Kassenschnitt EC-Gerät So erhalten Sie Ihre unbaren Einnahmen

Wenn Kunden an einem Kartenterminal mit Karte oder Smartphone-Wallet zahlen, ist das nur der erste Schritt der vollständigen Zahlungsabwicklung. Damit Händler oder Dienstleister alle Zahlungen tatsächlich auf dem Geschäftskonto verbuchen können, ist als abschließender Schritt der sogenannte Kassenschnitt am EC-Terminal erforderlich. Die bargeldlosen Umsätze werden dann in aller Regel am folgenden Werktag auf dem Händler-Konto gutgeschrieben.

Ausgenommen von dieser zeitlichen Abfolge sind nur Zahlungen mit einer Kreditkarte. Die Daten einer Kreditkartenzahlungen werden direkt an die Kreditkartenausgeber (den "Acquirer") weitergegeben und das Geld dem Händler in einem vertraglich vereinbarten Rhythmus gutgeschrieben.

Die Transaktionsdaten, die bei Zahlungen am Kartenlesegerät an einem "POS" (Point of Sale) anfallen, werden nicht einzeln an die beteiligten Banken übertragen. Stattdessen sammelt das Terminal alle Daten seit dem letzten Kassenschnitt und speichert diese in einer sogenannten Zahlungsverkehrsdatei (ausgenommen die der Kreditkarten-Zahlungen). In dem Moment, in dem der Kartenterminal-Betreiber - also der Händler oder Dienstleister - den Kassenschnitt auslöst, wird diese Zahlungsverkehrsdatei an die Rechenzentren der beteiligten Banken übermittelt. Erst durch den Kassenschnitt werden alle girocard- und Debitkarten-Zahlungen eingefordert.

Nach dem Kassenschnitt ist kein Storno mehr möglich! Das EC-Gerät speichert alle Transaktionen seit dem letzten Kassenschnitt und mit dem Kassenschnitt werden Zahlungen eingefordert. Ein Zahlungs-Storno ist aber nur für einen noch nicht eingeforderten Rechnungsbetrag möglich. Soll dem Kunden ein Betrag nach dem Kassenschnitt rückerstattet werden, beispielsweise weil ein Artikel erst danach zurück gegeben wird, muss deshalb eine Gutschrift statt eines Stornos erfolgen.

Bei bargeldlosen Zahlungen per Karte oder Smartphone fordert das POS-Terminal zwar noch keine Zahlungen ein, jedoch erfolgt zum Zeitpunkt der Zahlung die Zahlungsautorisierung. Ob dabei Kontakt mit der Kundenbank aufgenommen wird, um die Kontodeckung abzufragen, unterscheidet sich je nach Zahlungs- bzw. Kartenart:

• Bei electronic cash-Zahlungen (girocard bzw. EC-Karte mit PIN-Eingabe) fragt das Kartenterminal direkt bei Bank des Kunden nach, ob der Kunde über genügend Guthaben verfügt. Die Autorisierungsanfrage ist nicht mit der Einforderung des Zahlungsbetrags gleichzusetzen. Sie stellt nur sicher, dass die Kundenbank die Zahlung auch leisten kann und wird. Der Händler hat also Zahlungssicherheit.

• Bei SEPA-Lastschriften (girocard mit Unterschrift) erfolgt dagegen keine Kontaktaufnahme mit der Kundenbank. Die Autorisierung erfolgt nur mittels eines Unterschriftenabgleichs durch den Händler. Dass das Kundenkonto über ausreichende Deckung verfügt, ist also nicht sicher. Aus diesem Grund ist bei SEPA-Lastschriften keine Zahlungssicherheit gegeben.

• Bei Zahlungen mit Debitkarte und PIN-Autorisierung nimmt das EC-Terminal ebenfalls direkt Kontakt zur Kundenbank auf. Zahlungssicherheit ist also auch hier gegeben. Wie bei electronic cash-Zahlungen ist die Autorisierungsanfrage nicht mit der Einforderung der Zahlung gleichzusetzen. Die girocard ist übrigens auch eine Debitkarte, die im Gegensatz zu anderen Debitkarten aber nur in Deutschland einzusetzen ist.

• Mobile Payment-Zahlungen mit dem Smartphone basieren entweder auf der in der Kunden-Wallet hinterlegten Debit- oder Kreditkarte. Entsprechend wird bei Debitkarten-Zahlungen nur die Autorisierungsabfrage gestellt.

Wie Eingangs erwähnt weichen Kreditkarten-Zahlungen von Debitkarten-Zahlungen ab: Beim Einsatz der Kreditkarte (inkl. Mobile-Payment-Zahlungen aus der Wallet heraus) werden sowohl bei per PIN als auch per Unterschrift autorisierten Zahlungen alle Zahlungsdaten direkt an den Acquirer übertragen. Verfügt die Kreditkarte über einen ausreichenden Kreditrahmen, ist Zahlungssicherheit also gegeben.

Was zu tun ist, wenn man den Kassenschnitt nachträglich ziehen möchte, weil man ihn zum "normalen" Zeitpunkt vergaß, steht im vorigen Abschnitt. Möchte man den Kassenschnitt nachträglich ziehen", weil man den Kassenschnitt-Beleg verloren hat und eine Kopie benötigt, ist das auch kein Problem. Jedes Zahlungsterminal ist dafür eingerichtet, eine Kopie des letzten Kassenschnitts erstellen zu können. Kopien eines länger zurückliegenden Kassenschnitts sind in aller Regel ebenfalls einfach zu ziehen.