Kassensoftware und Kassensysteme am POS Weit mehr als eine Registrierkasse

Eine generelle, branchenübergreifende Empfehlung zum sinnvollen Funktionsumfang Browser-basierter Kassensoftwarelösungen oder eines Kassensystems ist nicht möglich. Die Gastronomie benötigt z. B. Tischsplittung oder eine Happy-Hour-Funktion - der Einzelhandel jedoch nicht. Funktionen wie Warenwirtschaft, Mitarbeiterverwaltung und Reporting sind dagegen in allen Branchen sinnvoll.

• Bedienung per Touchscreen-Oberfläche

• TSE-Schnittstelle vorhanden bzw. TSE integriert

• Zahlungsterminal: Integriert oder Rechnungssummen-Übertrag zum Kartenterminal per Schnittstelle

• Zahlungsarten/EC-Cash: viele Zahlungsarten möglich (abhängig vom Zahlungsdienstleistungsvertrag)

• Zubehör: Anschlussmöglichkeiten für externe Barcode-Scanner, Bon-Drucker und Kassenlade

• Kundenverwaltung: Kunden und zugehörige Daten hinterlegbar

• Kundenkarten: Attraktive Möglichkeit zur Kundenbindung

• Coupons/Gutscheine: Gutscheinerstellung, GoBD-konforme Gutschein-Verwaltung in der Kassensoftware/im Kassensystem

• Warenwirtschaft und Lagerverwaltung: Artikel anlegen, Warenein- und Abgänge per Barcode-Scanner, Benachrichtigung bei geringem Lager-Bestand, Inventur- und Lagerbestandsberichte

• Mitarbeiterverwaltung

• Buchhaltung: Bereitstellung von Kassenbuch und Kassenberichten etc. automatisch an Buchhaltung und/ oder Steuerberater, Finanzamt-konforme Aufbereitung aller Geschäftszahlen für Steuerberater und/oder Finanzamt

• Reporting/Controlling: Auswertungen bzw. Kennzahlen bspw. zu Umsatz, Umsatz/Mitarbeiter, Umsatz/Kategorie bzw. Warengruppen, Top-Produkte

• Terminbuchungsfunktion für die Dienstleistung (Friseur, Wellness, Therapeuten etc.). Kunden sollten Buchungen extern über Browser oder Smartphone durchführen können - das spart Zeit an Telefon.

• Gastro: Rechnungssplit, mobiles Kellnerbestellsystem, Happy-Hour-Funktion, Gangsteuerung etc. 

Bondrucker

Die gesetzlichen Bestimmungen erfordern zwingend einen Bondrucker für Kassenbons. Laut Belegausgabepflicht ist in Deutschland prinzipiell zwar auch die Übermittlung eines digitalen Kundenbelegs möglich, der elektronischen Übermittlung muss der Kunde jedoch zustimmen. Tut er das nicht, ist ein gedruckter Beleg zu erstellen. Der papierlose E-Bon wird von Kunden mittlerweile allerdings sehr geschätzt - entsprechend sollte ein Kassensystem den Versand eines E-Bons (ggf. über Scannen eines QR-Codes) unbedingt ermöglichen.

Barcodescanner

Beim Kassieren Preise manuell eingeben ist im Handel ganz einfach nicht mehr zeitgemäß und kostet darüber hinaus Zeit beim Kassier-Vorgang. Gerade in Stoßzeiten kann im Geschäft wertvoller Umsatz verloren gehen. In der Gastronomie ist der Barcode-Scanner zwar im Gastraum nicht erforderlich, dafür ist er in der Warenwirtschaft im Hintergrund absolut sinnvoll.

Das ein Friseursalon keine Gangsteuerung benötigt, ist selbsterklärend. Außer System-Robustheit und Funktionsumfang gilt es aber, weitere Aspekte zu berücksichtigen, um den spezifischen Kassensystem-Bedarf festzulegen:

• Ist am POS ein fester Kassenplatz vorgesehen bzw. vorhanden?

• Sind am festen Kassenplatz Stromanschluss und LAN-Kabel vorhanden?

• Sollen mehrere Personen an unterschiedlichen Orten gleichzeitig kassieren können?

• Sollten Kunden auf einem separaten Display den Kassiervorgang mitverfolgen können?

• Sollte das Kassensystem das Kartenlesegerät integrieren?

• Wie viele Kassiervorgänge finden täglich statt?

• Stellt der Hersteller automatische Software-Updates zur Verfügung?

Wer einen festen Kassenplatz einrichtet, dort aber nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand einen Stromanschluss einrichten kann, ist unter Umständen mit einem kleinem, mobilen Kassensystem ausreichend ausgestattet. In einer kleinen Boutique kann das direkte Kassieren auf der Verkaufsfläche mit einem kleinen, mobilen System wie ein besonderer, persönlicher Service wirken - und so das Einkaufserlebnis verbessern. Oft sinnvoll (aber natürlich abhängig von der Größe des Geschäfts oder Betriebs) ist die Kombination eines größeren Kassensystems an einem festen Platz mit einem oder mehreren mobilen Kassensystemen.

Der Einsatz von Kassensoftware, Kassensystem und Registrierkasse ist durch mehrere vom Bundesfinanzministerium herausgegebene Bestimmungen verpflichtend geregelt.

• GoBD:
  Das Akronym steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Steuerpflichtige sind durch diese Bestimmung verpflichtet, Geschäftsprozesse elektronisch aufzuzeichnen. Die Daten müssen in angemessener Zeit nachvollziehbar und nachprüfbar aufgezeichnet sein. Des Weiteren verlangt die Aufzeichnungspflicht die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Die Kassensoftware darf also nachträgliche Daten-Manipulation nicht zulassen. Die GoBD gelten ausnahmslos für alle Unternehmen, unabhängig von der Rechtsform, Umsatzvolumen oder Mitarbeiterzahl. Bislang galten diese Grundsätze nur in größeren, zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Heute müssen auch kleinere, nur der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegende Unternehmen die GoBD beachten. Sie betreffen entsprechend auch Klein(st)unternehmen, Selbständige und sonstige Freiberufler – unabhängig von der Branche. Aktuelle Kassensoftware erfüllt die GoBD-Aufzeichnungspflicht. Separate Buchführungsprogramme sind also nicht notwendig.

• Kassensicherungsverordnung:
  Unternehmen, die Kassen in Geschäftsbetrieb einsetzen, unterliegen zudem der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (kurz Kassensicherungsverordnung oder KassenSichV). Die KassenSichV ist eine Erweiterung der GoBD. Sie regelt den Einsatz von elektronischen bzw. computergestützten Kassensysteme und Registrierkassen. Die KassenSichV verpflichtet zur Herausgabe eines gedruckten oder digitalen Kundenbelegs als Transaktionsnachweis. Geregelt ist ebenfalls, welche Felder, z. B. Datum und Transaktionsnummer, der Beleg aufweisen muss. Außerdem muss die Kassensoftware, das Kassensystem oder die Registrierkasse beim Finanzamt gemeldet werden. Nicht zuletzt beschreibt die KassenSichV, welche Anforderungen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zwingend erfüllen muss (siehe nächster Abschnitt). Von diesen Regelungen ausgenommen sind offene Ladekassen, die allerdings in der Praxis nur noch vereinzelt vorzufinden sind.

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE):
  Die KassenSichV erfordert seit dem 1. Januar 2023 die Verwendung der TSE bei jedem Händler oder Dienstleister, der im Geschäftsbetrieb eine Kassenlösung einsetzt. Die TSE dient in Kassensoftware bzw. Kassensystemen und elektronischen Registrierkassen zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassentransaktionen. Die durch die TSE aufgezeichneten Daten dürfen nicht nachträglich manipulierbar sein. Prüfung und Zertifizierung der TSE übernimmt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Irgendwie aufzeichnen reicht also nicht, die eingesetzte TSE-Lösung muss über das offizielle BSI-Zertifikat verfügen. Die TSE-Daten müssen zudem per digitaler Schnittstelle direkt ans Finanzamt übertragbar sein. Die Datenübertragung ist nicht regelmäßig erforderlich, sondern nur auf Anfrage des Finanzamts. Eine TSE kann eine lokal installierte Hardware-Komponente oder eine reine Software-Komponente sein. Die Software-Lösung ist in der Regel bei Cloud-basierten Kassenprogrammen zu finden. Als Hardware-Komponente ist die TSE ein Speichermedium, das jede Kassentransaktionen individuell aufzeichnet. Üblich sind USB-Stick oder SD-Speicherkarte, was bei Erreichen der maximalen Speicherkapazität den regelmäßigen Austausch erfordert. Bei Cloud-Lösungen ist darauf zu achten, dass im Fall des WLAN-Ausfalls trotzdem weiter kassiert werden kann. Ein gutes Cloud-basiertes TSE verfügt für diesen Fall über eine Puffer-Funktion.