Kartenterminal

mieten oder kaufen?

Gesamtkosten vergleichen

Entscheidend sind nicht nur Kaufpreis oder Miete. Auch Transaktionsgebühren fallen je nach Zahlungsart und Anbieter unterschiedlich aus. In die Rechnung gehören Einrichtung, monatliche Fixkosten, Entgelt je Transaktion, Mindestgebühren, SIM-Karte, Kassenanbindung und Zusatzleistungen.

Technik und Vertrag zusammen denken

Händler benötigen ein freigeschaltetes Terminal oder ein kompatibles Smartphone, einen Akzeptanzvertrag, ein Auszahlungskonto sowie eine passende Datenverbindung, etwa per Bluetooth zum Smartphone oder über eine Internetverbindung mittels LAN-Kabel oder WLAN-Netzwerk. Eine Kassenanbindung ist hilfreich, aber nicht für jedes Geschäftsmodell zwingend.

Kauf oder Miete hängt von der Nutzung ab

Der Kauf eines Terminals kann bei einfachen Anforderungen und wenigen Zahlungen passen. Eine Flatrate für ein im Vertrag inkludiertes Mietgerät bietet häufig planbare Kosten, Wartung, Updates und Austauschservice. Eine pauschal beste Lösung gibt es nicht, zumal viele Mietmodelle mit einer Mindestlaufzeit für die Gerätenutzung verbunden sind.

Um bargeldlos kassieren zu können, brauchen Händler neben dem Kartenlesegerät (umgangssprachlich oft immer noch als EC-Terminal bekannt) drei weitere Bausteine: einen passenden Akzeptanzvertrag mit einem Zahlungsdienstleister für die gewünschten Zahlungsarten, ein Konto für die Auszahlung und eine stabile Internetverbindung.

Ein Kartenlesegerät gibt es in verschiedenen Ausführungen: als stationäres Terminal mit LAN- und Stromanschluss, als mobiles Gerät mit WLAN oder Mobilfunk (meist mit 4G-Verbindung) und Ladestation oder als kompatibles NFC-Smartphone (Near Field Communication) in Verbindung mit einer SoftPOS-App.

Der Akzeptanzvertrag bestimmt, welche Zahlungsarten freigeschaltet sind und welche Gebühren anfallen. Für viele Betriebe sind girocard (die frühere EC-Karte) und weitere Debit- und Kreditkarten wie die von Visa oder Mastercard relevant. Damit die Kunden mit mobilen Zahlungsarten wie Apple Pay und Google Pay bezahlen können, sollte das Terminal unbedingt kontaktloses Bezahlen unterstützen. Das tun heutzutage schon die meisten Geräte.

Für den Alltag sollten Händler außerdem klären, ob Beträge manuell am Terminal eingegeben oder automatisch aus dem Kassensystem übertragen werden. Der Bezahlvorgang umfasst dann die Betragseingabe, das Lesen der Karte und die Autorisierung, etwa per PIN-Eingabe oder Unterschrift. Der Beleg über die erfolgte Transaktion kann dem Kunden anschließend in Papierform oder digital ausgehändigt werden. Schnittstellen zu zahlreichen Kassensystemen – beispielsweise ZVT oder OPI – machen den Bezahlvorgang für Kunde und Personal deutlich schneller und komfortabler, reduzieren Eingabefehler und erleichtern die Buchhaltung sowie interne Abläufe.

Ein einfacher, mit Smartphone oder Tablet gekoppelter Kartenleser ist am Markt derzeit schon ab 30 Euro erhältlich. Die Funktionen dieser Geräte sind allerdings eingeschränkt und oft auf das reine Kassieren reduziert. Eigenständige Geräte mit Display, eigener Datenverbindung und teilweise integriertem Drucker sowie der Möglichkeit, attraktive Zusatzfunktionen anbieten zu können, liegen bei aktuellen Kaufangeboten ungefähr zwischen 170 und 200 Euro.

Die Kosten für Kartenzahlung setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Die Transaktionsgebühren decken vor allem den technisch komplexen Aufwand ab, den eine Zahlung verursacht. In einigen Tarifmodellen zahlen Unternehmen eine monatliche Grundgebühr und kommen dadurch in den Genuss niedrigerer Kosten für die einzelne Transaktion. Das kann sich ab einem bestimmten Umsatzvolumen lohnen, das bargeldlos getätigt wird. Das Kartenzahlungsgerät selbst ist bei vielen Zahlungsdienstleistern in diesen Tarifmodellen bereits standardmäßig enthalten. Einmalige Anschaffungskosten entfallen daher in der Regel.

Beim Kauf fällt der Gerätepreis sofort an, dafür gehört die Hardware dem Unternehmen. Ein Akzeptanzvertrag und Gebühren pro Zahlung bleiben trotzdem erforderlich. Im Unterschied zu Kaufgeräten bleiben Mietgeräte Eigentum des Zahlungsanbieters. Dafür übernimmt dieser oft auch die Services, die für den reibungslosen Betrieb des Terminals erforderlich sind. Ein günstiges Kaufgerät kann für wenige Zahlungen oder einen mobilen Nebeneinsatz wirtschaftlich sein, wenn die variablen Gebühren zum Umsatz passen. Im Falle sinkender oder steigender Transaktionszahlen sollte diese Rechnung aber neu geprüft werden.

Bei der Miete verteilen sich die Hardwarekosten über die Vertragslaufzeit oder sind in einem Paket enthalten. Häufig besteht dabei eine Vertragsbindung, während der Kauf mehr Unabhängigkeit bei Anbieterwechseln bieten kann. Wartung, Sicherheitsupdates und Gerätetausch sind häufig eingeschlossen. Dafür entstehen Bindung, Kündigungsfristen und gegebenenfalls Rückgabepflichten.

Der passende Vertrag ergibt sich aus dem erwarteten oder tatsächlichen monatlichen Kartenumsatz, der Zahl der Transaktionen, der durchschnittlichen Bonhöhe, dem Kartenmix und dem gewünschten Einsatzort des Terminals. Entscheidend sind zudem die Konditionen pro Transaktion und die Auswahl der akzeptierten Zahlungsarten.

PAYONE etwa bietet vielfältige Tarifmodelle, mit denen große und kleine Unternehmen ihren individuellen Payment-Bedarf zu passenden und günstigen Konditionen abbilden können.

Im Tarif All Time Flex lassen sich bargeldlose Zahlungen zu vergleichsweise geringen Gebühren akzeptieren, ohne dafür einen langfristigen Vertrag abschließen zu müssen. Zusätzlich ist die Akzeptanz der gängigen Kreditkarten von Visa und Mastercard sowie deren jeweiligen Debitverfahren (V-Pay und Maestro) in diesem Tarif enthalten. PAYONE bietet hier im Unterschied zu den meisten anderen Anbietern ein breites Spektrum an Möglichkeiten, während andere teils stärker auf Vertragsbindung oder abweichende Gebührenmodelle setzen.

Warum All Time Flex:
Auch wenn nur wenige Kunden mit Karte zahlen, lohnt sich dank der niedrigen monatlichen Grundgebühr das Kartenzahlungsangebot.

Wer profitiert von All Time Flex:
Unternehmen und Dienstleister mit wenigen Kartenzahlungen und dafür höheren individuellen Bons. Beispiele: Boutique, Physiotherapeut oder Arztpraxis.

All Card Flat ist ein Rundum-sorglos-Paket, das alle gängigen Zahlungsmethoden abdeckt. Das Besondere an diesem Tarif: Händler zahlen – abhängig vom Transaktionsvolumen ihrer bargeldlosen Zahlungen – einen festen monatlichen Preis. Das sorgt für maximale Planungssicherheit, da beim Vertragsabschluss ein passendes Volumenpaket gewählt wird. Diese Pakete sind auf die Anforderungen unterschiedlichster Unternehmen jeder Größe zugeschnitten und können während der Laufzeit flexibel angepasst werden.

Warum All Card Flat:
Bei vielen Transaktionen mit jeweils kleiner Gewinnspanne und kleinen Bongrößen sollten keine Kosten pro Transaktion für den einzelnen Bezahlvorgang entstehen.

Wer profitiert von All Card Flat:
Händler mit vielen Einzeltransaktionen mit geringen Beträgen: Beispiele: Kiosk, Bäckerei, Eisdiele.

Das Kartenterminal ist in beiden Tarifen bereits fester Bestandteil und verursacht daher keine separaten Anschaffungskosten.

Für alle, die sich in diesen beiden Tarifen noch nicht wiederfinden, bietet PAYONE einige weitere Alternativen. So können Händler im Modell PAYONE Classic ihr Payment aus verschiedenen Komponenten individuell zusammenstellen. Zusätzlich bietet PAYONE im Modell Classic die Flexibilität, ein bereits vorhandenes Zahlungsterminal eines Drittanbieters unkompliziert um weitere Zahlungsarten zu ergänzen – beispielsweise um die Akzeptanz von Kreditkarten.

Tap on Mobile ist die ideale Lösung für Kleinunternehmer und Gewerbetreibende, die einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die Welt des bargeldlosen Bezahlens suchen. Zahlungen werden hier über die gleichnamige App abgewickelt, die für alle gängigen Smartphones zur Verfügung steht. Ohne monatliche Grundgebühr, ohne zusätzliche Hardware und mit einer günstigen Transaktionsgebühr für girocard-Zahlungen macht Tap on Mobile aus fast jedem Handy ein Kartenlesegerät.

Wer sich nicht sicher ist, welches der genannten Tarifmodelle für sein Geschäft das passende Modell ist, kann sich mit dem PAYONE Tarifrechner orientieren. Der Tarifrechner vergleicht die Modelle auf Basis von Kartenumsatz, durchschnittlichem Bon und Gerätetyp und bietet so einen schnellen Überblick über Modelle und Kostenlogiken.

Ob stationäre oder mobile Varianten die passende Wahl sind, hängt vor allem vom geplanten Einsatzort des Geräts ab. An einer festen Kasse ist ein stationäres Terminal mit LAN-Verbindung sinnvoll. Im Restaurant oder auf größeren Verkaufsflächen erleichtert ein mobiles Gerät mit WLAN oder Mobilfunk das Bezahlen direkt am Tisch oder bei der Kundschaft. SoftPOS-Lösungen eignen sich für mobile Dienstleistungen, Pop-ups oder als zusätzliche Bezahlmöglichkeit an unterschiedlichen Verkaufsstellen.

Da sich das kontaktlose Bezahlen zunehmend zum Standard entwickelt, gehört NFC heute zur Grundausstattung, ist aber nicht das einzige Kriterium. Händler sollten außerdem Akkulaufzeit, Mobilfunkempfang für wechselnde Einsatzorte, Display und Tasten, Drucker, Belegworkflow, unterstützte Zahlungsarten, mögliche und benötigte Kassenanbindung und Austauschservice prüfen. Manche mobilen Geräte werden per Bluetooth gekoppelt, andere arbeiten als eigenständiges Gerät.

Ob Kauf oder Miete günstiger ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Den besten Weg bestimmen immer Nutzung, Konditionen und Vertragsbindung. Für wenige oder unregelmäßige Zahlungen können ein Kaufgerät, SoftPOS oder ein Tarif ohne monatliche Grundgebühr passen, wobei mobile EC-Kartenterminal-Lösungen und Terminals mit einem festen Standort je nach Geschäftsmodell unterschiedlich geeignet sind. Bei regelmäßigem Umsatz sind Miet- und Flatrate-Modelle oft günstiger und kosteneffizienter. Meist umfasst die Miete auch Serviceleistungen, die Ausfallzeiten begrenzen und somit eine möglichst hohe Verfügbarkeit bieten. Händler sollten zudem zwischen verschiedenen Anbietern und Gerätemodellen abwägen und nicht nur die reinen Terminalkosten betrachten. Viel wichtiger sind die Gesamtkosten für das bargeldlose Bezahlen, inklusive Transaktionsgebühren und Zusatzleistungen.