EC-Terminal für Ihr Gewerbe

So finden Sie das richtige Kartenlesegerät

• Grundsätzlich wird unterschieden zwischen stationären EC-Terminals (per LAN oder WLAN ans Internet angeschlossen) und mobilen EC-Terminals (per WLAN oder eigener SIM-Karte ans Internet angeschlossen). Als mobiles Terminal kann auch das eigene Smartphone eingesetzt werden ("Tap on Mobile").

• Sogenannte "Smart-Terminals" sind heute vielfach der Standard. Diese wirken nicht nur moderner als "herkömmliche" EC-Terminals, sie bieten auch einen größeren Funktionsumfang, von dem Kunden und Händler profitieren.

• Die Kosten der Kartenakzeptanz sind niedriger, als oft angenommen. PAYONE bietet mit All Time Flex und Tap on Mobile sogar Tarife ganz ohne monatliche Grundgebühr.

• Auch Bargeld verursacht Kosten. Nicht selten liegen diese sogar über denen der Kartenzahlungsgebühren, wie diese Studie der Bundesbank zeigt. Kartenzahlung verringert bspw. den manuellen Aufwand bei Kassenführung und Buchhaltung - was Personalaufwand und damit Kosten reduziert.

• Die fachlich korrekte Bezeichnung für das EC-Terminal lautet übrigens POS-Terminal. EC-Gerät, EC-Kartenlesegerät und bspw. EC-Kartenterminal sind weitere in der Umgangssprache übliche Begriffe. Ähnliches gilt für die "EC-Karte": Die fachlich richtige Bezeichnung lautet "girocard" - trotzdem weiß jeder, welche Karte zum Einsatz kommen soll.

Ein smartes Terminal ist ein modernes Kartenlesegerät, das - anders als "herkömmliche" EC-Terminals - nicht nur die reine Kartenzahlung erlaubt. Smart-Terminals sind Android-basiert (ähnlich einem Android-Smartphone) und verfügen in aller Regel über große, farbige, berührungsempfindliche Displays (Touch Screens). Die großen Displays ermöglichen die Darstellung und Abwicklung komplexerer Vorgänge - und somit weiterer, nützlicher Funktionen.

Kartenterminals sind High-Tech-Geräte. Die Kaufpreise für Kartenlesegeräte - das gilt insbesondere für moderne, zeitgemäße Smart-Terminals - sind entsprechend hoch: EC-Terminals kosten im Einkauf zwischen 150 und 500 Euro. Deswegen bevorzugen die meisten Händler und Dienstleister Akzeptanz-Verträge, die ein Miet-Terminal beinhalten. Lohnt sich im Einzelfall aber eventuell der Kauf eines günstigeren Gebraucht-Gerätes?

Pauschal ist das natürlich nicht für alle Gewerbetreibenden zu beantworten. Hier eine Checkliste, die hilft einzuschätzen, ob ein (gebraucht) gekauftes EC-Terminal für Sie eine Alternative sein könnte:

• Sicherheit: Erfüllt das verfügbare Gebrauchtgerät alle aktuellen Sicherheitsstandards wie die aktuellen PCI-DSS-Richtlinien für absolut sicheren Zahlungsverkehr?

• Zahlungsdienstleistungsvertrag: Ist ein Akzeptanz-Vertrag ohne Terminal-Miete oder obligatorischen Terminal-Kauf am Markt verfügbar? Meist ist der Terminal-Kauf (auch von Gebraucht-Geräten) mit dem Abschluss eines Akzeptanz-Vertrags verbunden. Hier gilt es zu prüfen, ob die Vertragskonditionen zur individuellen Situation passen (Häufigkeit bargeldloser Zahlungen, bargeldlose Umsätze, Gewinnspannen). Ist das nicht der Fall, fällt das Miet-Terminal günstiger aus.

• Service: Beinhaltet der Gerätekauf einen technischen Service? Auch wenn EC-Geräte im Allgemeinen sehr zuverlässig funktionieren, kann es zu technischen Problemen und somit Umsatzausfällen kommen. Wer hilft dann wie schnell und was kostet es? PAYONEs Verträge bieten einen technischen 24/7-Kundendienst (optional) und eine Anwendungsberatung für den täglichen Terminal-Betrieb, falls hier Fragen auftauchen.

• Kassenanschluss: Kann das günstigere Gebraucht-Gerät an ein Kassensystem angebunden werden, falls das gewünscht ist?

• Kontaktlose Zahlung: Ist das Gebraucht-Gerät mit der NFC-Technik für kontaktloses Zahlen ausgerüstet? Moderne Miet-Geräte verfügen immer über die Kontaktlos-Technik, da Kunden dies mittlerweile als selbstverständlich erachten. Fehlt die kontaktlose Zahlungstechnik, können Kunden weder mit Smartphone noch mit Smartwatch bezahlen.

Nicht jedes Kartenterminal ist für jeden Händler und für jede Einsatzsituation geeignet. Ein Wochenmarkthändler ist mit einem stationären, per Kabel ans Internet angebundenen Terminal schlecht bedient. Händler oder Dienstleister, die an wechselnden Standorten tätig sind, benötigen in den allermeisten Fällen ein mobiles EC-Kartenterminal. Alternativ kann auch das eigene Smartphone per Zahlungs-App als Kartenterminal eingesetzt werden. "Echte" EC-Kartenterminals sind in der Handhabung und Abwicklung von EC-Kartenzahlungen allerdings meist etwas schneller.

Fest verkabelte (LAN/Strom), stationäre Kartenterminals für einen festen Kassenplatz: Diese eignen sich ideal bspw. für Kioske, Supermärkte, Bäckereien und den klassischen Einzelhandel. Stationäre Terminals sind in der Regel günstiger und schneller in der Abwicklung.

Mobile Terminals mit integrierter LTE-SIM-Karte oder Tap on Mobile sind ein Muss für Handwerker, Kuriere, Marktstände und bspw. Liefer- oder Schlüsseldienste.

Mobile Terminals mit Wifi- bzw. Bluetooth-Anschluss lohnen sich aber auch in weiteren Fällen:

• Gastronomie: Direkt am Tisch abrechnen spart Service-Kräften und Gästen Laufwege und Zeit. Gastronomien mit sehr großen Außenterrassen profitieren ggf. von Mobil-Geräten mit LTE-SIM-Karte. Das ist dann der Fall, wenn die WLAN-Reichweite nicht ausreicht.

• Händler, die direkt auf der Verkaufsfläche kassieren möchten: Es wirkt manchmal persönlicher, wenn der Kunde zur Zahlung keinen Umweg über eine Hauptkasse nehmen muss. PAYONE bietet mit dem mobilen Mini-Kassensystem von Tillhub sogar ein komplettes Kassensystem mit integrierter Warenwirtschaft. Das ermöglicht den Blick ins Lager oder Bestellungen direkt im Kundenbeisein.

• "Cleaner" Kassenbereich: Wer gerne auf "Kabelsalat" an der Kasse verzichtet oder wertvollen Platz für Sichtartikel schaffen möchte, ist mit einem kabellosen Gerät ebenfalls im Vorteil.

Bei der Wahl sollten sich Händler und Dienstleister z.B. auch Gedanken dazu machen, was Kunden anspricht bzw. erwarten und was ggf. die Zahlungsabwicklung erleichtert bzw. beschleunigt.

Hier einige konkrete Beispiele:

• Ein Kiosk, der hauptsächlich Stammkunden aus der lokalen Umgebung bedient, ist mit einem stationären EC-Kartenterminal meist ausreichend ausgestattet. Das gilt insbesondere dann, wenn das Kartenlesegerät an ein Kassensystem angeschlossen ist, da dieses wichtige Berichte oder Auswertungen zur Umsatzstruktur bereitstellen kann.

• Ein von vielen Touristen frequentiertes Andenken-Geschäft ist dagegen mit einem "smarteren" Terminal allerdings besser bedient, da dieses Android-basierte Terminal bspw. eine automatische Währungsumrechnung oder auch Taxfree (automatische Mehrwertsteuererstattung für Kunden aus dem Nicht-EU-Raum) bereitstellt. Das heißt, internationale Nicht-EU-Kunden können dann unkompliziert in ihrer Heimatwährung bezahlen. Somit entfällt die separate, ggf. umständliche und damit zeitraubende Umrechnung durch Händler oder Kunden. Die Gutschrift auf dem Händlerkonto erfolgt selbstverständlich in Euro. Taxfree erspart Kunden dagegen die zeitraubende Mehrwertsteuerrückerstattung am Flughafen.

Die Kosten der Kartenakzeptanz sind vom Zahlungsdienstleistungsvertrag abhängig.

Dieser Vertrag ist mit dem Mobilfunkvertrag fürs Smartphone vergleichbar; erst dieser mit einem Mobilfunk-Provider abgeschlossene Vertrag ermöglicht das Telefonieren. Genauso verhält es sich auch beim Akzeptanz-Vertrag, der mit einem Zahlungsdienstleister wie PAYONE abzuschließen ist. Und analog zum Mobilfunkvertrag ist der Akzeptanzvertrag auch der entscheidende Kostenfaktor bei der bargeldlosen Zahlungsabwicklung.

Bei "klassischen" Akzeptanz-Verträgen wie beispielsweise PAYONE Classic fallen folgende Kosten an:

• Einmalige Bereitstellung

• Monatliche Terminal-Miete (klassische EC Terminals haben Fixkosten zwischen 12 und 30 Euro).

• Monatliche Netzbetriebsgebühr (bei PAYONE Classic sind das fixe und somit umsatzunabhängige Transaktionskosten, die bei jeder einzelnen Zahlungstransaktion anfallen).

• Variable Kosten, die sich je nach Zahlungsart unterscheiden

PAYONE Classic eignet sich für Händler und Dienstleister, die viele Kartenzahlungen abwickeln. Einsteiger und Wenig-Kassierer sind mit diesem Vertragsmodell weniger gut beraten, ebenso wenig wie Händler, bei denen viele Kartenzahlungen mit sehr geringen Bon-Höhen anfallen und/oder die Gewinnspannen der Produkte gering ausfallen.

• Bei ALL CARD FLAT fallen für alle Zahlungsarten die gleichen Transaktionskosten an (nach Überschreiten des festgelegten Umsatzvolumens). All Card Flat eignet sich für Händler, bei denen sehr viele einzelne Zahlungen für Produkte mit geringen Gewinnspannen anfallen (wie z.B. bei einem Kiosk oder Tabakladen der Fall). Die fixe monatliche Grundgebühr ist abhängig vom festgelegten Umsatzvolumen und der Dauer der Vertragsbindung.

  Beträgt das Inklusive-Umsatzvolumen bspw. 2000 Euro, können diese mit 20, 100 oder 500 einzelnen Zahlungen erreicht werden - die fixe Monats-Gebühr bleibt unverändert. Wer nur 20 Kartenzahlungen abwickelt, fährt mit All Time Flex allerdings kostengünstiger.

  Ab Überschreiten des Inklusive-Umsatzvolumens fallen je einzelner Transaktion Gebühren an. Diese sind für alle Zahlungsarten gleich, anders als bei Classic, bei denen für die Zahlungsarten unterschiedliche Kosten anfallen.

• Bei ALL TIME FLEX sind die Gebühren von der Zahlungsart abhängig (ähnlich PAYONE Classic). All Time Flex eignet sich für Händler, die bislang noch auf ein EC-Cash-Terminal verzichten. Diese können aus eigener Erfahrung meist nicht vorhersagen, wie viele Kunden zukünftig mit girocard, Kreditkarte oder Mobiltelefon zahlen werden. Für sie ist der Vertrag All Time Flex ganz ohne monatliche Grundgebühr genau richtig. Ebenso für Geschäfte oder Dienstleister, bei denen nur wenige bargeldlose Zahlungen anfallen.

  Denn ohne monatliche Grundgebühr entfällt vollständig das Risiko, monatlich für einen Service zu zahlen, der kaum oder eventuell gar nicht in Anspruch genommen wird. Die Kosten für einzelne Kartenzahlungen sind im Vergleich zu Classic dafür etwas höher.

Bei den PAYONE Tarifen Classic, ALL TIME FLEX sowie bei Tap on Mobile sind die Gebühren von der jeweiligen Zahlungsart abhängig:

• Die girocard ist die günstigste Zahlungsart

• Internationale Debitkarten (z.B. Debit Mastercard und VISA Debit) liegen preislich leicht über der deutschen girocard

• Kreditkarten (z.B. Visa, Mastercard) kosten wiederum etwas mehr als internationale Debitkarten. Der Unterschied ist verglichen mit früher jedoch gering. Kreditkartenakzeptanz ist mittlerweile nicht mehr nur eine Option, sondern unabdingbar. Denn: In den meisten Fällen ist für das Mobile Payment mit Smartphone oder Smartwatch eine Kreditkarte hinterlegt.

Die Standard-Ausstattung bei PAYONEs Akzeptanz-Verträgen ist ein stationäres EC-Terminal. Die Gastronomie, Händler, die auf der Verkaufsfläche kassieren möchten, oder Dienstleister, die an wechselnden Standorten Zahlungen abwickeln (z.B. Wochenmarkthändler, Food-Trucks, Schlüsseldienste etc.) benötigen jedoch ein mobiles Gerät, das per Wifi, Bluetooth oder SIM-Karte ans Internet angeschlossen ist. Mobile Geräte kosten abhängig vom Vertragsmodell einen kleinen Aufpreis.

Die für die Kartenzahlung auf Händlerseite anfallenden Gebühren sind günstiger als vielfach angenommen. Das ist vielen Händlern immer noch nicht bewusst, weshalb sie die Kartenzahlung gar nicht oder erst ab einem Mindestbetrag erlauben. Das ist aufgrund des geringen Aufpreises nicht mehr sinnvoll und kostet ggf. Kundschaft. Zudem ist vielen Händlern und Dienstleistern meist nicht bewusst, dass die Bargeldannahme ebenfalls Kosten verursacht.

Ein breiteres Zahlungsartenangebot erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden die individuell präferierte Zahlungsart nutzen können - was die Kaufabschlussquote auch am POS erhöht. PAYONEs Verträge beinhalten immer alle in Deutschland gängigen und beliebten Zahlungsarten. PAYONE kann aber auch "exotischere" Zahlungsarten wie bspw. Alipay (beliebt bei Kunden aus dem asiatischen Raum) abwickeln. Bei Abschluss des Akzeptanz-Vertrags lohnt sich eventuell eine Beratung, welche Zahlungsarten Ihre Kunden voraussichtlich nachfragen werden.

Das günstigste Kartenterminal bzw. der günstigste Anbieter-Vertrag nützt wenig, wenn das Kartenterminal nicht betriebsbereit ist. Fällt das Terminal an einem Samstagabend in einem vollen Restaurant aus, kann das zu Chaos und unzufriedenen Gästen führen. In einem solchen Fall ist schnelle Unterstützung erforderlich. PAYONE - als Deutschlands größter Zahlungsdienstleister - bietet einen Rund-um-die-Uhr-Service an allen Wochentagen. Dieser 24/7-Support ist in Deutschland einzigartig - und macht in entscheidenden Momenten evtl. den entscheidenden Unterschied.

Moderne Terminals verarbeiten heute kontaktlose Zahlungen per Karte, Smartphone oder Smartwatch in Sekundenschnelle. Besonders schnell sind kontaktlose Zahlungen, die noch keine Kunden-Autorisierung per PIN oder Unterschrift erfordern. Meist liegt die Umsatzhöhe, ab der die PIN-Abfrage erfolgt, bei 50 €. Bargeld annehmen sowie Wechselgeld auszählen und herausgeben dauert in aller Regel länger. Die Zeitersparnis bargeldloser Zahlungen ist gerade in Stoßzeiten nicht zu unterschätzen, denn das Bedienen von mehr Kunden in einem gegebenen Zeitraum bedeutet mehr Umsatz. Weniger Bargeld-Umsatz reduziert auch das Risiko für Wechselgeldfehler. Dieses steigt gerade in stressigen Stoßzeiten.

"Mit Karte zahlen" beschränkt sich nicht auf eine Zahlung mit einer physischen Debit- oder Kreditkarte. Kunden können mit Karte, Smartphone oder Smartwatch kontaktlos zahlen. Die auf Deutschland beschränkte girocard ist eine Debitkarte. Diese belastet das Bankkonto des Kunden direkt ohne Beteiligung weiterer Vermittler wie bspw. Kreditkartenunternehmen. Debitkarten-Zahlungen sind deshalb in aller Regel günstiger als andere bargeldlose Zahlungsarten - wobei die Gebühren für girocard-Zahlungen meist die günstigsten sind. Die girocard ist in Deutschland weit verbreitet und wird von den Kunden sehr häufig eingesetzt. Sie wird oft immer noch als EC-Karte bezeichnet, was fachlich nicht korrekt ist, aber nichts daran ändert, dass jeder weiß, was gemeint ist. Mehr zu den Gebühren der unterschiedlichen bargeldlosen Zahlungsarten im entsprechenden Abschnitt weiter unten.

Außer der Vertragswahl und der Entscheidung für ein mobiles oder ein stationäres Terminal sollte außerdem die technische Ausstattung der Hardware wie Bildschirm (Größe, Touchscreen, Farbigkeit, Unterschriftenerfassung möglich?), Drucker, Kassenanbindungs-Schnittstellen, Akku-Dauer, etc. Ihren persönlichen Anforderungen entsprechen.