe oder Schulkioske macht. Zusätzlich unterstützt helloTESS! die Kostenstellenverwaltung sowie Mitarbeitersubventionen – Funktionen, die vor allem in großen Unternehmen mit mehreren Abteilungen zum Tragen kommen. Die Anbindung an Vendingautomaten, Hotelmanagementsysteme sowie eine offene REST-API ermöglicht eine flexible Integration in bestehende IT-Infrastrukturen.

helloTESS! besitzt eine offene, standardbasierte und dokumentierte Schnittstelle. Geräte wie Kartenleser, Aufwerter und Menü-Scanner oder Softwareprodukte wie Bestell- und Warenwirtschaftsprogramme lassen sich so problemlos anbinden. Das Kassensystem kann sogar als Basis für eine komplette IT-Landschaft dienen. Bereits vorhandene Geräte lassen sich ebenfalls einbinden.

Während Tillhub also durch seine Spezialisierung auf klassische Gastronomiebetriebe punktet, überzeugt helloTESS! mit einer modularen Struktur, einem geschlossenen Bezahlsystem und ist besonders für komplexe Betriebsumgebungen geeignet.

Die Kassensysteme von Tillhub und helloTESS! sind vollständig GoBD- und KassenSichV-konform. Sie beinhalten zertifizierte TSE-Module, speichern Transaktionen manipulationssicher und dokumentieren lückenlos. Damit erfüllen die die zentralen Anforderungen der Finanzverwaltung und halten jeder Betriebsprüfung stand.

Auch die Sicherheit wird bei den meisten modernen Kassensystemen - selbstverständlich auch bei den von PAYONE angebotenen Lösungen - großgeschrieben. Daten werden verschlüsselt übertragen, regelmäßig gesichert und sind vor externem Zugriff geschützt. Wer ein cloudbasiertes System nutzt, profitiert zusätzlich von automatischen Updates, Monitoring und Hosting nach deutschen Datenschutzstandards.

Ein ausführlicher Kassensystemevergleich sollte die Grundlage jeder Entscheidung für eine spezielle Kasse oder den jeweiligen Anbieter sein. Die Lösungen der Top-Anbieter bringen in der Regel alles Wichtige mit, was Unternehmen heute benötigen. Wie so oft liegt der Unterschied im Detail: Welche Kassensoftware bildet die gestellten Anforderungen am besten ab? Wie leicht lassen sich zusätzliche Geräte wie Bondrucker oder Kartenlesegeräte für die Akzeptanz bargeldloser Zahlungsarten an die Registrierkasse anbinden? Das Gastgewerbe hat andere Wünsche an ein Kassensystem als beispielsweise Unternehmen aus Handel und Dienstleistung. Deshalb gibt es nicht die eine allgemeingültige Antwort auf die Frage nach dem besten Kassensystem.

Mit den Systemen von Tillhub und helloTESS! erleichtert PAYONE seinen Kunden den Anbieter-Vergleich und die Auswahl erheblich. Denn die beiden Hersteller decken mit ihren Lösungen ein breites Spektrum an Anforderungen für verschiedenste Branchen ab.