Kartenzahlung anbieten Ein Leitfaden für Unternehmer

Kartenzahlungen haben sich längst vom optionalen Service zu einem wichtigen Baustein für den geschäftlichen Erfolg entwickelt. Kunden erwarten heute, jederzeit bequem mit Karte, Smartphone oder Smartwatch zahlen zu können. Händler, Gastronomen oder Dienstleister, die diesen Erwartungen nicht entsprechen, riskieren Umsatz. Und das häufig sogar dauerhaft.

Allein 2024 wurde in Deutschland 13 Milliarden Mal mit Karten deutscher Zahlungsinstitute bezahlt. Über 63 % des Einzelhandelsumsatzes wurde bargeldlos abgewickelt.

Der Trend zu bargeldlosen Zahlverfahren zeigt klar: Die Nachfrage nach moderner Zahlungsakzeptanz steigt stetig, und Kartenzahlung ist längst ein alltäglicher Standard geworden.

• Kartenzahlung ist heute Standard und Umsatztreiber. Kunden erwarten, jederzeit bequem mit Karte oder Smartphone zahlen zu können, und fehlende Akzeptanz führt nachweislich zu Umsatzverlusten. Bargeldlose Zahlungen machen inzwischen einen Großteil des Handels aus und nehmen weiter zu.

• Kartenzahlung beschleunigt Abläufe, reduziert Bargeldrisiken und ermöglicht spontane Käufe. Mobile und stationäre Terminals oder SoftPOS-Lösungen sorgen dafür, dass Zahlungen überall professionell und flexibel angenommen werden können. Unternehmen profitieren von Effizienz, Sicherheit und besserem Service.

• Kartenzahlung sichert Wettbewerbsvorteile. Unternehmen sollten Girocard, Debit- und Kreditkarten sowie mobile Zahlungsarten wie Apple Pay oder Google Pay akzeptieren, um Kundenwünsche zu erfüllen. Die Einrichtung ist dank vorkonfigurierter Geräte oder App-Lösungen unkompliziert.

30 % der Kunden verlassen ein Geschäft, wenn sie nicht mit ihrem bevorzugten Zahlungsmittel bezahlen können. Kundinnen und Kunden erwarten also heute eine unkomplizierte Möglichkeit, an der Kasse direkt mit Karte, Smartphone oder Smartwatch bezahlen zu können. Wer ein Kartenlesegerät an der Kasse im Einsatz hat, erfüllt also grundlegende Bedürfnisse der Kundschaft, die auf keinen Fall ignoriert werden sollten.

Denn Kartenzahlung anbieten heißt Umsatz steigern. Wenn Kunden nicht mehr auf Bargeld angewiesen sind, steigt die Wahrscheinlichkeit von ungeplanten Spontankäufen und einem zweiten Getränk im Café oder Restaurant.

Kartenzahlungen sorgen außerdem für ein Plus an Effizienz. Bargeldloses Bezahlen am Tisch oder Point of Sale (POS) macht das Kassieren schneller und komfortabler. Das Personal kann die gewonnene Zeit für besseren Service nutzen und Kunden bleibt eine längere Wartezeit erspart.

Zahlungen per Karte erhöhen auch das Sicherheitsniveau, in dem sie den Umgang mit Bargeld erheblich reduzieren, was wiederum Risiken wie Falschgeld, Diebstahl oder Fehlbeträge verringert.

Für viele Unternehmen sind diese Vorteile ein entscheidendes Argument, Kartenzahlungen zum festen Bestandteil ihrer Betriebsabläufe zu machen.

Kartenzahlung lohnt sich überall dort, wo Kundinnen und Kunden für Produkte oder Dienstleistungen bezahlen – also direkt am Point of Sale (POS). Für viele Menschen ist es heute selbstverständlich, im Geschäft oder im Restaurant mit ihrem bevorzugten Zahlungsmittel zu bezahlen.

Besonders in der Gastronomie erwarten Gäste, direkt am Tisch kontaktlos und ohne Wartezeit zahlen zu können. Mobile Terminals unterstützen einen schnellen, reibungslosen Ablauf und verbessern den Service – nicht nur in großen Restaurants, sondern gerade auch in kleinen Cafés.

Dienstleister wie Friseurstudios, Nagelstudios, Fotografen oder Handwerksbetriebe greifen immer häufiger zu mobilen Terminals, die dank integrierter SIM-Karte überall einsatzbereit sind. Sie vermeiden damit Zahlungsabbrüche und senken das Risiko offener Rechnungen. Auf Märkten, Festivals oder Pop-up-Stores erleichtert Kartenzahlung spontane Käufe, die früher am fehlenden Bargeld scheiterten. Lieferdienste profitieren ebenfalls, weil viele Kunden an der Haustür lieber kontaktlos zahlen.

Überall dort, wo Kleinunternehmer etwas verkaufen oder eine Dienstleistung anbieten, sorgen Zahlungen mit Girocard, Kreditkarten oder Smartphone für einen professionellen Auftritt und ein deutlich kundenfreundlicheres Erlebnis.

Kartenterminals sind in verschiedenen Varianten erhältlich, die sich jeweils für bestimmte Einsatzbereiche besonders gut eignen. Stationäre Modelle bieten sich vor allem für feste Kassenzonen in Gastronomie und Einzelhandel an. Mobile Geräte, die per WLAN oder SIM-Karte kommunizieren, ermöglichen hingegen maximale Beweglichkeit – ideal für große Außengastronomie-Bereiche, Lieferdienste, Marktstände oder überall dort, wo Zahlungen flexibel unterwegs angenommen werden sollen.

Eine besonders platzsparende Option sind All-in-One-Geräte, die Kartenterminal, Drucker und Kasse in einer einzigen Einheit bündeln. Noch mehr Freiheit bieten SoftPOS-Lösungen wie Tap on Mobile von PAYONE. Hier verwandelt eine App ein Smartphone oder Tablet in ein vollwertiges Kartenterminal. Diese Lösung ist der ideale und unkomplizierte Einstieg ins bargeldlose Kassieren und besonders passend für Unternehmen, die direkt auf der Verkaufsfläche abrechnen möchten.

Zudem bieten viele Terminals optional zahlreiche zusätzliche Funktionen und Mehrwert-Services. So erlaubt etwa die Dynamic Currency Conversion (DCC) internationalen Gästen, bequem in ihrer vertrauten Heimatwährung zu bezahlen. Besonders für Gastronomiebetriebe interessant ist außerdem die integrierte Trinkgeld-Funktion, mit der Gäste Service und Küche einfach und bargeldlos honorieren können.

Und weil jede Branche und jedes Unternehmen individuelle Ansprüche an ein Kartenlesegerät stellt, bietet PAYONE seinen Kunden eine große Bandbreite an stationären und mobilen Kartenterminals. Diese reicht vom klassischen Kartenlesegerät bis hin zu Terminals mit großem Touchdisplay und einem Android-basierten Betriebsystem und speziellen Apps für umfassende Zusatzfunktionen.

Um ihren Kundinnen und Kunden die größtmögliche Freiheit beim Bezahlen zu bieten, sollten Unternehmer ein möglichst breites Angebot an Zahlungsarten bereit halten. Die Girocard (früher als EC-Karte bekannt) bleibt in Deutschland das wichtigste Zahlungsmittel für den stationären Handel und darf damit an keiner Kasse fehlen. PAYONE ermöglicht deren Akzeptanz ebenso wie die Annahme von weiteren Debitkarten wie zum Beispiel V-Pay oder Mastercard Debit.

Weil sich das bargeldlose Bezahlen in Deutschland mehr und mehr durchsetzt, werden auch Kreditkarten wie Visa oder Mastercard immer häufiger genutzt. Daher gehören auch sie in jedes Portfolio an Zahlungsarten. In der Hotellerie, der Gastronomie und an touristischen Hotspots empfiehlt sich auch die Akzeptanz weiterer internationaler Kreditkarten wie Amex, Diners Club oder JCB. Sie sind vor allem bei internationalen Gästen und Geschäftsreisenden sehr beliebt. Wer besonders die zahlungskräftige Kundschaft aus asiatischen Märkten - allen voran China - als Zielgruppe im Blick hat, sollte unbedingt Zahlungen mit WeChat Pay und Alipay ermöglichen.

Mobile Zahlungen über Apple Pay oder Google Pay gelten bei vielen Kundinnen und Kunden bereits als bevorzugtes Zahlungsmittel, da sie besonders schnell funktionieren und ohne physische Karte auskommen. Deshalb sollten Händler diese digitale Möglichkeit unbedingt integrieren, um modernen Kundenanforderungen gerecht zu werden.

Unternehmen, die ihren Kunden eine breite Auswahl an Zahlungsmitteln und Kartentypen anbieten, sichern sich Umsatz und binden Kunden langfristig an sich.

Damit Zahlungen problemlos entgegengenommen werden können, benötigen Unternehmen neben dem eigentlichen Kartenterminal (früher EC-Terminal) lediglich einen Akzeptanzvertrag mit einem Zahlungsdienstleister wie PAYONE. Über diesen Vertrag werden alle gewünschten Zahlungsarten freigeschaltet.

Der Zahlungsdienstleister übernimmt anschließend die sichere und reibungslose Abwicklung sämtlicher Transaktionen und sorgt dafür, dass die vereinnahmten Beträge zuverlässig und schnell auf dem Konto des Händlers gutgeschrieben werden.

Die Kosten für Kartenzahlung setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Die Transaktionsgebühren decken vor allem den technisch durchaus komplexen Aufwand ab, den eine Zahlung verursacht. In einigen Tarifmodellen zahlen Unternehmen eine monatliche Grundgebühr und kommen dadurch in den Genuss niedrigerer Kosten für die einzelne Transaktion. Das kann sich ab einem bestimmten Umsatzvolumen lohnen, das bargeldlos getätigt wird. Das Kartenzahlungsgerät selbst ist bei vielen Zahlungsdienstleistern in den Tarifmodellen bereits standardmäßig enthalten. Einmalige hohe Anschaffungskosten entfallen daher in der Regel.

PAYONE etwa bietet vielfältige Tarifmodelle, mit denen große und kleine Unternehmen ihren individuellen Payment-Bedarf zu passenden und günstigen Konditionen abbilden können.

Im Tarif All Time Flex lassen sich bargeldlose Zahlungen mittels Girocard (früher EC-Karte) zu vergleichsweise geringen Gebühren akzeptieren, ohne dafür einen langfristigen Vertrag abschließen zu müssen. Zusätzlich ist die Akzeptanz der gängigen Kreditkarten von Visa und Mastercard sowie deren jeweiligen Debitverfahren (V-Pay und Maestro) in diesem Tarif enthalten. PAYONE bietet hier im Unterschied zu den meisten anderen Anbietern ein breites Spektrum an Möglichkeiten. Ein modernes Kartenterminal ist selbstverständlich fester Bestandteil dieses Tarifs.

All Card Flat ist ein Rundum-sorglos-Paket, das alle gängigen Zahlungsmethoden abdeckt. Das Besondere an diesem Tarif: Händler zahlen – abhängig vom Transaktionsvolumen ihrer bargeldlosen Zahlungen – einen festen monatlichen Preis. Das sorgt für maximale Planungssicherheit, da beim Vertragsabschluss ein passendes Volumenpaket gewählt wird. Diese Pakete sind auf die Anforderungen unterschiedlichster Unternehmen jeder Größe zugeschnitten und können während der Laufzeit flexibel angepasst werden. All Card Flat kommt standardmäßig mit einem stationären Kartenlesegerät oder auf Wunsch mit einem mobilen Gerät.

Tap on Mobile ist die ideale Lösung für Kleinunternehmer und Gewerbetreibende, die einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die Welt des bargeldlosen Bezahlens suchen. Zahlungen werden hier über die gleichnamige App abgewickelt, die für alle gängigen Smartphones zur Verfügung steht. Ohne monatliche Grundgebühr, ohne zusätzliche Hardware und mit einer günstigen Transaktionsgebühr für Girocard-Zahlungen macht Tap on Mobile aus fast jedem Handy ein Kartenlesegerät.

Im Zusammenhang mit der Betrachtung der Kosten für die Akzeptanz von bargeldlosem Bezahlen ist es außerdem wichtig zu beachten, dass Bargeld ebenfalls Kosten verursacht – etwa durch Kassenführung, Wechselgeld, Sicherheitsrisiken oder Transport zur Bank. Viele Unternehmer bemerken erst im Vergleich, dass Kartenzahlungen insgesamt günstiger sind als der Umgang mit Cash. Durch die automatische Verbuchung auf dem Geschäftskonto wird der gesamte Zahlungsfluss übersichtlicher und entlastet gleichzeitig die Administration des Unternehmens. Für Händler entsteht dadurch ein finanzieller und organisatorischer Vorteil.

Ein Kartenzahlungsgerät einzurichten ist denkbar einfach. PAYONE liefert seine modernen Terminals vorkonfiguriert an die Kunden aus. Die müssen die Geräte lediglich einschalten und mit dem Internet verbinden. Ob über LAN, WLAN oder eine SIM-Karte: Die Geräte führen Schritt für Schritt durch das Setup. Die gesamte Einrichtung dauert oft weniger als zehn Minuten.

SoftPOS-Lösungen auf dem Smartphone sind ebenso schnell und ohne technischen Aufwand einsatzbereit. Tap on Mobile etwa wird einfach als App installiert, und das Smartphone oder Tablet verwandelt sich unmittelbar nach der Aktivierung des Kartenakzeptanzvertrages in ein vollwertiges Kartenterminal. Unternehmer können damit sofort Girocard oder Kreditkarte akzeptieren, Kartenzahlungen am Tisch entgegennehmen oder im Außendienst kassieren. Das ist besonders praktisch für Betriebe, die flexibel bleiben möchten oder an Orten kassieren, an denen ein stationäres Gerät nicht sinnvoll ist.

PAYONE unterstützt Händler zusätzlich mit technischem Support, falls Fragen auftauchen. Dadurch bleibt die Einführung von Kartenzahlungen auch für Unternehmen einfach, die noch keine Kartenzahlung anbieten oder wenig Erfahrung mit digitalen Lösungen haben.