Rechnungsnummer Kassenbon

Rechnungsnummer Kassenbon Klarheit bei Ihren Transaktionen

"Rechnungsnummer", "Bon-Nummer", "Belegnummer", "Quittung", "Rechnung", "Bon", "Kassenbeleg" oder "Kundennummer": Diese Bezeichnungen und Nummern begegnen einem häufig beim Kauf von Waren und Dienstleistungen. Einige der Begriffe ähneln sich - und meinen zum Teil doch sehr unterschiedliche Dinge. Was gelegentlich zu Missverständnissen führt. Dieser Artikel erläutert deshalb diese Begrifflichkeiten rund um das Thema Abrechnung und Bezahlung.

Ein Beispiel für ein Missverständnis: Im Zusammenhang mit dem Begriff Kassenbon suchen Kunden im Internet häufig den Begriff "Rechnungsnummer" - meist im Zusammenhang mit einem Umtausch oder einer Reklamation. Die Rechnungsnummer soll ermöglichen, einen Kauf eindeutig zuzuordnen oder nachzuweisen, um bspw. eine Rückerstattung oder eine Garantieleistung an der Kasse zu ermöglichen.

Jedoch gilt: Ein Kassenbon ist keine Rechnung. Denn der Beleg erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine vollständige Rechnung - und enthält entsprechend keine Rechnungsnummer.

Welche weiteren Bezeichnungen für die Transaktionsnummer geläufig sind, welche weiteren Angaben auf Kassenbons stehen müssen und wann ein Kassenbon aus steuerlichen Gründen nicht mehr ausreicht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wann wird eine Rechnungsnummer erteilt?

Eine Rechnungsnummer wird allgemein nur auf einer "echten" Rechnung ausgewiesen. Eine solche Rechnung ist erforderlich, wenn der Rechnungsbetrag EUR 250 (inkl. Mehrwertsteuer) übersteigt. Denn gemäß der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung kann sie nur dann steuerlich anerkannt bzw. "abgesetzt" werden.

Die Rechnungsnummer ist immer eindeutig einer einzigen Transaktion zuzuordnen. Die Form der Rechnungsnummer ist für Unternehmen frei wählbar, sofern sie das Kriterium der eindeutigen Zuordnungsbarkeit erfüllt. Für Beträge bis EUR 250 inkl. MwSt. kennt das Steuerrecht die sogenannte "Kleinbetragsrechnung". Als solche gilt der Kassenbon bzw. Kassenzettel. Die Kleinbetragsrechnung - und damit der Kassenbon - kennt keine Rechnungsnummer.

Das Steuerrecht fordert folgende Pflichtangaben auf Rechnungen, die EUR 250 inkl. MwSt. übersteigt:

  • Vollständige Kontaktdaten von Leistungserbringer (Rechnungsaussteller) und -empfänger (Kunden)
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungserbringers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Angaben zur erbrachten Leistung (Art und Umfang der Produkte oder der Dienstleistung)
  • Datum der Leistungserbringung
  • Nettosumme
  • Mehrwertsteuervermerk (Steuersatz für die erbrachte Leistung)

Die Kleinbetragsrechnung weist nur folgende Pflichtfelder auf:

  • Vollständige Kontaktdaten des Leistungserbringers
  • Ausstellungsdatum
  • Angaben zur erbrachten Leistung (Art und Umfang der Produkte oder der Dienstleistung)
  • Nettosumme
  • Mehrwertsteuervermerk (Steuersatz für die erbrachte Leistung)

Für die steuerliche Anerkennung ist also die Grenze von EUR 250 inkl. MwSt. relevant: Bis zu dieser Summe langt der Kassenbon ohne Rechnungsnummer, darüber hinaus sollte eine vollständige Rechnung mit Rechnungsnummer ausgestellt werden, damit ein Kunde die Rechnung steuerlich geltend machen kann.

Sind Transaktionsnummer und Rechnungsnummer das Gleiche?

Die Transaktionsnummer ist nicht mit den Rechnungsnummern gleichzusetzen. Zur Erinnerung: Die Rechnungsnummer ist nur auf einer echten Rechnung vorgeschrieben, auf einem Kassenbeleg jedoch nicht. Dafür muss jeder Kassenbeleg zwingend eine Transaktionsnummer aufweisen. Diese Pflicht ergibt sich aus der Kassensicherungsverordnung, umgangssprachlich auch "Kassengesetz" genannt.

Die Transaktionsnummer wird häufig auch als Kassenbonnummer, Kassenbelegnummer, Belegnummer oder Bonnummer bezeichnet. Oder auch als Rechnungsnummern - was fachlich falsch ist.

Welche weiteren Nummern und Angaben muss ein Kassenbeleg enthalten?

Der erste Abschnitt nennt die Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung. Diese sind auch auf einem Bon auszuweisen. Darüber hinaus fordert der Gesetzgeber mit §6 des Kassengesetzes weitere Daten, die auf dem Kassenbeleg stehen müssen:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungserbringers.
  • Datum der Belegerstellung und Uhrzeit
  • Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und -ende (bspw. in der Gastronomie Beginn und Ende der Bewirtung; bei einem Warenverkauf im Einzelhandel ist diese Angabe weniger sinnvoll, muss aber trotzdem vorhanden sein)
  • Umfang und Art der Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Produkte oder der gewählten Ware
  • Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf
  • Transaktionsnummer sowie Seriennummer (und andere Zahlenreihen) des elektronischen Aufzeichnungssystems (d.h. Registrierkasse oder Kassensystem) oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE)

Welche Aufgabe erfüllt die Belegnummer auf dem Kassenbon?

Die Belegnummer - und damit ist die Transaktionsnummer gemeint - ermöglicht es, den Kassenbon eindeutig einer Leistung und damit einer Zahlung zuzuordnen. Die Transaktionsnummer ist also in den allermeisten Fällen gesucht, wenn ein Unternehmen (bspw. für eine Reklamation) nach einer Rechnungsnummer fragt.

Wo steht die Transaktions- bzw. Belegnummer auf dem Kassenbon?

Das Kassengesetzt schreibt nicht vor, an welcher Position die Transaktionsnummer auf dem Kassenbon auszuweisen ist. Manch elektronische Registrierkassen und digitale Kassensysteme erlauben, den Aufbau eines Kassenbelegs individuell zu konfigurieren. Entsprechend findet sich die Transaktionsnummer in der Praxis an vielen verschiedenen Positionen auf dem Kassenbon. Zudem wählen Unternehmen unterschiedliche Kennzeichnungen wie "TRX-Nummer", "CashCode" oder "Beleg-Nummer". Es ist also nicht immer ganz einfach, die Transaktionsnummer zu identifizieren.

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