Das Zahlungsavis Bedeutung und Nutzen im Zahlungsverkehr
Das Zahlungsavis ist nichts anderes als die Ankündigung einer Zahlung bzw. die Mitteilung, dass eine Zahlung bereits getätigt wurde.
Der Zahlungspflichtige sendet das Avis an den Zahlungsempfänger. Üblich ist der Einsatz hauptsächlich im Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen. Sender und Empfänger sind hier in aller Regel die jeweiligen Buchhaltungsabteilungen. Nützlich ist dies beispielsweise für die Liquiditätsplanung des Zahlungsempfängers. Dieser Artikel erläutert, was das Zahlungsavis weiterhin leistet, welche Information es beinhalten sollte und ob es verpflichtend zu versenden ist.
Was ist ein Zahlungsavis?
Das Zahlungsavis ist die Ankündigung einer bereits erfolgten oder bald erfolgenden Zahlung ("ankündigen" = "avisieren"). In der analogen Vergangenheit wurde das Avis zusammen mit einem Scheck oder einem Überweisungsbeleg in der Post versendet. Im digitalen Zeitalter erfolgt die Avisierung dagegen auf elektronischem Weg, üblicherweise per E-Mail.
Kleinere Händler und kleinste Unternehmen verfügen in aller Regel nicht über ausreichende personelle Ressourcen oder eine entsprechend aufgestellte (ggf. automatisierte) Buchhaltung, weshalb das Zahlungsavis erst bei Unternehmen ab einer bestimmten Größenordnung zum Einsatz kommt. Sinnvoll ist es zudem auch erst, wenn eine nicht mehr triviale Zahl von Zahlungsbewegungen anfällt.
Welche Informationen enthält ein Zahlungsavis?
Das Zahlungsavis sollte alle Angaben beinhalten, die es ermöglichen, eine Zahlung einer oder mehreren Rechnungen oder Gutschriften zuzuordnen. Im Wesentlichen sind das folgende:
Wer zahlt: Kontaktdaten des Zahlungsleisters.
Wer erhält die Zahlung: Kontaktdaten des Zahlungsempfängers.
Betrag und Währung: Höhe und Währung des zu zahlenden Betrags.
Datum der Zahlung: An welchem Tag wurde oder wird die Zahlung geleistet.
Zahlungsmethode: Bestimmung der Zahlungsart (Überweisung, Online-Zahlung etc.).
Verwendungszweck: Eindeutige Zuordnung der Zahlung beispielsweise mit Rechnungsnummer, Gutschriftnummer, Kundennummer oder einem anderen eindeutigen Hinweis.
Weitere Angaben und ggf. Anhänge: Angaben wie z. B. Inanspruchnahme von Skonto oder Verrechnung von Gutschriften und ggf. für die Zuordnung hilfreiche Anhänge mit Kopien bspw. von Belegen zu Lieferungen etc.
Warum sind Zahlungsavise nützlich?
Fallen bei Unternehmen oder Händlern, wie z. B. E-Commerce-Unternehmen, viele Zahlungen an, kann die Nachverfolgung von Geldtransfers schnell unübersichtlich werden. Entsprechend helfen Zahlungsavise, die Übersicht auch bei vielen Kontobewegungen zu behalten:
Sie ermöglichen die einfache Zuordnung einer Zahlung zu Rechnungen oder Gutschriften, insbesondere wenn eine Zahlung mehrere Posten, Rechnungen oder Gutschriften abdeckt. Prinzipiell kann auch ein Überweisungsbeleg die entsprechende Information beinhalten; das Auslesen dieser ist bei einem Zahlungsavis in der Regel aber einfacher und deshalb schneller.
Sie erlauben eine genauere und kurzfristigere Liquiditätsplanung. Nicht alle Unternehmen und Händler verfügen über großzügige liquide Reserven, weshalb bisweilen Stunden darüber entscheiden, ob eine Rechnung bezahlt werden kann. Im SEPA-Raum dürfen Überweisungen maximal 24 Stunden dauern (allerdings unter Berücksichtigung der Geschäftstage), was bedeutet, dass die angekündigte Zahlung maximal 24 Stunden nach dem angekündigten Zahlungszeitpunkt eingehen wird. Selbst zu leistenden Zahlungen sind zeitlich somit besser mit eingehenden Zahlungen abstimmbar, was beispielsweise Überziehungszinsen sparen kann.
Ist das Ausstellen eines Zahlungsavis Pflicht?
Nein, Zahlungsavis sind keine gesetzliche Verpflichtung. Gerade größere Unternehmen und Händler senden sie ihren Kunden trotzdem, da sie die Kommunikation rund um Zahlungen erleichtern und helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
Vielfach erfolgt das Erstellen und Versenden von Zahlungsavis zudem automatisiert mit der jeweils installierten Zahlungslösung, sodass der zusätzliche Nutzen keine zusätzliche Arbeitsbelastung verursacht.
Gilt ein Zahlungsavis als Zahlungsnachweis?
Da das Zahlungsavis nicht verpflichtend auszustellen ist, kann es auch nicht als Zahlungsnachweis oder ein anderes gesetzliches Dokument dienen.
Was muss ich bei Eingang eine Zahlungsavis tun?
Auf ein Zahlungsavis muss nicht reagiert werden. Es ist eine rein freiwillige Hilfestellung, die es dem Empfänger intern ermöglicht, Zahlungen leichter zuzuordnen.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungsavis und Rechnungsavis?
Wie oben beschrieben, avisiert das Zahlungsavis dem Empfänger einen Zahlungseingang. Das Rechnungsavis kündigt dem Empfänger dagegen an, dass eine Rechnung - also eine Zahlungsaufforderung - eingehen wird. Damit ist das Rechnungsavis das Gegenteil eines Zahlungsavis. Die Motivation für das Versenden von Rechnungsavis und Zahlungsavis ist aber vergleichbar. Es erlaubt dem Empfänger ebenfalls eine bessere Liquiditätsplanung oder gibt die Möglichkeit, intern vor Eingang einer tatsächlichen Rechnung abzuklären, ob die berechnete Leistung vom Rechnungsversender erfüllt wurde.