Kassensoftware für den POS Mehr als eine Registrierkasse

Reine Kassenprogramme zur Installation auf vorhandenen Rechnern und All-in-One-Kassensysteme gibt es von einer Vielzahl Anbieter. Es existieren Varianten, die in allen Branchen einsetzbar sind sowie Programme ausgerichtet auf spezielle Branchenanforderungen. Der Funktionsumfang ist in aller Regel sehr gut auf die praktischen Anforderungen und Arbeitsabläufe ausgerichtet. Entsprechend lässt sich eine Empfehlung für oder gegen ein System kaum an den jeweiligen Funktionen festmachen.

Bei der Auswahl von Kassensoftware sollte auf folgende grundsätzliche Punkte geachtet werden:

Bondrucker:
Die gesetzlichen Bestimmungen erfordern zwingend einen Bondrucker. Laut Belegausgabepflicht ist prinzipiell zwar auch die Übermittlung eines digitalen Kundenbelegs möglich, der elektronischen Übermittlung muss der Kunde jedoch zustimmen. Tut er das nicht, ist ein gedruckter Beleg zu erstellen.

Barcodescanner:
Beim Kassieren Preise manuelle eingeben ist im Handel ganz einfach nicht mehr zeitgemäß und kostet darüber hinaus Zeit beim Kassier-Vorgang. Gerade in Stoßzeiten kann im Geschäft wertvoller Umsatz verloren gehen. In der Gastronomie ist der Barcode-Scanner zwar im Gastraum nicht erforderlich, dafür ist er in der Warenwirtschaft im Hintergrund durchaus sinnvoll einsetzbar.

Eine generelle, branchenübergreifende Empfehlung zum sinnvollen Funktionsumfang einer Kassensoftware oder eines Kassensystems ist nicht möglich. Die Gastronomie benötigt z. B. Tischsplittung oder eine Happy-Hour-Funktion ein Modefachgeschäft jedoch nicht. Funktionen wie Warenwirtschaft, Mitarbeiterverwaltung und Reporting sind dagegen generell sinnvoll.

Hardware, Zahlungsabwicklung

• Bedienung: per Touchscreen

• Zahlungsterminal: Integriert oder Rechnungssummen-Übertrag zum Kartenterminal per Schnittstelle

• Zahlungsarten: viele Zahlungsarten möglich

• Zubehör: Anschlussmöglichkeiten für externe Barcode-Scanner, Bon-Drucker und Kassenschublade

Kundenbindung, Mehrwert-Funktionen

• Kundenverwaltung: Kunden und zugehörige Daten hinterlegbar

• Kundenkarten: Attraktive Möglichkeit zur Kundenbindung

• Coupons/Gutscheine: Gutscheinerstellung, GoBD-konforme Gutschein-Verwaltung in der Kassensoftware/im Kassensystem

Betriebliche Abläufe

• Warenwirtschaft: Warenein- und Abgänge per Barcode-Scanner, Benachrichtigung bei geringem Lagerbestand, Inventur- und Lagerbestandsberichte

• Mitarbeiterverwaltung

• Buchhaltung: Bereitstellung von Kassenberichten etc. automatisch an Buchhaltung und/ oder Steuerberater, Finanzamt-konforme Aufbereitung aller Geschäftszahlen für Steuerberater und/oder Finanzamt

• Reporting/Controlling: Auswertungen bzw. Kennzahlen bspw. zu Umsatz, Umsatz/Mitarbeiter, Umsatz/Kategorie, Top-Produkte

• Terminbuchungsfunktion (Friseur, Wellness, Therapeuten, Dienstleister etc.)

• Rechnungssplit, mobiles Kellnerbestellsystem, Happy Hour Funktion, To-Go Button (Gastronomie) 

Der Einsatz von Kassenprogrammen (Gleiches gilt auch für Registrierkassen) ist durch mehrere vom Bundesfinanzministerium herausgegebene Bestimmungen verpflichtend geregelt. Besonders hervorzuheben sind die Bestimmungen zur "Technischen Sicherheitseinrichtung", die ab dem 01.01.2023 von allen verpflichtend einzuhalten sind, die eine Kasse im Geschäftsbetrieb einsetzen.

• GoBD:
  Das Akronym steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Steuerpflichtige sind durch diese Bestimmung verpflichtet, Geschäftsprozesse elektronisch aufzuzeichnen. Die Daten müssen in angemessener Zeit nachvollziehbar und nachprüfbar aufgezeichnet sein. Des Weiteren verlangt die Aufzeichnungspflicht die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Die Kassensoftware darf also nachträgliche Daten-Manipulation nicht zulassen. Die GoBD gelten ausnahmslos für alle Unternehmen, unabhängig von der Rechtsform, Umsatzvolumen oder Mitarbeiterzahl. Bislang galten diese Grundsätze nur in größeren, zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Heute müssen auch kleinere, nur der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegende Unternehmen die GoBD beachten. Sie betreffen entsprechend auch Klein(st)unternehmen, Selbständige und sonstige Freiberufler – unabhängig von der Branche. Aktuelle Kassensoftware erfüllt die GoBD-Aufzeichnungspflicht. Separate Buchführungsprogramme sind also nicht notwendig.
  

• KassenSichV:
  Unternehmen, die Kassen in Geschäftsbetrieb einsetzen, unterliegen zudem der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (kurz Kassensicherungsverordnung oder KassenSichV). Die KassenSichV ist eine Erweiterung der GoBD. Sie regelt den Einsatz von elektronischen bzw. computergestützten Kassensysteme und Registrierkassen. Die KassenSichV verpflichtet zur Herausgabe eines gedruckten oder digitalen Kundenbelegs als Transaktionsnachweis. Geregelt ist ebenfalls, welche Felder, z. B. Datum und Transaktionsnummer, der Beleg aufweisen muss. Außerdem muss die Kassensoftware, das Kassensystem oder die Registrierkasse beim Finanzamt gemeldet werden. Nicht zuletzt beschreibt die KassenSichV, welche Anforderungen die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zwingend erfüllen muss (siehe nächster Abschnitt). Von der KassenSichV ausgenommen sind offene Ladekassen, die allerdings in der Praxis nur noch vereinzelt vorzufinden sind.
  

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE):
  Die KassenSichV erfordert seit dem 1. Januar 2023 die Verwendung der TSE bei jedem Händler oder Dienstleister, der im Geschäftsbetrieb eine Kassenlösung einsetzt. Die TSE dient in Kassensoftware bzw. Kassensystemen und elektronischen Registrierkassen zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassentransaktionen. Die durch die TSE aufgezeichneten Daten dürfen nicht nachträglich manipulierbar sein. Prüfung und Zertifizierung der TSE übernimmt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Irgendwie aufzeichnen reicht also nicht, die eingesetzte TSE-Lösung muss über das offizielle BSI-Zertifikat verfügen. Die TSE-Daten müssen zudem per digitaler Schnittstelle direkt ans Finanzamt übertragbar sein. Die Datenübertragung ist nicht regelmäßig erforderlich, sondern nur auf Anfrage des Finanzamts. Eine TSE kann eine lokal installierte Hardware-Komponente oder eine reine Software-Komponente sein. Die Software-Lösung ist in der Regel bei Cloud-basierten Kassenprogrammen zu finden. Als Hardware-Komponente ist die TSE ein Speichermedium, das jede Kassentransaktionen individuell aufzeichnet. Üblich sind USB-Stick oder SD-Speicherkarte, was bei Erreichen der maximalen Speicherkapazität den regelmäßigen Austausch erfordert. Bei Cloud-Lösungen ist darauf zu achten, dass im Fall des WLAN-Ausfalls trotzdem weiter kassiert werden kann. Ein gutes Cloud-basiertes TSE verfügt für diesen Fall über eine Puffer-Funktion.