Bonpflicht in der Gastronomie Wissenswertes zur Belegausgabepflicht

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht. Jeder, der eine elektronische Kasse oder ein digitales Kassensystem einsetzt, muss Gästen einen Beleg anbieten. Und das "in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang", also direkt bei der Tischabrechnung. Die Kassenbon-Pflicht ergibt sich aus § 146a Abs. 2 der Abgabenordnung, allgemein als Kassensicherungsverordnung bzw. Kassengesetz bekannt. Ziel ist, Gastronome anzuhalten, ausnahmslos jeden einzelnen Gastbeleg steuerlich zu erfassen. Das Gesetz erlaubt Ausnahmen von der Bonpflicht in begründeten Einzelfällen, wobei die Gastronomie tatsächlich bessere Aussichten auf eine Befreiung hat als andere Branchen. Warum das so ist und weiteres Wissenswertes zur Bonpflicht erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Bonpflicht ist nicht auf die Gastronomie-Branche beschränkt, sondern gilt für alle Unternehmen, die eine elektronische Kasse oder ein digitales Kassensystem einsetzen. Die Pflicht betrifft Gastronomien und andere Unternehmen jeder Größenordnung. Es existiert keine "Bagatelle-Grenze" - das heißt, auch wenn nur geringe Umsätze (gesamt oder pro Beleg) anfallen, gilt die Bonpflicht uneingeschränkt.

Folgendes gilt es zur Bonpflicht zu wissen:

• Alle Umsätze sollen steuerlich erfasst werden
  Laut Bundesministerium der Finanzen sollen Kassengesetz und Belegausgabepflicht die "Transparenz im Kampf gegen den Steuerbetrug" erhöhen. Anders ausgedrückt: Keine Umsätze sollen den Steuerbehörden unbekannt bleiben. Dass alle Gastrechnungen lückenlos erfasst und gemeldet werden, kann das Finanzamt anhand der Beleg-Pflichtangaben (siehe weiter unten) prüfen. Dass Belege nicht manipuliert sind, garantiert die seit 1. Januar 2023 ebenfalls im §146a vorgeschriebene Technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
• Überprüfung durch Kassen-Nachschau
  Ob ein Gastronom alle Auflagen aus dem Kassengesetz sowie die Belegausgabepflicht erfüllt, kann das jeweils zuständige Finanzamt durch eine unangemeldete Kassen-Nachschau jederzeit überprüfen.
• Bei Nichterfüllen der Belegausgabepflicht droht Umsatzschätzung
  Kassenbons nicht ausgeben bzw. anbieten ist per se keine Ordnungswidrigkeit. Entsprechend droht keine direkte Strafe in Form eines Bußgeldes, ein Zwangsgeld zur Aufforderung ist aber möglich. Bedeutender ist: Fehlende Belege deuten auf "Unregelmäßigkeiten" bei der Kassenführung hin. Steuerprüfung und gegebenenfalls Umsatzschätzung und Steuernachzahlungen folgen dann mit höherer Wahrscheinlichkeit. Je nach Schweregrad und ob ein Vorsatz anzunehmen ist, sind Bußgelder oder strafrechtliche Maßnahmen in der Folge möglich. Grundsätzlich haftet der Gastronomie-Inhaber bzw. das Unternehmen zuerst. Erst zweitrangig wird geprüft, ob der gegebenenfalls handelnde Mitarbeiter ebenfalls belangt werden kann. Eine ausreichende Schulung der Mitarbeiter ist also angeraten.
• Gäste sind nicht zur Beleg-Annahme verpflichtet
  Hierzulande sind Gäste und Kunden nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen und/oder aufzubewahren. Das bedeutet nicht, dass der Beleg entfallen kann, wenn der Kunde ihn nicht möchte. Der Bon ist auch in diesem Fall zumindest anzubieten.

Wie im vorigen Abschnitt angedeutet, besteht bei Einsatz einer offenen Ladenkasse keine Bonpflicht. Eine offene Ladenkasse ist also grundsätzlich erlaubt. Allerdings ist eine offene Ladenkasse nur in sehr wenigen Fällen auch sinnvoll. Bspw. ist es nicht zulässig, für die Aufzeichnungen von Buchungen und Transaktionen elektronische Hilfsmittel einzusetzen. Die Buchhaltung muss also zwingend handschriftlich erfolgen - Hilfsmittel wie Excel oder andere Software sind nicht zulässig.

In Ausnahmefällen erlaubt das Bundesfinanzministerium eine Befreiung von der Bonpflicht:

• Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien.
• Nach §148 als nicht zumutbar einzustufen sind "persönliche oder sachliche Härten, die durch die Einhaltung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten entstehen." Der Gesetzgeber bestimmt die Kriterien für "persönliche und sachliche Härten" allerdings nicht genauer. Bekannt ist: Durch die Bon-Ausgabe erhöhte Kosten zählen nicht dazu, Umsatzverluste dagegen schon.

Die Befreiung von der Belegausgabepflicht ist nur in Einzelfällen möglich. Das Finanzamt führt bei entsprechendem Antrag eine strenge Einzelfall-Prüfung durch. Beispielsweise konnten einzelne Bäckereien die Befreiung erreichen, obwohl der Fachverband der Bäckerinnung mit einem generischen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht scheiterte. Ein Antrag ist beim zuständigen Finanzamt zu stellen. Dabei sollten die Gründe der Unzumutbarkeit möglichst umfangreich beschrieben werden. Werden beispielsweise Umsatzrückgänge als Grund angeführt, sind diese fundiert nachzuweisen.

Grundsätzlich wird Anträgen auf Befreiungen von der Bonpflicht nur in seltenen Fällen stattgegeben. Gastronomen mit hohem Durchlauf und großer Kundenzahl, wie zum Beispiel Clubs und Bars, haben unter Umständen bessere Chancen. Interne Aufzeichnungspflicht besteht in jedem Fall: Hebt das Finanzamt die Bonpflicht auf, müssen alle Kassentransaktionen dennoch lückenlos aufgezeichnet werden (siehe auch Aufbewahrungspflicht weiter unten).

Ein Beleg ist nicht zwingend auszudrucken. Grundsätzlich erlaubt der Gesetzgeber auch elektronische Belege. Aber: Der Gast muss dem elektronischen Beleg zustimmen. Fordert der Gast einen Papierbeleg, ist dieser zwingend zu drucken. Es reicht nicht, den Beleg nur am Display anzuzeigen. Digitale Bons müssen ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder via QR-Code als Kassenbon auslesbar sein. "Ohne maschinelle Unterstützung" heißt in der Praxis: Der Beleg ist in einem Standardformat bereitzustellen (z. B. PDF, JPG oder PNG). Die Bereitstellung kann per E-Mail, Download-Link, NFC oder im Kundenkonto erfolgen.

Zertifizierte Gastro-Kassensysteme sind von Haus aus so eingerichtet, dass Belege alle Pflichtfelder enthalten. Kassensystem-Betreiber müssen allerdings die vollständigen Angaben zu Gastronomie-Namen, Anschrift, Steuernummer etc. vollständig im Kassensystem hinterlegen, damit der Beleg vollständig ausgefüllt ist.

1. Vollständiger Name und Anschrift der Gastronomie
2. Datum der Belegausstellung
3. Zeitpunkt des Bewirtungsbeginns und -ende
4. Auflistung der Speisen und Getränke
5. Das Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz (außer Haus ermäßigt)
6. Transaktionsnummer
7. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems (das heißt, der Gastro-Kasse oder des -Kassensystems oder die Seriennummer der TSE).

Damit der Gast eine Bewirtung, die über EUR 250 € hinausgeht, steuerlich geltend machen kann, genügt ein Kassenbeleg nicht. In diesem Fall ist eine vollständige Rechnung erforderlich, die zusätzlich zu den oben genannten Pflichtangaben auch Name, Anschrift und Steuernummer des einladenden Gastgebers enthält. Kassensysteme sind hier reinen Gastro-Kassen überlegen, da eine Rechnungsanschrift unkompliziert hinzugefügt werden kann. Der Wunsch des Gastes nach einer "richtigen" Rechnung kann schneller erfüllt werden - und der Tisch ist schneller neu belegt.

Die Frist zur Aufbewahrung aller Kassentransaktionsdaten beträgt 10 Jahre. Allerdings verpflichtet der Gesetzgeber nicht generell zur Aufbewahrung von Kassenbeleg-Duplikaten (das Original geht an den Gast). Die Aufbewahrungspflicht ist auch erfüllt, wenn zum Beispiel eine komplette Journalrolle oder der Tagesendsummen-Bon ausgedruckt wird, wenn alle aufzubewahrenden Daten im Kassensystem digital gespeichert sind.