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Kassenbon und Kassenbon-Pflicht
Alles was Sie wissen sollten
Rund um den Kassenbon existieren eine ganze Reihe gesetzlicher Regelungen und Pflichten seitens des Bundesfinanzministeriums. Ziel dieser Regelungen ist eine möglichst lückenlose Dokumentation aller Zahlungstransaktionen, um eine "Steuervermeidung" durch Unternehmer wie Einzelhändler, Gastronomen und anderen Dienstleistern möglichst auszuschließen. Doch auch für den Beleg-Empfänger sind die Angaben auf dem Kassenbon relevant: Wenn der Kassenbon 250 € (inkl. MwSt.) übersteigt, benötigen Ihre Kunden zusätzliche Angaben, wenn sie Ausgaben und gezahlte Mehrwertsteuer steuerlich geltend machen möchten (z.B. mit einem Bewirtungsbeleg).
Ist die Ausgabe eines Kassenbons verpflichtend?
Jeder, der eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem einsetzt, muss zwingend einen Kassenbeleg ausstellen. Der Bon (auch Kassenzettel und - fälschlich - Quittung bezeichnet) ist dem Kunden oder Gast im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung zu stellen, d.h. direkt bei der Bezahlung. Die Ausgabepflicht ist geregelt im §146a Abs 2 Abgabenordnung (AO). §146 schreibt übrigens auch den Einsatz der TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) vor.
Der genannte §146a Abs 2 AO kennt allerdings eine Ausnahme: "Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden". Ob diese Ausnahme für Sie in Frage kommt, ist mit der zuständigen Finanzbehörde zu klären.
Außerdem gilt: Wer mit einer sogenannten offenen Ladenkasse arbeitet, ist von dieser Ausgabepflicht ebenfalls ausgenommen. Übrigens: Kunden sind nicht verpflichtet, den Kassenbon mitzunehmen und/oder aufzubewahren. Daraus darf nicht geschlossen werden, dass der Kassenbeleg optional zu erstellen ist. Auch wenn der Kunde den Beleg ablehnt, muss dieser immer erstellt werden. D.h. allerdings nicht, dass er zwingend zu drucken ist (mehr dazu im entsprechenden Abschnitt weiter unten).
Welche Angaben müssen auf dem Kassenbon stehen?
Wer eine regelkonforme elektronische Registrierkasse oder ein regelkonformes digitales Kassensystem mit TSE einsetzt, kann davon ausgehen, dass der im System vorgesehene Kassenbeleg alle Pflichtangaben ausweist, sofern Kassensystem oder Registrierkasse vollständig eingerichtet sind.
Welche Angaben der Kassenbeleg enthalten muss, regelt § 6 der Kassensicherungsverordnung:
Muss der Kassenbon auf Papier gedruckt sein oder ist ein rein elektronischer Beleg erlaubt?
Das Bundesministerium der Finanzen hat die Belegausgabepflicht technologieneutral gestaltet, u.a., um eine ungewollte "Papierflut" einzudämmen. Der Kassenzettel muss also nicht zwingend auf Papier gedruckt sein.
§6 KassenSichV bestimmt nur, dass die Pflichtangaben des Kassenbons von jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein müssen oder über einen QR-Code ausgelesen werden können. Statt QR-Code ist ebenfalls zulässig, den Beleg per E-Mail zu versenden oder auf anderem Weg elektronisch in einem Standardformat (JPG, PNG oder PDF) bereitzustellen (bspw. Download-Link, NFC oder im Kundenkonto). Das Standardformat ist Pflicht, damit der Kunde den Beleg mit einer kostenfreien Standardsoftware empfangen und ansehen kann.
Übrigens: Moderne Kassen wie PAYONEs Dasher, Comet und Donner bieten standardmäßig mehrere elektronische Bereitstellungswege. Wichtig ist: Der Kunde muss der elektronischen Bereitstellung zustimmen. Es reicht nicht aus, den Kassenbon nur am Display sichtbar zu machen.
Gilt ein Kassenbeleg auch als Quittung oder Rechnung?
Buchungen (wie z.B. eine Kassenbestandsänderung) dürfen nur durch Belege ausgelöst werden (Belegprinzip). Ein Kassen-Beleg ist für Kassenbestandsänderungen beim Händler oder Dienstleister also zwingend erforderlich. Darüber hinaus dokumentiert der Kassenbon eine Ausgabe des Kunden gegenüber den Steuerbehörden. Der Kassenbon gilt nicht als Quittung, die im Rahmen eines Zahlungsvorgangs den Erhalt einer Zahlung bestätigt.
Eine "echte" Quittung unterliegt dem Schriftformgebot (§ 368 Satz 1 u. §126 Abs. 1 BGB) und erfordert u.a. eine handschriftliche Unterschrift. Durch die Einführung der Kassenbon-Pflicht ist der Unterschied zwischen Kassenbon und Quittung für Beträge bis EUR 250 in der Praxis allerdings nicht von Bedeutung, wenn der Kunde eine Ausgabe steuerlich geltend machen möchte. Ein Kassenbon bis EUR 250 (inkl. MwSt.) gilt als Kleinbetragsrechnung (nicht als Bewirtungsbeleg oder Rechnung, siehe dazu unten). Das bedeutet, dass die Pflichtangaben des Kassenbelegs ausreichen, falls der Kunde die Ausgabe steuerlich geltend machen möchte.
Das ändert sich, wenn der Zahlungsbetrag EUR 250 (inkl. MwSt.) übersteigt. Um eine solche Ausgabe steuerlich geltend machen zu können, benötigen Kunden eine vollständige Rechnung. Diese muss zusätzlich zu den auf einem Kassenzettel geforderten Angaben auch den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kunden oder Gastes enthalten. Eine Rechnung kann übrigens als Quittung dienen, wenn eine Formulierung wie "Betrag erhalten" mit Datum und Unterschrift des Zahlungsempfängers die erfolgte Zahlung bestätigt.
Gastronomen müssen darüber hinaus Bewirtungsbelege ausstellen können, falls Gäste ein Geschäftsessen steuerlich geltend machen möchten. Das erfordert als zusätzliche Angabe die Namen der bewirteten Personen (die der Gast allerdings selbst eintragen muss). Handschriftlich erstellte Bewirtungsbelege werden vom Finanzamt übrigens nicht akzeptiert für Gastronomen de facto ausschließt). Gastro-Kassen und -Kassensysteme wie PAYONE Dasher bieten die Ausgabe eines regelkonformen Bewirtungsbelegs als Standard-Option und erleichtern und beschleunigen diesen Vorgang somit deutlich.
Moderne Kassensysteme
In modernen Kassensystemen sind Kundendaten hinterlegbar, sodass Rechnung und Bewirtungsbelege ähnlich schnell wie ein Kassenbon erstellt werden können. Darüber hinaus bietet bspw. das Kassensystem Dasher die Ausgabe eines regelkonformen Bewirtungsbelegs als Standard-Option und erleichtert und beschleunigt diesen Vorgang somit deutlich.
Wie lang ist die Aufbewahrungsfrist für Kassenbelege?
Gesetzlich sind Kassenbon ausstellende Unternehmen nicht generell dazu verpflichtet, einzelne Kassenbons aufzubewahren, sofern eine vollständige (Papier-) Journalrolle oder ein vollständiger Tagesendsummen-Bon ausgedruckt wird. Andernfalls sind Kassenbon-Duplikate 10 Jahre aufzuheben. Dabei ist zu beachten, dass auf Thermopapier gedruckte Kassenzettel und Kassenberichte in der Regel nach zwei bis drei Jahren verblassen - also vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Theoretisch müssten Belege deshalb dauerhaften haltbar kopiert werden.
Erheblich einfacher als Ausdrucken (und ggf. Kopieren) ist die ebenfalls zulässige elektronische Speicherung der Kassendaten. Das geht am besten mit einem für diesen Zweck geeigneten Kassensystem - wie z.B. PAYONEs Dasher, Comet oder Donner.
Sie haben noch Fragen?
Eine umfangreiche Quelle zur Beantwortung weiterer Fragen rund um die Kassensicherungsverordnung ist diese Seite des Bundesministeriums für Finanzen:
Gerne beraten wir Sie aber auch persönlich, falls Sie eine Kassenlösung suchen, die alle Anforderungen der Kassenbon-Pflicht erfüllt.
Sprechen Sie uns gerne an