Hospitality Solution Buchen, bezahlen, wiederkommen

Eine halbe Milliarde Übernachtungen zählten deutsche Hotels laut Zahlen des Statistischen Bundesamts im Jahr 2025 – eine beeindruckende Zahl und neuer Rekordwert. Ein Großteil entfällt dabei auf inländische Gäste, während internationale Reisende immerhin rund 84 Millionen Mal in deutschen Hotels übernachtet haben.

Trotz der hohen Nachfrage bewegt sich die Branche in einem herausfordernden Umfeld. Ein zentraler wirtschaftlicher Faktor ist die Auslastung der Hotels. Aktuelle Branchenanalysen zeigen eine durchschnittliche Zimmerauslastung von rund 60 bis 65 %, mit deutlichen Unterschieden je nach Standort, Segment und Betriebsgröße.  

Der bloße Blick auf eine gute Auslastung allein reicht jedoch nicht aus, um ein Hotel nachhaltig profitabel zu betreiben. Wer es schafft, seinen Gästen Services wie Gastronomie, Wellness- und weitere Zusatzangebote einfach und unkompliziert zugänglich zu machen, kann den Umsatz pro Gast gezielt steigern. Eine wichtige Voraussetzung hierfür sind durchgängige und für Gäste kaum spürbare Abläufe im Hotelbetrieb.

Einen entscheidenden Beitrag hierzu leistet die Payment-Umgebung, wenn sie effizient und zielführend in die Abläufe eingebunden ist. Separate Bezahlvorgänge in einem Hotel für Übernachtung, Spa und Gastronomie sind heutzutage nicht mehr zeitgemäß.

Allerdings sind in vielen Häusern die Payment-Strukturen historisch gewachsen und entsprechend fragmentiert. Unterschiedliche Systeme für Online-Buchung, Rezeption oder Gastronomie, manuelle Zwischenschritte und fehlende Integration bestimmen nicht selten noch das Bild. Das führt zu Medienbrüchen, erhöhtem Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen im Alltag.

Gäste hingegen möchten ihr bevorzugtes Zahlungsmittel nutzen und möglichst wenig Aufwand haben – unabhängig davon, ob sie online buchen, mobil einchecken oder Leistungen vor Ort in Anspruch nehmen. Ihr Aufenthalt wird nicht durch einzelne Bezahlvorgänge gestört. 

Moderne Payment-Lösungen setzen genau hier an. Sie verbinden Systeme, automatisieren Prozesse und schaffen ein konsistentes Erlebnis über alle Kontaktpunkte hinweg. PAYONE bietet über eine Hospitality Solution eine integrierte Omnichannel-Payment-Lösung, die eine einheitliche Payment-Umgebung über alle Bereiche eines Hotels hinweg schafft. Statt isolierter Bezahllösungen entsteht ein zentrales System, das sich im gesamten Haus und darüber hinaus einsetzen lässt.

Ob an der Rezeption, im Restaurant, an der Bar oder bei der Online-Buchung: Alle Zahlungsprozesse laufen über eine gemeinsame Plattform. Das sorgt für Konsistenz im Gästeerlebnis und gleichzeitig für mehr Transparenz und Effizienz sowie für optimale Steuerungsmöglichkeiten auf Seiten des Hotels. 

Ein entscheidender Mehrwert der Lösung liegt in der Integration. Sie lässt sich tief in die bestehende Hotel-Infrastruktur einbinden, allen voran in das zentrale Property Management System (PMS), aber auch in Buchungsplattformen und die diversen Point-of-Sale (POS)-Systeme in einem Hotel wie zum Beispiel im Restaurant oder im Spa. Medienbrüche entfallen ebenso wie die Notwendigkeit, Zahlungsinformationen mehrfach erfassen zu müssen. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen im Tagesgeschäft. 

Ein modernes Payment-Setup im Hotel begleitet den Gast über verschiedene Kanäle und Zeitpunkte hinweg. Genau deshalb verbindet die PAYONE Hospitality Solution alle relevanten Touchpoints miteinander. Das beginnt bei der Buchung über Website, App oder sogar per E-Mail oder Telefon und setzt sich im Pre-Stay fort, etwa bei zusätzlichen Reservierungen oder gebuchten Services.  

Die Schlüsseltechnologie hierfür ist die Tokenisierung. Bereits bei der Online-Buchung werden die Zahlungsdaten des Gastes in einen sicheren digitalen Token umgewandelt und mit seiner Reservierung verknüpft. Dieser Token ermöglicht es, eine Spa-Behandlung vor der Anreise zu buchen, während des Aufenthalts einen Drink an der Bar einfach aufs Zimmer schreiben zu lassen oder nach der Abreise bei Bedarf den Verzehr aus der Minibar nachzubelasten – alles ohne erneute Karteneingabe. 

Sämtliche vor und während des Aufenthalts angefallenen Ausgaben werden automatisch in einer zentralen Rechnung gebündelt. Für das Hotel bedeutet es nahtlose Prozesse und Gäste profitieren von einem maximal einfachen und schnellen Check-out ohne Wartezeiten. Je reibungsloser ein Bezahlvorgang funktioniert, desto positiver wird der Aufenthalt insgesamt wahrgenommen.

Neben dem Gästeerlebnis spielt auch die operative Effizienz eine zentrale Rolle. Fragmentierte Payment-Infrastrukturen führen oft zu hohem Abstimmungsaufwand, fehleranfälligen Abläufen und komplizierter Buchhaltung. Eine integrierte Lösung wie die PAYONE Hospitality Solution schafft hier klare Strukturen.

Alle Transaktionen werden zentral erfasst, automatisch zugeordnet und übersichtlich aufbereitet. Das erleichtert die Abrechnung ebenso wie das Controlling und sorgt dafür, dass jederzeit eine größtmögliche Transparenz über Zahlungsströme besteht. Gleichzeitig werden Mitarbeitende spürbar entlastet, da viele manuelle Schritte entfallen. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein großer Vorteil im Hotelalltag. 

Gerade große Hotels bedienen eine vielfältige, internationale Kundschaft. Gäste erwarten, mit ihrer bevorzugten Zahlungsmethode und in ihrer Währung bezahlen zu können – unabhängig davon, aus welchem Land sie kommen oder über welchen Kanal sie buchen. Ein breites Portfolio an akzeptierten Zahlungsarten ist daher für Beherbergungsbetriebe unabdingbar.

Für viele Reisende aus Nicht-Euro-Ländern ist es außerdem attraktiv, wenn sie Beträge direkt in ihrer Heimatwährung sehen und begleichen können. Zusatzfunktionen wie Dynamic Currency Conversion (DCC) schaffen daher Vertrauen und erhöhen die Akzeptanz beim Bezahlen. 

Ob Expansion in neue Märkte, die Anbindung weiterer Standorte oder neuer Vertriebskanäle: Die PAYONE Hospitality Solution wächst flexibel mit den Anforderungen internationaler Hotelketten und Plattformen. Sie können expandieren, ohne ihre Payment-Infrastruktur grundlegend neu aufsetzen zu müssen. So entsteht ein konsistentes Zahlungserlebnis für Gäste aus aller Welt.  

Ein webbasiertes virtuelles Terminal (MoTo) ist ebenfalls zentraler Bestandteil der Lösung. Es ermöglicht die sichere manuelle Abrechnung von Transaktionen, bei denen die Karte nicht physisch vorliegt (card not present). Dies ist insbesondere für die einfache Verarbeitung von virtuellen Kreditkarten (VCCs) relevant, die Hotels heutzutage standardmäßig von großen Online-Buchungsplattformen für die Zahlungsabwicklung erhalten. 

Für noch mehr Sicherheit und Komfort bei Direktbuchungen sorgt die Möglichkeit, Zahlungen per Link anzufordern (Secure Pay Gateway). Statt sensible Kartendaten am Telefon abzufragen, sendet das Hotel dem Gast einfach einen sicheren Zahlungslink. Die Transaktion wird so als geschützte E-Commerce-Zahlung verarbeitet, was durch 3-D-Secure die Haftungsumkehr für das Hotel sicherstellt. Zudem müssen Mitarbeitende die Kreditkartendaten nicht mehr manuell eingeben, was die Abläufe erleichtert und für mehr Sicherheit im täglichen Betrieb sorgt. 

Der führende Zahlungsdienstleister PAYONE macht mit seiner Hospitality Solution das Payment zu einem zentralen Bestandteil der Guest Journey und sorgt für Konsistenz, reduziert Komplexität und eröffnet neue Umsatzpotenziale. Damit wird Payment vom reinen Abwicklungsprozess zu einem zentralen Bestandteil moderner Hospitality-Konzepte.

Hotels, die ihre Payment-Prozesse also ganzheitlich denken, schaffen so die Basis für ein überzeugendes Gästeerlebnis, effiziente Abläufe im Hintergrund und damit für ein langfristig profitables Geschäft.