Ein eigenes Café eröffnen Tipps zur Existenzgründung

So mancher, der den Schritt in die Selbstständigkeit wagen möchte, fasst eine Café-Eröffnung ins Auge. Kein Wunder, ist Kaffee doch das beliebteste Getränk der Deutschen. Noch vor Wasser und anderen Erfrischungsgetränken. Prinzipiell ist es also keine schlechte Idee, ein eigenes Café zu eröffnen. Doch im Vorfeld gilt es einiges zu beachten bzw. zu bedenken, um ein langfristig erfolgreicher Café-Besitzer zu werden.

Grundsätzlich sollte am Anfang ein tragfähiges Konzept stehen. Das gilt selbst dann, wenn sich eine bestimmte Immobilie oder ein Standort als geradezu ideal für ein Café aufdrängt. Doch die Geschäftsidee und ein guter Standort sind nur der Anfang: Viele weitere Schritte sind zu unternehmen, bevor dem ersten Gast ein Kaffee serviert werden kann.

In diesem Artikel geben wir eine Übersicht über all die Dinge, die es zu beachten und regeln gilt. Damit können wir natürlich kein allgemeingültige Checkliste für eine erfolgreiche Café-Eröffnung präsentieren. Jedoch nennen wir die wesentliche Voraussetzungen und Schritte auf dem Weg vom Traum zum eigenen Café. Zudem einige Stellen, die ggf. Gastronomie-Fördermittel bereitstellen.

Café-Konzepte kommen in vielen verschiedenen Ausprägungen: Klassisches Wiener Kaffeehaus, Steh-Café, "Hippes" Szene-Café mit selbst gerösteten Bohnen, kinderfreundliches Café für Eltern etc. Café ist also nicht gleich Café. Die Gestaltung des eigenen Cafés sollte gründlich ausgearbeitet sein, denn das Cafékonzept bestimmt den zukünftigen Erfolg wesentlich. Die Konzeptfindung sollte entweder vom Standort oder von persönlichen Präferenzen ausgehen. Eine Standortanalyse ist allerdings für beide Ausgangspunkte unbedingt empfehlenswert (siehe Abschnitt Standortanalyse).

• Standort: Bspw. im Bankenviertel sind ein "Kinder-Café" mit veganen Kuchen oder ein Spiele-Café aller Voraussicht nach eher fehl am Platz.
• Persönliche Präferenz: Wer eine persönlich gewünschte Konzeptidee ohne Kompromisse oder nur mit geringen Anpassungen umsetzen möchte, muss bereit sein, den Standort zu verändern. Ein Konzept "auf Biegen und Brechen" an einem ungeeigneten Platz umzusetzen, ist prinzipiell keine gute Idee.

Das Konzept des Cafés sollte unabhängig vom Ausgangspunkt tendenziell zur Persönlichkeit des Inhabers oder der Inhaberin passen: Wer an Kindern langfristig keine Freude hat, sollte sein Angebot nicht an der Zielgruppe "Eltern" ausrichten, auch wenn die Standortanalyse ein derartiges Café favorisiert. Ein Café (wie auch jede andere Gastronomie) erfordert intensiven Gäste-Kontakt - und wenn man sich beim Dienst am Gast verstellen muss, ist das langfristig ein nicht zu unterschätzender Stress-Faktor.

Anzumerken ist, dass auch das beste Konzept für einen bestimmten Standort kein Erfolgsgarant ist. Aber: Es erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit signifikant.

Die Standortanalyse ist ein ausgesprochen relevanter Schritt auf dem Weg zum passenden Café. Ein Café im oben erwähnten Bankenviertel zur dort verkehrenden Zielgruppe passen. Die Zielgruppe ist jedoch nur ein Aspekt der Standortanalyse. Diese umfasst weiterhin:

1. Einzugsgebiet/ Erreichbarkeit
   Woher kommen potenzielle Gäste? Existiert Laufkundschaft? Wer sind diese Gäste? Nutzen die potenziellen Gäste eher private oder öffentliche Verkehrsmittel? Sollten Parkplätze vorhanden sein etc.?
2. Kaufkraft
   Über welche Kaufkraft verfügen die potenziellen Gäste? Daran sollte sich die Preisgestaltung im Café orientieren.
3. Konkurrenz
   Existieren andere Cafés im Einzugsbereich? Lässt sich daraus ein potenzielles Alleinstellungsmerkmal entwickeln?
4. Behördliche Auflagen
   Kann bspw. eine Außenterrasse angelegt werden?
5. Räumlichkeiten der zu analysierenden Immobilie
   Kann in den Räumen das geplante Konzept mit den erforderlichen Sitzplätzen umgesetzt werden? Ist Lagerraum notwendig und ist dieser verfügbar? Ist der gesamt nutzbare Raum evtl. zu klein? Oder zu groß? Ungenutzte Grundfläche verursacht unnötige Kosten. Kann das Café später durch Umgestaltung vergrößert werden? Steht die Pacht im Verhältnis zu erwartenden Umsätzen? Kann in der Immobilie langfristig geplant werden? Trägt sich eine kostspielige Renovierung? Lässt der Pachtvertrag einen Ausstieg zu, falls das Konzept nicht aufgeht?
6. Entwicklung des Standorts
   Kann eine Prognose für die Kaufkraftentwicklung abgegeben werden? Steht ggf. eine "Gentrifizierung" bevor?

Wie oben erwähnt, ist es nicht sinnvoll, ein Konzept unabhängig von der Standortanalyse umzusetzen. Es ist nicht sinnvoll oder ratsam, sich auf ein Konzept oder einen Standort 100 % festzulegen. Passt ein Wunschkonzept nicht, sollte ein anderer Standort in Erwägung gezogen werden. Oder eben das Konzept abgeändert. Denn in aller Regel geht es um keine kleine Investition.

Im nächsten Schritt ist ein Businessplan für die Umsetzung der eigene Geschäftsidee zu erstellen. Das gilt bei einer Neueröffnung ebenso wie bei einer Übernahme. Wer dazu nicht selbst in der Lage ist, sollte sich einen externen Berater suchen. Derer gibt es viele, doch nicht jeder ist für Cafés oder die Gastronomie allgemein ausreichend erfahren oder für dieses Gebiet qualifiziert. Im Zweifelsfall Referenzen anfragen!

Ein sorgfältig erstellter Businessplan dient dazu, potenzielle Investoren davon zu überzeugen, dass der Kapitalsuchende sich gründlich mit allen Aspekten des Cafébetriebs auseinandergesetzt hat - und insbesondere alle potenziellen Risiken mit ins Kalkül gezogen hat. Und - zentrale Aufgabe des Businessplans - er weist den tatsächlichen Kapitalbedarf aus.

• überzeugt potenzielle Kapitalgeber von der Wirtschaftlichkeit des geplanten Vorhabens.
• ermöglicht dem angehenden Café-Inhaber, Konzept und Idee zu strukturieren und einen kompletten Überblick über alle notwendigen Schritte und Aufgaben zu erhalten. Zwingend ist dabei ein systematisches Vorgehen: Logik (und gesunder Menschenverstand) lassen Lücken oder Fehler schon in der Planungsphase erkennen.
• erlaubt die Abstimmung aller einfließenden Faktoren. So nimmt die Zielgruppe Einfluss auf Marketingmaßnahmen und deren Kosten. Darüber hinaus können zeitliche Zusammenhänge erkannt werden: Wann ist welcher Schritt erforderlich und wann fallen welche Ausgaben an?
• identifiziert Risiken. Schon in der Planung können ungünstige Szenarien durchdacht werden: Was ist, wenn ein Regensommer die Außenumsätze negativ beeinflusst? Der Kaffee-Lieferant ausfällt? Personal ausfällt und kein Ersatz gefunden werden kann? Die Kaffeemaschine ausfällt etc. Diese Risiken sollten bedacht sein - und nicht nur der Idealfall. Für negative Ereignisse sollten ggf. Kapitalreserven vorhanden bzw. eingeplant sein.
• dient zur Erfolgskontrolle. Folgt die Realität dem Plan? Werden signifikante Abweichungen früh festgestellt, können rechtzeitig Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.

Die Businessplan-Erstellung ist in aller Regel ein iterativer, mehrstufiger Prozess. Die Geschäftsplanung kann ergeben, dass bestimmte Annahmen oder Grundlagen des Plans abzuändern sind. Ein Ergebnis kann aber auch sein, dass ein Konzept, ein Standort oder beides nicht funktionieren. Somit muss von vorne angefangen werden.

In jedem Fall ist die Erstellung eines Businessplans aufwändig und muss sorgfältig angegangen werden. Ein schlecht recherchierter bzw. ausgearbeiteter Businessplan eignet sich zum einen nicht, Investoren an Bord zu holen bzw. eine Finanzierung auf die Beine zu stellen. Und zum anderen nicht, die tatsächlichen Investitionskosten und den zukünftigen Erfolg ausreichend vorherzusagen.

Grundlage eines guten Businessplans sind realistische Einschätzungen zu Kosten und erwarteten Umsätzen: "Schönrechnen" hilft am Ende niemandem!

Die Gastronomie verlangt in aller Regel hohe Investitionen, auch wenn ein Café oft keine voll ausgestattete Restaurant-Küche benötigt: Professionelle Kaffeemaschinen und Kühltheken zur Präsentation bspw. von Kuchen sind oft überraschend teuer.

Wie viel Kapital notwendig ist, ist natürlich noch von einer ganzen Reihe weiterer Faktoren abhängig: Muss komplett renoviert oder nur eingerichtet werden? Erfordert ein besonderer Stil besondere, maßgefertigte Möbel? Soll ein Vintage-Café mit günstigeren (und manchmal sehr teuren) Vintage-Möbeln entstehen? Stellt ggf. der Kaffeelieferant kostenlose Tassen mit Logo? Können andere Werbemaßnahmen Einnahmen erzeugen? Ist der Kuchen TK-Ware, selbst gebacken oder vom Konditor bezogen? Wie viel Personal ist erforderlich?

Pauschale Aussagen zum benötigten Kapital können wir an dieser Stelle nicht tätigen. Aber für den Gastronom gibt es Möglichkeiten, zu sparen: Wer bspw. für Kaffeemaschine und Küche die Investitionskosten senken möchte, sollte Gebraucht- oder Leasinggeräte ins Auge fassen. Gastronomie-Kassensysteme und Kartenterminal(s) können gemietet werden. Dies ist auch absolut üblich und uneingeschränkt empfehlenswert.

In aller Regel dauert es, bis ein Café anläuft. Das gilt nicht nur bei einer Neueröffnung. Auch bei einer Übernahme sind zumindest für eine Weile Umsätze zu erwarten, die geringer als die des vorigen Betreibers ausfallen. Bereits existente Stamm-Gäste müssen den Neuen erst annehmen (bei einem Café mit überwiegend Laufkundschaft fällt dieser Faktor allerdings geringer aus oder ganz weg). Für die ersten Monate nach Eröffnung oder Übernahme sollte also mit vergleichsweise geringen Umsätzen geplant werden (ggf. auch länger).

Nicht zu ignorieren ist auch, dass am Anfang noch keine Erfahrungswerte zum erforderlichen Wareneinsatz vorliegen. Ungünstig ist bspw., zu wenig Kuchen für die Nachfrage bereitzuhalten. Einfach mehr Kuchen vorhalten ist allerdings auch problematisch: Er hält sich nicht unbegrenzt und muss ggf. entsorgt werden. Insofern muss am Anfang davon ausgegangen werden, dass Wareneinsatz und verkaufte Ware in einem Missverhältnis stehen und die Ausgaben die Einnahmen übersteigen.

Für die Einstandssumme und die Anlaufphase müssen Kapitalgeber gefunden werden, wenn kein eigenes Erspartes zur Verfügung steht. Die Kapitalbeschaffung ist aus mehreren Quellen möglich. Örtliche Industrie- und Handelskammern können bei der Suche unterstützen, so stellt bspw. die IHK Offenbach einen kurzen Leitfaden mit einer Übersicht über eine ganze Reihe Finanzierungsmöglichkeiten bereit. Im Folgenden einige Beispiele:

Einfach und unbürokratisch: Der Kredit aus Familie oder dem Freundeskreis. Für diese Kreditform ist zwar kein Businessplan erforderlich, aber dennoch ratsam. Anzuraten ist ebenfalls ein formaler, schriftlicher Vertrag mit planmäßigen Rückzahlungen.

Eine andere Art des Privatkredits über entsprechende Crowdfunding-Plattformen. Grundlage ist ein Businessplan. Vor allem jüngere Existenzgründer setzen auf diese Form der Kapitalbeschaffung vor allem im Start-Up-Bereich. Die Gastronomie ist eher selten vertreten.

Banken und Sparkassen treten in der Gastronomie eher selten als Kapitalgeber auf. Vor allem bei Neueinsteigern ohne Sicherheiten. Denn die Gastronomie (und damit jedes Café) gilt als Branche mit vergleichsweise hohem Ausfallrisiko. Bessere Aussichten haben erfahrenere Gastronomen und Neueinsteiger mit Sicherheiten. Erforderlich ist in jedem Fall ein aussagekräftiger Businessplan. Sinnvoll ist es, die Hausbank frühzeitig zu involvieren.

Wie oben erwähnt, kann der Bedarf für die Anfangsinvestition reduziert werden, wenn Teile der Ausstattung (wie Kaffeemaschine & Co) geleast werden. Das ist teilweise auch für Gebrauchtgeräte möglich. Dadurch verringert sich der restliche Kapitalbedarf - was die Chancen für bspw. einen Bankkredit verbessert. Leasingraten sind zudem komplett von der Steuer absetzbar, was einerseits Gewinne verringert (und damit die Steuerlast) und andererseits die Steuererklärung erleichtert (keine Abschreibungen).

Außer Eigenkapital und Kredit stehen Gründern Fördermittel aus verschiedenen Töpfen zur Verfügung.

Für Bezieher von Arbeitslosen- oder Bürgergeld stehen Gründerzuschuss und Einstiegsgeld zur Verfügung. Beide Förderungen sind Ermessensleistungen und werden zeitlich begrenzt gewährt, wenn die Existenzgründung als tragfähig beurteilt wird. Die Tragfähigkeitsbeurteilung basiert auf einem Businessplan.

• Gründerzuschuss: 6 Monate Zuschuss in Höhe des zuletzt bezogenen Arbeitslosengeldes + 300 Euro/ Monat. Danach reduziert sich der Zuschuss auf 300 Euro/Monat für 9 Monate.
• Einstiegsgeld: Zuschuss auf maximal 24 Monate begrenzt. Die Berechnung ist komplexer als beim Gründerzuschuss und lässt keine Nennung konkreter Summen zu. Darüber hinaus kann ein Einmalzuschuss von bis zu EUR 5000, bezogen werden. Alternativ kann auch ein darüber hinaus gehendes Darlehen beantragt werden. Ansprechpartner ist die Bundesagentur für Arbeit.

Beide Zuschüsse resultieren nicht in hohen Unterstützungssummen. Abhängig vom tatsächlich benötigten Startkapital können sie dennoch hilfreich sein.

Der Gründerkredit "StartGeld" der KfW kann deutlich höhere Beträge zur Verfügung stellen. Der Förderungsantrag ist innerhalb der ersten 5 Jahre nach Gründung noch möglich. Basis ist auch hier der Businessplan.

Auf Landesebene agieren die sogenannten Förderbanken als Vermittler staatlicher Fördermittel (bspw. die WI Bank in Hessen oder die LfA Förderbank Bayern in Bayern). Grundlage ist ein Businessplan. Eine vollständige Übersicht der Förderbanken der Länder findet sich hier.

"Mein Mikrokredit" wird über bundesweit beim Bundesarbeitsministerium akkreditierte Mikrofinanzinstitute vergeben. Ein Mikrokredit kann bis zu EUR 25.000 betragen.

Je nachdem ob man alleine oder mit Partnern ein Café eröffnet: Mehrere Rechtsformen sind denkbar. Dazu beraten, welche im Einzelfall sinnvoll ist, kann der Steuerberater oder die IHK.

Die übliche Rechtsform für alleinige Inhaber. Der Einzelunternehmer haftet mit seinem gesamten Privatvermögen. Zur Gründung genügt der Gewerbeschein und eine Tätigkeits-Registrierung beim Finanzamt.

Wenn mehrere Personen ein Café gründen, ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) die übliche Rechtsform. Auch hier haften die Inhaber mit ihrem Privatvermögen.

Wer mit Kapitalgebern als Investoren zusammenarbeitet und/oder über ausreichendes Kapital verfügt, kann eine GmbH oder UG (Unternehmergesellschaft) gründen. Die GmbH erfordert ein Stammkapital in Höhe von mindestens EUR 25.000,--, die UG dagegen nur ein Stammkapital von 1 Euro pro Gesellschafter. UGs können aufgrund des geringen Gesellschaftsvermögens nur schwer Kredite beziehen, da sich die Haftung eben auf 1EUR/ Gesellschafter reduziert. Für Kredite fordern Kredithäuser deshalb in der Regel eine Haftung mit dem Privatvermögen.

In Deutschland kann grundsätzlich jeder ein Gewerbe betreiben: Es herrscht Gewerbefreiheit. Für die Gastronomie gilt jedoch eine Beschränkung, da Speisen und ggf. Alkohol angeboten werden und somit Lebensmittelhygienegesetze zu beachten sind. Deshalb verlangt die behördliche Zulassung eine sogenannte Gaststättenerlaubnis (ugs. immer noch als Gaststättenkonzession bezeichnet). Zudem sind bspw. Richtlinien bzw. Bestimmungen zu Ladenöffnungszeiten, Gesundheit, Brandschutz und Jugendschutz zu berücksichtigen. Wird Musik abgespielt, ist auch die GEMA zu informieren (und bezahlen).

Die Gaststättenerlaubnis erteilen zwar die Bundesländer, der Antrag ist jedoch bei der Stadt einzureichen, in der sich das Café befinden wird. Es sind Gebühren etwa in Höhe von EUR 500 zu erwarten. Ausnahme ist das Saarland, in dem kein Konzessionierungsverfahren existiert. Dort ist das Café nur beim Gewerbeamt als überwachungspflichtiges Gewerbe zu melden. Eine Gaststättenerlaubnis kann mit Auflagen oder Bedingungen (z. B. bzgl. des Lärmschutzes) erteilt werden.

Bei Antragstellung sind folgende Unterlagen erforderlich:

• Polizeiliches Führungszeugnis von der Kommunalverwaltung.
• Gewerbezentralregister-Auskunft vom Gewerbeamt. Diese weist nach, dass der Antragsteller nicht aus bestimmten Gründen von einer Gaststättenerlaubnis ausgeschlossen ist.
• Pachtvertrag oder im Fall der Nutzung eigener Räumlichkeiten ein Grundbuchauszug.
• Unbedenklichkeitsbescheinigung vom zuständigen Finanzamt
• Ein Grundrissplan, wenn die Immobile neu errichtet, umgebaut oder erweitert wird.
• Ggf. erforderlich ist der Nachweis einer Gewerbeversicherung und/oder der Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft.
• Nachweis der Teilnahme an einer Unterrichtung nach §4 I Nr. 4 Gaststättengesetz. Für Köche und weitere Berufsgruppen gilt die Unterrichtungspflicht ggf. nicht (Schulungen/Unterrichtungen bei den lokalen IHK).

§4 I GastG ist auch geregelt, wann die Behörden die Erlaubnis verweigern können:

• der Antragsteller nicht die notwendige Zuverlässigkeit besitzt (bspw. wegen persönlichem Alkoholmissbrauchs oder anzunehmen ist, dass Vorschriften des Lebensmittelrechts, des Gesundheitsrechts oder des Jugend- und Arbeitsschutzes nicht eingehalten werden).
• die angedachten Räumlichkeiten für den Betrieb eines Cafés hinsichtlich des Schutzes der Gäste und Beschäftigten nicht geeignet sind.
• der Standort des Cafés Belästigungen der Allgemeinheit verursacht oder schädliche Umwelteinwirkungen nach sich zieht.

Die Erlaubnis kann also verweigert werden, wenn entweder der Antragsteller oder die Räumlichkeiten nicht den behördlichen Anforderungen entsprechen. Dies sind teils keine vollkommen objektiven Kriterien, insofern sollte vor Unterzeichnung eines Miet- oder Pachtvertrags der Dialog mit den Ämtern aufgenommen werden bzw. im mehreren Schritten erfolgen. Insgesamt ist zu empfehlen, Anträge frühzeitig zu stellen, da die Bearbeitung in aller Regel viel Zeit in Anspruch nimmt.

Spätestens wenn das Café zur Eröffnung prinzipiell bereit ist, sollte die Aufmerksamkeit auf das operative Tagesgeschäft gerichtet sein. Nebst Zubereitung perfekter Espressos und Cappuccinos gehört dazu effizientes Annehmen von Bestellungen und effizientes Abkassieren. Je flüssiger und schneller dies vonstattengeht, je schneller kann der nächste Gast bedient werden - und Umsatz machen. Weitere Aspekte der Café-Organisation, die es effizient und effektiv zu organisieren gilt, sind:

• Tischverwaltung und -abrechnung (mit Tischsplit)
• Reservierungssystem
• Speisekartenverwaltung
• Warenwirtschaft
• Personalverwaltung
• Buchhaltung/ Steuerberater/ Finanzamt
• Marketingaktionen (Mailings, Happy Hour, Coupons/Gutscheine)

Seit Anfang 2023 fordern die Finanzbehörden zwingend eine Kasse mit TSE, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen ordnungsgemäß erfasst werden. Deshalb steht die Entscheidung an, ob eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem angeschafft werden sollte.

Eine elektronische Registrierkasse ist im Vergleich zum Kassensystem günstiger in der Anschaffung, jedoch müssen für Warenwirtschaft, Personalverwaltung und bspw. Buchhaltung separate Systeme angeschafft werden. Diese Extra-Systeme verursachen Kosten, welche höher ausfallen können, als die (vermeintliche) Einsparung. Ein digitales Kassensystem wie der digitale POS von PAYONE integriert die genannten und weitere Funktionen. Diese operativen Geschäftsprozesse werden über eine einzige, intuitiv bedienbare Oberfläche (per Touchscreen) abgewickelt, was den täglichen Betrieb maximal vereinfacht und so effizient macht.

Hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionen, die unsere Kassensysteme bieten:

• Tischverwaltung und -abrechnung (mit Tisch Split)
• Reservierungssystem
• Speisekartenverwaltung
• Warenwirtschaft
• Personalverwaltung
• Buchhaltung/ Steuerberater/ Finanzamt
• Marketingaktionen (Mailings, Happy Hour, Coupons/Gutscheine)

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten, zwischen denen man sich entscheiden kann:

1. Elektronische Registrierkasse zum Kassieren und separate Rechner für alles andere
2. Gastro Kassensysteme wie Dasher, Comet oder Donner von PAYONE, die die genannten und weitere Funktionen umfassen und über einfache, intuitive bedienbare Touchscreens bedient werden.

Eine elektronische Registrierkasse mit vergleichsweise kleinem Einmal-Kaufpreis scheint im ersten Moment günstiger als ein digitales Kassensystem. Jedoch ist zu bedenken, dass für die genannten Funktionen wie Warenwirtschaft, Personalverwaltung und bspw. Buchhaltung separate Systeme angeschafft werden müssten. Diese separaten Systeme verursachen weitere Kosten, die unter Umständen die Einsparung (im Vergleich zum digitalen Kassensystem) übersteigen können. Gemietete digitale Kassensystem haben zudem einen weiteren Vorteil: Nach Ablauf der Vertragslaufzeit können sie ohne hohe Extra-Kosten durch neuere Kassensysteme ersetzt werden. Und während der Laufzeit steht immer ein im Preis inbegriffener Service bereit, der bei technischen oder fachlichen Problemen schnell und unkompliziert hilft.

PAYONE, als Deutschlands größter Zahlungsdienstleister, kann darüber hinaus perfekt auf die genannten Kassensysteme abgestimmte EC-Geräte liefern. Ebenso wie die Kassensysteme mit Laufzeitverträgen oder ab 0 Euro im Monat (also ohne feste monatliche Kosten!).