Kassabon und Belegerteilungspflicht

Ob Bäckerei, Einzelhandel oder Restaurant: Am Ende eines Einkaufs steht fast immer ein kleines Stück Papier – oder inzwischen auch ein QR-Code zum Scannen. Der Kassenbon gehört an der Ladentheke oder am Restauranttisch zum Alltag - egal ob bei Karten- oder Barzahlungen. Er wird aber oft erst dann wirklich relevant, wenn das Finanzamt nachfragt oder das Kassensystem umgestellt wird.

Spätestens seit Einführung der Belegerteilungspflicht fragen sich Unternehmer immer wieder, was genau auf dem Beleg stehen muss, ob es wirklich Papier sein muss und welche Rolle moderne Registrierkassen beim Thema Kassabon spielen. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Betriebe in Österreich rund um die Belegerteilungspflicht wissen müssen und welche Anforderungen die Steuerverwaltung an einen Beleg und die Belegausgabe stellt.

• Der Kassenbeleg dokumentiert eine Transaktion zwischen Unternehmen und Kunde und ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein der steuerlichen Dokumentation gegenüber dem Finanzamt. Ein Kassenbon muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu zählen unter anderem Name und Anschrift des Unternehmens, Datum, Belegnummer, Waren oder Dienstleistungen sowie der zu zahlende Betrag und gegebenenfalls steuerliche Angaben.

• In Österreich gilt seit 2016 eine Belegerteilungspflicht für nahezu alle Bar- und Kartenzahlungen. Unternehmer müssen bei jedem Geschäftsvorgang einen Kassabon ausstellen und übergeben, mit nur wenigen Ausnahmen wie bestimmten Verkäufen im Freien wie etwa der seit Anfang 2026 unbefristet geltenden Kalte-Hände-Regelung oder kleineren Automatenumsätzen.

• Per 1. Oktober 2026 erfüllen auch digitale Kassenbelege die gesetzlichen Anforderungen und sind Papierbelegen gleichgestellt. Sie können etwa per QR-Code, App, Download-Link oder E-Mail bereitgestellt werden. Das soll Abläufe beschleunigen und Papiermüll reduzieren.

Der Kassabon, auch Kassenzettel, Kassenbeleg, Bon oder Beleg genannt, dokumentiert einen Geschäftsvorfall zwischen Unternehmer und Kunde. Er enthält Angaben über den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, den entrichteten Betrag sowie Datum und Uhrzeit des Vorgangs. Für Kunden ist der Kassabon ein Nachweis über den Einkauf, etwa für Reklamationen oder Garantieansprüche. Für Unternehmen hat er eine deutlich größere Bedeutung: Er ist Teil der steuerlichen Dokumentation und dient dem Finanzamt als Grundlage zur Prüfung von Umsatz und Umsatzsteuer.

Auch wenn es im alltäglichen Sprachgebrauch eine Reihe von Synonymen für das kleine Stück Papier gibt - im Kontext der Registrierkassenpflicht ist rechtlich der Begriff Kassenbeleg maßgeblich. Er erfüllt eine zentrale Funktion im Rahmen der Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Jeder Verkaufsvorgang im Laden, Restaurant oder Café muss korrekt erfasst werden, unabhängig davon, ob bar oder per Karte bezahlt wird. Fehler bei Kassenbons können im Zweifel als Hinweis auf Steuerbetrug gewertet werden, auch wenn sie unbeabsichtigt entstehen.

In Österreich gilt seit dem 1. Jänner 2016 die Kassenbonpflicht, offiziell Belegerteilungspflicht. Geregelt ist sie in § 131b Absatz 1Z2 der Bundesabgabenordnung (BAO). In diesem Paragrafen geht es um die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Demnach sind alle Unternehmer, die in Österreich Barumsätze und diesen gleichgestellte Umsätze (also bargeldlose Transaktionen mittels Bankomatkarte, Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay) erzielen, dazu verpflichtet, ihren Kunden bei jedem Geschäftsvorfall einen Kassabon auszuhändigen.

Kunden müssen - anders als beispielsweise in Deutschland - den Kassabon entgegennehmen und diesen zumindest bis außerhalb der Geschäftsräume mitführen. Dadurch sollen effektivere Kontrollen ermöglicht werden. Eine Pflicht, den Bon länger aufzubewahren, besteht für den Kunden allerdings nicht. Diese trifft lediglich den Unternehmer gemäß den allgemeinen steuerlichen Vorschriften.

Auch Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerpflicht müssen Belege ausstellen und ausgeben. Ob ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse verwendet wird oder nicht, ist ebenfalls unerheblich - die Belegpflicht gilt mit wenigen Ausnahmen für alle.

Ausnahmen von der Verpflichtung, Kunden einen Kassabon auszuhändigen, gibt es nur in sehr begrenztem Maß. Sie sind im Rahmen der Kalte-Hände-Regelung für bestimmte Umsätze im Freien möglich. Hier gilt seit dem 1. Jänner 2026 eine Obergrenze für den Umsatz von 45.000 Euro pro Jahr. Das greift zum Beispiel bei Straßenverkäufen ohne Verbindung zu einem physischen Ladenlokal. Auch Betreiber von Hütten und anderen Gastronomiebetrieben mit stark saisonalem oder nur sehr begrenztem Betrieb können von der Bonpflicht befreit werden. Außerdem entfällt die Belegerteilungspflicht für einige Automatenumsätze, wenn der Betrag des Einkaufs am Automaten 20 Euro nicht übersteigt.

Die wohl wichtigste Änderung im Alltag von Unternehmen gilt ab dem 1. Oktober 2026: Während die grundsätzliche Pflicht zur Ausgabe eines Kassabons bestehen bleibt, muss der Beleg nicht mehr unbedingt als Papierbeleg ausgegeben werden. Der digitale Beleg erfüllt dann ebenfalls die Belegerteilungspflicht, unabhängig vom Betrag. Dabei kann der digitale Bon auf unterschiedlichem Weg bereitgestellt werden - entweder per App, als QR-Code, Download-Link oder per E-Mail. Wenn der Kunde es wünscht, muss der Händler oder Gastronom diesem auch weiterhin einen Papierbeleg ausdrucken. Das soll in der Praxis für Erleichterungen im täglichen Ablauf gerade an hochfrequentierten Kassaplätzen sorgen.

Gerade vor dem Hintergrund von Papierverbrauch, Müll und Nachhaltigkeit ist dieser Schritt sehr sinnvoll. Denn klassisches Thermopapier, auf dem der Beleg meist gedruckt wird, enthält häufig Bisphenol A oder Bisphenol S. Das sind Stoffe, die gesundheitlich umstritten sind, nicht ins Altpapier gehören und damit auch nicht recycelt werden können. Weniger Papierbons bedeuten daher nicht nur geringere Ausgaben und weniger Zettelwirtschaft, sondern auch einen positiven Effekt für Verbraucher und Umwelt.

Ob Unternehmen der Pflicht zur Belegerteilung mit klassischen Papierbons oder digitalen Varianten nachkommen, hängt letztendlich von den eigenen Vorlieben, den Kundenpräferenzen und der vorhandenen technischen Ausstattung am Kassaplatz ab. Wir haben die wesentlichen Vorteile der jeweiligen Lösungen in einer Übersicht zusammengefasst:

In der schon erwähnten BAO ist geregelt, welche Mindestangaben und Inhalte jeder Beleg über einen Barumsatz (wir erinnern uns - das gilt gleichermaßen für bargeldlose Transaktionen) enthalten muss. Dazu zählen unter anderem der Name und Anschrift des Unternehmens, eine fortlaufende eindeutige Belegnummer, das Datum, die Menge und Bezeichnung der verkauften Waren oder der erbrachten Dienstleistung und natürlich der Betrag.

Nutzt ein Unternehmer eine Registrierkasse, die der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) unterliegt, kommen weitere Pflichtangaben auf dem Beleg hinzu. Das sind die Kassenidentifikationsnummer, die Uhrzeit der Belegausstellung sowie der Betrag aufgeschlüsselt nach jeweilig geltenden Steuersätzen. Außerdem muss auf dem Bon ein maschinenlesbarer Code mit den Signaturdaten der Kassa aufgedruckt sein. Meist geschieht das in Form eines QR-Codes.

Grundsätzlich gilt: Freiwilliges Trinkgeld, das ein Kunde zusätzlich zum Rechnungsbetrag zahlt und das direkt an das Servicepersonal weitergegeben wird, gehört nicht zum steuerpflichtigen Umsatz des Gastronomen. Deshalb muss freiwillig gezahltes Trinkgeld auch nicht über die Kassa gebucht und auf dem Kassabon ausgewiesen werden. Wird Trinkgeld dennoch in der Registrierkasse erfasst, etwa aus organisatorischen Gründen bei Kartenzahlung, sollte es klar getrennt vom Umsatz ausgewiesen sein, zum Beispiel als „Trinkgeld (nicht steuerbar)“. Wichtig ist, dass das Trinkgeld nicht in den umsatzsteuerpflichtigen Betrag einfließt.

Anders liegt der Fall, wenn ein sogenanntes Serviceentgelt oder ein verpflichtender Aufschlag erhoben wird. In diesem Fall handelt es sich nicht um Trinkgeld, sondern um regulären Umsatz. Dieser Betrag ist umsatzsteuerpflichtig, muss vollständig über die Kasse laufen und auf dem Kassenbeleg ausgewiesen werden. Für Gastronomen ist diese Abgrenzung entscheidend, da eine falsche Behandlung von Trinkgeld bei Prüfungen durch das Finanzamt regelmäßig beanstandet wird.

Die seit 2016 befristet geltende und mehrfach verlängerte 15-Warengruppen-Regelung gilt seit Anfang 2026 nun unbefristet. Das sorgt gerade für kleinere Betriebe langfristig für einfachere Abläufe. Waren und Artikel, die einer dieser 15 Gruppen zugeordnet sind, müssen nicht einzeln auf einem Beleg genannt werden. Es genügt die Angabe der Warengruppe. Gerade für Unternehmen, die nicht über ein Registrierkassenpaket oder ein Warenwirtschaftssystem verfügen, in dem die einzelnen Artikel hinterlegt sind, reduziert sich der Aufwand für die Belegausgabe erheblich.