Kassenbon und Kassenbonpflicht

Ob Bäckerei, Modegeschäft oder Restaurant: Am Ende eines Einkaufs steht fast immer ein kleines Stück Papier – oder inzwischen auch ein QR-Code zum Scannen. Der Kassenbon gehört an der Ladentheke oder am Restauranttisch zum Alltag, wird aber oft erst dann wirklich relevant, wenn das Finanzamt nachfragt oder das Kassensystem umgestellt werden muss.

Spätestens seit der Einführung der Pflicht zur Belegausgabe fragen sich viele Unternehmer immer wieder, was genau auf dem Kassenbon stehen muss, ob es wirklich Papier sein muss und welche Rolle moderne Kassensysteme beim Thema Kassenzettel spielen. Dieser Artikel fasst zusammen, was Unternehmen in Deutschland rund um die Bonpflicht wissen müssen.

• Unternehmer mit elektronischen Kassensystemen müssen bei jedem Geschäftsvorfall einen Kassenbon ausstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen. Diese Belegausgabepflicht gilt unabhängig von Branche oder Umsatzhöhe und dient dazu, Manipulationen an der Kasse und Steuerbetrug zu verhindern.

• Ein rechtsgültiger Kassenbon muss neben grundlegenden Angaben wie Unternehmensname, Datum, Uhrzeit, Warenart und Bruttobeträgen auch TSE-relevante Informationen enthalten. Diese erweiterten Angaben ermöglichen dem Finanzamt eine eindeutige Nachvollziehbarkeit aller Umsätze.

• Die Belegausgabepflicht schreibt keinen Papierbon vor, sondern erlaubt auch digitale Kassenbelege per E-Mail, QR-Code oder Wallet-Lösung, sofern der Kunde dem zustimmt. Digitale Bons reduzieren Papierverbrauch und Kosten, vermeiden gesundheitlich bedenkliche Stoffe im Thermopapier und bieten Kunden den Vorteil, dass Belege nicht verloren gehen.

Der Kassenbon, auch Kassenzettel, Kassenbeleg, Bon oder Beleg genannt, dokumentiert einen Geschäftsvorfall zwischen Unternehmer und Kunde. Er enthält Angaben über den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, den entrichteten Betrag sowie Datum und Uhrzeit des Vorgangs. Für Kunden ist der Kassenbon ein Nachweis über den Einkauf, etwa für Reklamationen oder Garantieansprüche. Für Unternehmen hat er eine deutlich größere Bedeutung: Er ist Teil der steuerlichen Dokumentation und dient dem Finanzamt als Grundlage zur Prüfung von Umsatz und Umsatzsteuer.

Auch wenn es im alltäglichen Sprachgebrauch eine Reihe von Synonymen für das kleine Stück Papier gibt - rechtlich ist der Begriff Kassenbeleg maßgeblich. Unabhängig vom Format – ob auf Papier oder digital – erfüllt der Beleg eine zentrale Funktion im Rahmen der Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Jeder Verkaufsvorgang im Laden, Restaurant oder Café muss korrekt erfasst werden, unabhängig davon, ob bar oder per Karte bezahlt wird.

In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2020 die sogenannte Bonpflicht, offiziell Belegausgabepflicht. Geregelt ist sie in § 146a Absatz 2 Abgabenordnung (AO). Demnach sind Unternehmer verpflichtet, ihren Kunden bei jedem Geschäftsvorfall einen Kassenbon auszuhändigen. Diese Pflicht gilt für alle Händler, Gastronomen oder Dienstleister, die ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse mit TSE verwenden, unabhängig von Branche oder Umsatzhöhe. Kleinere Unternehmen, die eine offene Ladenkasse oder Ladenkasse ohne elektronisches Kassensystem einsetzen, unterliegen aktuell nicht der Belegausgabepflicht, sind aber an andere strenge Vorgaben gebunden. Ziel der Regelung ist es, Manipulationen an der Kasse zu verhindern und Steuerbetrug zu erschweren. Kunden müssen den Bon nicht aktiv annehmen, Unternehmer müssen ihn aber zur Verfügung stellen.

Im internationalen Vergleich ist die Regelung kein Sonderfall. Auch in Österreich existieren ähnliche Vorschriften zur Belegerteilung. Der deutsche Gesetzgeber folgt damit einer europäischen Entwicklung hin zu mehr Transparenz im Zahlungsverkehr.

Ein Kassenbon muss bestimmte Angaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Dazu zählen unter anderem der Name des Unternehmens, der Standort der Kasse, das Datum und die Uhrzeit des Vorgangs, eine fortlaufende Transaktionsnummer, die Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen sowie der Bruttobetrag und die enthaltene Umsatzsteuer. Auch der Umsatzsteuersatz muss korrekt ausgewiesen sein.

Seit Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, müssen zusätzlich TSE-relevante Infos auf dem Kassenbeleg stehen. Dazu gehören die Seriennummer der TSE und der Prüfwert. Diese Angaben ermöglichen dem Finanzamt, Umsätze eindeutig nachzuvollziehen. In der Praxis können diese erweiterten Belegdaten auch komprimiert in einem QR‑Code dargestellt werden, sofern das die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erfüllt. Bei einer Lieferung oder einem Außer-Haus-Verkauf in der Gastronomie gelten dieselben Vorgaben wie im Laden.

Die Belegausgabepflicht schreibt nicht vor, dass der Kassenbon zwingend auf Papier gedruckt werden muss. Ein digitaler Kassenbeleg ist zulässig, sofern der Kunde dem Erhalt zustimmt. In der Praxis geschieht dies häufig per E-Mail, über einen QR-Code oder über eine Wallet-Lösung. Der digitale Bon muss inhaltlich denselben Anforderungen entsprechen wie ein gedruckter Kassenzettel.

Gerade vor dem Hintergrund von Papierverbrauch, Müll und Nachhaltigkeit gewinnt der digitale Kassenbon an Bedeutung. Klassisches Thermopapier, auf dem der Beleg meist gedruckt wird, enthält häufig Bisphenol A oder Bisphenol S. Das sind Stoffe, die gesundheitlich umstritten sind und nicht ins Altpapier gehören und damit auch nicht recycelt werden können. Weniger Papierbons bedeuten daher nicht nur geringere Ausgaben, sondern auch einen positiven Effekt für Verbraucher und Umwelt.

Für Unternehmen bietet der digitale Kassenbon eine sinnvolle Alternative, ohne die gesetzlichen Pflichten zu vernachlässigen. Wichtig ist, dass der Beleg dem Kunden tatsächlich zur Verfügung gestellt wird und nicht nur theoretisch abrufbar ist. Das Format spielt dabei keine Rolle, solange Inhalt und Nachweis gewährleistet sind.

Die bei PAYONE erhältlichen Kassensysteme beispielsweise bieten vielfältige Möglichkeiten, die Bonpflicht zu erfüllen - entweder per integriertem oder optionalem Bondrucker, der die Quittung noch klassisch auf Papier ausgibt, oder mittels digitaler Belegausgabe, etwa zum Scannen oder durch den Erhalt einer E-Mail.

Ob Unternehmen der Kassenbonpflicht mit Papier oder digitalen Varianten wie etwa QR-Code nachkommen, hängt letztendlich von den eigenen Vorlieben, den Kundenpräferenzen und der vorhandenen technischen Ausstattung am Kassenplatz ab. Wir haben die wesentlichen Vorteile der jeweiligen Lösungen in einer Übersicht zusammengefasst:

In der Gastronomie gelten grundsätzlich dieselben gesetzlichen Vorgaben wie im Einzelhandel. Dennoch gibt es branchenspezifische Besonderheiten. So müssen Speisen und Getränke korrekt unterschieden werden, insbesondere im Hinblick auf unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Bei Außer-Haus-Verkauf, Lieferung oder Take-away gelten andere steuerliche Regelungen als beim Verzehr im Laden. Diese Unterschiede müssen auf dem Kassenbeleg dargestellt sein. Gerade bei gemischten Umsätzen ist ein modernes Kassensystem mit klaren Kategorien und Vorgaben unerlässlich, um diese Anforderungen erfüllen zu können.

Sonderfall Trinkgeld

Grundsätzlich gilt: Freiwilliges Trinkgeld, das ein Kunde zusätzlich zum Rechnungsbetrag zahlt und das direkt an das Servicepersonal weitergegeben wird, gehört nicht zum steuerpflichtigen Umsatz des Unternehmers. Deshalb muss freiwillig gezahltes Trinkgeld auch nicht über die Kasse gebucht und auf dem Kassenbon ausgewiesen werden. Wird Trinkgeld dennoch im Kassensystem erfasst, etwa aus organisatorischen Gründen bei Kartenzahlung, sollte es klar getrennt vom Umsatz ausgewiesen sein, zum Beispiel als „Trinkgeld (nicht steuerbar)“. Wichtig ist, dass das Trinkgeld nicht in den umsatzsteuerpflichtigen Betrag einfließt.

Anders liegt der Fall, wenn ein sogenanntes Serviceentgelt oder ein verpflichtender Aufschlag erhoben wird. In diesem Fall handelt es sich nicht um Trinkgeld, sondern um regulären Umsatz. Dieser Betrag ist umsatzsteuerpflichtig, muss vollständig über die Kasse laufen und auf dem Kassenbeleg ausgewiesen werden. Für Gastronomen ist diese Abgrenzung entscheidend, da eine falsche Behandlung von Trinkgeld bei Prüfungen durch das Finanzamt regelmäßig beanstandet wird.

Ein rechtssicherer Umgang mit Kassenbons beginnt mit der Wahl des passenden Kassensystems. Elektronische Registrierkassen mit TSE erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und erleichtern die Dokumentation erheblich. Alle Geschäftsvorfälle werden automatisch erfasst, gespeichert und sind bei einer Prüfung abrufbar. Das reduziert den Aufwand und minimiert das Risiko von Fehlern.

Auch die Aufbewahrung spielt eine Rolle. Kassenbelege müssen nicht einzeln archiviert werden, wohl aber die digitalen Grundaufzeichnungen. Diese dienen als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und müssen unveränderbar gespeichert sein. Eine offene Ladenkasse erfordert dagegen eine besonders sorgfältige manuelle Dokumentation, da hier keine automatische Sicherung erfolgt.

Ein praktischer Tipp für Händler und Gastronomen: Digitale Bons in Kombination mit Kartenzahlung schaffen Effizienz, sparen Papier und bieten Kunden einen echten Mehrwert. Gleichzeitig erfüllen sie alle gesetzlichen Pflichten. Ziel sollte es sein, den Kassenbon nicht als lästige Pflicht, sondern als Teil eines sauberen, transparenten Zahlungsprozesses zu verstehen. PAYONE bietet neben den Kassensystemen attraktive Bezahllösungen mit passenden Kartenlesegeräten für jede Unternehmensgröße.

Die erweiterte Meldepflicht für Kassensysteme ergänzt die bestehende Kassenbon- und TSE-Pflicht und soll dem Finanzamt einen besseren Überblick über eingesetzte Kassentechnik verschaffen. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer in Deutschland verpflichtet, elektronische Kassensysteme, Registrierkassen und die jeweils dazugehörige TSE beim Finanzamt zu melden. Anzugeben sind unter anderem Art des Kassensystems, Anzahl der eingesetzten Kassen, Seriennummern, Einsatzort im Unternehmen sowie Beginn und Ende der Nutzung. Ziel der Regelung ist es, Manipulationen an der Kasse weiter einzudämmen und Steuerbetrug vorzubeugen.

Neue Kassensysteme müssen innerhalb eines Monats elektronisch über das Elster-Portal gemeldet werden. Auch Änderungen wie der Austausch oder die Außerbetriebnahme einer Kasse sind meldepflichtig. Unternehmen mit offener Ladenkasse sind von der Meldepflicht ausgenommen, weil sie kein elektronisches Kassensystem nutzen. Sie müssen jedoch weiterhin die allgemeinen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erfüllen. Für Händler und Gastronomen bedeutet das: Kassensysteme müssen nicht nur gesetzeskonform arbeiten, sondern ihr Einsatz muss auch jederzeit sauber dokumentiert und meldefähig sein.

Der Kassenbon ist also weit mehr als ein Stück Papier. Er ist ein zentrales Element moderner Geschäftsprozesse, rechtlicher Sicherheit und vertrauensvoller Kundenbeziehungen in Deutschland.