Elektronische Kasse oder Kassensystem Die Vorteile eines All-in-One-Kassensystems
Im Geschäftsalltag von Handel, Dienstleistung und Gastronomie gilt eine elektronische Kasse als ein „Muss“. Vielfach ist dies immer noch eine einfache Registrierkasse, in den meisten Fällen sollte jedoch ein modernes All-in-One-Kassensystem zum Einsatz kommen.
Viele praxiserprobte Funktionen für Einzelhandel, Gastronomie & Dienstleistung
All-in-One-Kassensysteme ersetzen elektronische Registrierkassen zusehends. Aus einfachem Grund: Ein Komplett-Kassensystem integriert Buchhaltung, Warenwirtschaft, Personalplanung, Marketing-Möglichkeiten und mehr – und deckt somit alle innerbetrieblichen Bereiche vollständig ab.
Dienstleistung
Moderne Kassensoftware spart Ihnen Platz, Zeit und Kosten, und hilft Ihnen, die Buchhaltung blitzschnell digital zu erledigen.
Einzelhandel
Eine Kassensoftware für Händler ermöglicht ein schnelles und unkompliziertes Einkaufserlebnis mit allen wichtigen Funktionen.
Gastgewerbe
Eine Kassensoftware für die Gastronomie erleichtert Ihnen und Ihren Servicekräften die Arbeit und erspart Ihnen Stress und Laufwege.
Besteht eine gesetzliche Pflicht zum Einsatz einer elektronischen Kasse oder eines Kassensystems?
Aktuell besteht in Deutschland noch keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem einzusetzen. Ab dem 1.Januar 2027 soll die Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als €100.000 jedoch kommen. Zumindest sieht das der aktuelle Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD vor. Betriebe, die diese Umsatzschwelle nicht erreichen, können also weiterhin mit der sogenannten „offenen Ladenkasse“ arbeiten. Praxisgerecht ist die Alternative offene Ladenkasse in den meisten Fällen kaum noch einsetzbar (dazu mehr im Abschnitt „Häufige Fragen“ weiter unten).
Faktisch gilt eine Registrierkassenpflicht in der Gastronomie
Rein theoretisch gilt in der Gastronomie keine Registrierkassenpflicht. In der Praxis stimmt dies jedoch nicht, da Bewirtungsbelege steuerlich nur anerkennungsfähig sind, wenn sie maschinell erstellt wurden. Dies ergibt sich aus einer im November 1994 herausgegebenen Information des Bundesfinanzministerium (BStBl 1994 I S.855).
Warum ist ein elektronisches Kassensystem einer reinen Registrierkasse vorzuziehen?
Die Kassensysteme von Tillhub bieten Funktion und Module für die meisten Branchen und Unternehmen jeder Größenordnung.
Kassensysteme sind auch für die "Kleinen" sinnvoll
Bei großen Händlern, Dienstleistern und Gastronomien und Filialisten sind funktionsumfangreiche, elektronische Kassensysteme mit angeschlossenen Barcodescannern und Kartenterminals längst Standard. Aus ganz einfachen Grund: Die in All-in-One-Kassensystemen vorhandenen Funktionen erlauben effizientere und einfachere Abläufe als eine reine Registrierkasse. Trotz der Funktionsvielfalt schafft ein gutes Kassensystem Übersichtlichkeit und spart auf diese Weise Zeit und Aufwand - und damit Kosten. Das schnelle zur Verfügung stellen von Information (z.B., ob ein gesuchter Artikel im Lager vorrätig ist ohne vor Ort nachzuschauen) ermöglicht darüber hinaus einen besseren und schnelleren Kundenservice. Von diesen Vorteilen profitieren auch kleinere und mittelgroße Unternehmen - sowie deren Steuerberater, an die alle steuerlich relevanten Daten sauber formatiert aus dem Kassensystem heraus exportiert werden können.
Beispiel-Funktionen in Tillhub-Kassensystemen
Manuelles Ein- und Ausbuchen von Artikeln entfällt. Das Scannen der Ware spart enorm viel Zeit und verhindert Fehleingaben.
Einfache, übersichtliche und schnelle Bedienung über Touchscreen.
Manueller Übertrag von Zahlungsdaten auf Terminal entfällt - und damit eine Fehlerquelle.
Verwaltung von Marketingaktionen wie Coupons, Rabatte, Happy Hour, etc. über das System.
Individuelle Kundendaten sind im System hinterlegbar.
Termin- oder Tischplanung ins Kassensystem integriert.
Online-Shop anbindbar ans Kassensystem.
Bereitstellung von Kennzahlen wie Umsatz je Artikel oder Kategorie, Top- und Flop-Produkte, Mitarbeiterumsätze etc.
Bestandsverwaltung: Lagerbestände sind jederzeit am Bildschirm verfügbar. Bei niedrigen Beständen erfolgen automatisierte Meldungen.
Steuerung der kompletten Personalverwaltung über das Kassensystem.
Komplette Buchführung über das System mit DATEV-kompatibler Schnittstelle
Was kostet ein digitales Kassensystem?
Der Kauf eines All in One-Kassensystems ist jedoch teuer. Aber: Ein solches System lässt sich jedoch günstig monatlich mieten. Für eine vergleichsweise niedrige Gebühr zum Beispiel die Geräte von Tillhub. Das Mietmodell erlaubt also auch kleineren Händlern, Dienstleistern und Gastronomen die Anschaffung eines Kassensystems.
Stationäre Kasse inkl. TSE
ab 99 € pro Monat
Kundendisplay
Integrierter Bondrucker
Integriertes Kartenlesegerät
Tragbare Lösung
ab 99 € pro Monat
Gastro-Kasse inkl. TSE
ab 99 € pro Monat
Kundendisplay
Integrierter Bondrucker
Integriertes Kartenlesegerät
Tragbare Lösung
ab 99 € pro Monat
Tragbare Kasse inkl. TSE
ab 39 € pro Monat
Kundendisplay
Integrierter Bondrucker
Integriertes Kartenlesegerät
Tragbare Lösung
ab 39 € pro Monat
Kassensysteme schaffen darüber hinaus das Potential, an anderer Stelle im Unternehmen Kosten einzusparen. Die Kassenlösungen ersetzen separate Soft- und ggf. Hardware zur Verwaltung Ihres Betriebes (bspw. für Buchhaltung und Personalplanung). Kassenberichte (Z-Bons) und alle weiteren für den Steuerberater relevanten Daten sind aus dem System direkt per E-Mail versendbar. Auch ein Online-Shop ist direkt über das Kassensystem steuerbar - auch hier kann ein separater Rechner also entfallen. Und die bereits weiter oben erwähnten Effizienzgewinne sind zwar nicht ganz leicht zu quantifizieren, sollten aber trotzdem in die Kosten-Nutzen-Rechnung einfließen.
Welche Anforderungen müssen elektronische Kassen oder Kassensysteme erfüllen?
Elektronische Kassen und Kassensysteme unterliegen einer ganzer Reihe gesetzlicher Anforderungen.
GoB - Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Laut §238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch HGB ist jeder Händler oder Dienstleister zur Buchführung verpflichtet. Diese muss klar und übersichtlich sein: Buchungen unleserlich zu machen oder Bleistifteintragungen vorzunehmen ist unzulässig. Alle Transaktionsbuchungen müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet erfolgen. Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen und alle Buchführungsunterlagen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Das ist nicht trivial, insofern erleichtert ein Kassensystem eine korrekte Buchführung.
GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Die GoBD verpflichten Steuerpflichtige, Geschäftsvorfälle elektronisch aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungspflicht fordert in angemessener Zeit nachvollziehbare und nachprüfbare Aufzeichnungen sowie die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Eine Excel-Tabelle erfüllt die Unveränderbarkeits-Anforderung nicht, spezielle Software ist also nötig. In der Vergangenheit galten die GoBD nur für zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Heute müssen sie auch Unternehmen beachten, die nur der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen - und damit jeder Händler, Gastronomen und sonstige Dienstleister.
KassenSichV - Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr
Die Kassensicherungsverordnung erweitert die GoBD für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Jeder Händler, Dienstleister oder Gastronom, der mit elektronischer Kasse oder Kassensystem arbeitet, muss die KassenSichV zwingend beachten. Das Bundesfinanzministerium erlaubt keine Ausnahme.
TSE - Sicherheitsmodul für elektronische Registrierkassen und Kassensysteme zur lückenlosen und unveränderbaren Aufzeichnung aller Kassentransaktionen
Die Technische Sicherheitseinrichtung ist der KassenSichV definiert. Dort ist auch deren zwingender Einsatz vorgeschrieben: Seit dem 1.1.2023 ist eine elektronische Kasse ohne TSE nicht mehr erlaubt, eine vorher festgelegte Übergangs-Frist lief zum Jahresende 2022 aus . Mit der TSE aufgezeichneten Daten müssen per digitaler Schnittstelle direkt ans Finanzamt übertragen werden können (Datenübertragung ist nur auf Anfrage des Finanzamts erforderlich). Ausgenommen von KassenSichV und TSE-Pflicht ist lediglich die offene Ladenkasse.
Was bedeuten diese Anforderungen für die Praxis?
Die genannten Bestimmungen konkret umsetzen bedeutet:
Einzelaufzeichnung: Jeder Zahlungsvorgang ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.
Manipulationssicherheit: Die Kasse oder das Kassensystem ist nicht manipulierbar. Dies bestätigt das TSE-Zertifikat gegenüber den Finanzbehörden.
Registrierung der Kasse oder des Kassensystems beim Finanzamt: Jede Kasse ist innerhalb eines Monats dem Finanzamt zu melden. Sind an einem Standort mehrere Kassen aufgestellt, muss jede einzelne Kasse gemeldet sein.
Unangemeldete Kassennachschau: Prüfer sind jederzeit dazu berechtigt, unangemeldet eine Kassen-Nachschau bzw. Außenprüfung vorzunehmen. In diesem Fall sind alle Daten zu übermitteln. Für die Daten-Bereitstellung steht die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) zur Verfügung. Deren Ausgestaltung ist vom Bundeszentralamt für Steuern genau definiert.
Belegausgabepflicht: Zwingende Herausgabe eines gedruckten oder digitalen Kundenbelegs mit fest vorgeschriebenen Feldern. Dazu gehören Datum sowie Transaktionsnummer und Sicherheitselementen wie die TSE-Seriennummer und eine digitale Signatur. Der Beleg muss „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs” erstellt werden. Er kann - wenn der Kunde zustimmt - auch elektronisch übermittelt werden. Elektronische Belege sind in einem standardisierten Datenformat (z. B. JPG, PNG oder PDF) zu erstellen. Der Kunde ist allerdings nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen oder aufzubewahren.
Was sind die Merkmale einer ordnungsgemäßen Kassenführung?
Folgt Händler, Dienstleister oder Gastronom den gesetzlichen Regelwerk, ist er oder sie auf der sicheren Seite. Doch wie ist im Betriebsalltag sicherzustellen, dass die Regeln von allen Mitarbeitern eingehalten werden? Sorgfältig arbeiten ist ein Muss. Dabei unterstützen exakte Verfahrensanweisungen im Umgang mit der Kasse. Vorgänge, die von der Norm abweichen sollten schriftlich von Mitarbeitern bezeugt werden. Dazu gehören bspw.
Stornos
Umtausch gegen Barauszahlung
Barentnahmen
Verkäufe mit Verrechnung von Coupons, Gutscheinen oder Anzahlungen.
Entnommene Tagesbeträge und Bareinzahlung auf dem Bankkonto sollten übereinstimmen (nicht zwingend).
Grundsätzlich sollten alle Transaktionen bei der Prüfung durchs Finanzamt leicht nachvollziehbar sein. Ein einfach zu bedienendes Kassensystem erleichtert das deutlich.
Was sind die Folgen, wenn die Buchführung nicht ordnungsmäßig erfolgt?
Erfüllt ein Unternehmer nicht alle Regeln und dies fällt bei einer Kassenschau auf, werden Bußgelder bis zu 25.000 € auferlegt. Erfüllt die Kassenbuchführung zwar die Regeln, ist aber unvollständig, kann das Finanzamt Umsätze schätzen. U.U. sind dann Steuernachzahlungen fällig. Bei nachgewiesenem Vorsatz erfolgt die strafrechtliche Verfolgung.
Welche Bestimmungen gelten für die offene Ladenkasse und warum ist die offene Ladenkasse nur noch in Ausnahmefällen praxisgerecht?
Wie eingangs erwähnt, besteht in Deutschland noch keine keine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Kasse einzusetzen (in Österreich dagegen schon). Diese klare Aussage verführt zur Annahme, dass Händler und Dienstleister statt der elektronischen Kasse eine Geldkassette oder mechanische Registrierkasse (beide gelten als offene Ladenkasse) einsetzen können - um damit diesbezügliche Verpflichtungen wie bspw. die TSE einfach zu umgehen. Zudem gilt bei Einsatz einer offenen Ladenkasse keine Belegausgabepflicht.
Jedoch gilt zu beachten:
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind auch bei Einsatz einer offenen Ladenkasse zu erfüllen. Das erfordert u.a. die lückenlose und unveränderliche Aufzeichnung aller Kassentransaktionen - und zwar täglich in Form eines durchnummerierten Kassenberichts. Kassenbewegungen sammeln, um sie bspw. am Ende der Woche zu dokumentieren, ist nicht erlaubt. Dabei wichtig zu wissen: Die Finanzbehörden haben jederzeit das Recht, unangemeldet eine Kassenschau durchzuführen. Sollten die Aufzeichnungen nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen oder eindeutig nachvollziehbar sein, kann das empfindliche Strafen nach sich ziehen.
Zudem erlauben die GoB für alle Aufzeichnungen keinerlei technische Hilfsmittel: Sie müssen - zeitraubend - handschriftlich erfolgen. Ein- und Auszahlungen bspw. in einer Excel-Tabelle dokumentieren ist nicht regelkonform, da dies nachträgliche Änderungen ermöglicht. In der Praxis empfehlen sich deshalb elektronische Kasse und digitales Kassensystem in den allermeisten Fällen.